對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理優(yōu)化的思考

薛曉南

（黑龍江省藥品檢驗(yàn)研究中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

離退休人員檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)離退休人員個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史地、全面地、真實(shí)地反映離退休人員情況的重要依據(jù)。因此，對(duì)離退休人員檔案的管理必須嚴(yán)肅科學(xué)，與時(shí)俱進(jìn)。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作的重要意義

如前所述，一份科學(xué)的離退休人員檔案能夠較為完整地體現(xiàn)其個(gè)人的生平履歷、職務(wù)層級(jí)、社會(huì)關(guān)系、專業(yè)特長(zhǎng)，甚至健康狀況和廉潔情況，由此為組織查找人員關(guān)系、把握人員變動(dòng)、落實(shí)養(yǎng)老保險(xiǎn)福利待遇等方面提供可靠信息，特別是在當(dāng)前全黨“反腐倡廉”、全國(guó)“掃黑除惡”的大環(huán)境下，人員檔案對(duì)追溯離退休人員違法違紀(jì)線索也更為重要。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員的離退休待遇正逐年穩(wěn)步提高，根據(jù)現(xiàn)行待遇核定辦法及待遇調(diào)整的核算標(biāo)準(zhǔn)，人員職務(wù)、職級(jí)、年齡、工齡等關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確性直接關(guān)系著職工的切身利益。因此，保證離退休人員檔案真實(shí)準(zhǔn)確、完整嚴(yán)謹(jǐn)十分重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理既有利于人員實(shí)際管理，又有利于社會(huì)保障政策執(zhí)行。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理存在的主要問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工離退休后的人事檔案、技術(shù)檔案等相關(guān)材料一般是由其原工作單位繼續(xù)保存和管理。目前多數(shù)單位仍采用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，真正執(zhí)行電子化、信息化檔案管理的單位尚屬少數(shù)。

2.1 檔案材料缺失、信息存疑

目前臨近離退休年齡的職工均是60年代生人，由于歷史較為久遠(yuǎn)，當(dāng)年檔案管理不規(guī)范等原因，在實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)檔案中常常有關(guān)鍵信息存疑的情況，比如前后兩份材料中出生日期、參加工作時(shí)間相差幾個(gè)月甚至一年，導(dǎo)致離退休時(shí)間和工齡難以確定；有的學(xué)籍信息不全，報(bào)到證缺失，畢業(yè)時(shí)間前后矛盾，導(dǎo)致學(xué)齡和學(xué)歷難以確定；還有些部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)、工人轉(zhuǎn)干等特殊身份人員銜接材料缺失也時(shí)有發(fā)生。這些歷史遺留問(wèn)題都對(duì)檔案信息認(rèn)定和管理工作造成了困難。

2.2 基層單位重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠

隨著檔案管理工作的不斷推進(jìn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范也在更新和提高，這就對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高要求。然而現(xiàn)實(shí)當(dāng)中很多基層單位工作人員錯(cuò)誤地認(rèn)為離退休人員的檔案已沒(méi)有價(jià)值，對(duì)其檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。有的基層單位甚至沒(méi)有專職的檔案管理員，知識(shí)更新緩慢、業(yè)務(wù)不熟悉、培訓(xùn)不到位、實(shí)際操作不符合規(guī)范等情況仍比較突出。這樣的思想認(rèn)識(shí)和管理模式顯然不能與時(shí)俱進(jìn)，也無(wú)法達(dá)到科學(xué)管理的要求。

2.3 檔案管理技術(shù)普遍比較落后

一直以來(lái)，大多數(shù)單位的檔案管理還在延續(xù)傳統(tǒng)方式，即手工收集整理、人工檢索等低效管理方式，信息化、數(shù)字化程度普遍落后。紙質(zhì)檔案在使用的便捷性、效率性方面存在明顯弊端，對(duì)后期信息查閱和核實(shí)都造成不便。雖然近年來(lái)組織部門(mén)已倡導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，但由于受資金、技術(shù)等方面的制約，實(shí)際推行率仍然不高。即便有少數(shù)走在前列的單位，也只能做到將在職人員檔案盡量信息化，離退休人員檔案則常常無(wú)人問(wèn)津，擱置處理。

3 對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案管理優(yōu)化的幾點(diǎn)建議

3.1 開(kāi)發(fā)和推廣離退休人員檔案管理軟件

鑒于離退休人員檔案有其自身的特點(diǎn)，因此十分有必要開(kāi)發(fā)一套有針對(duì)性的檔案管理軟件，使其在功能設(shè)計(jì)上不僅能夠完整收錄人員離退休之前的履歷情況，更能夠補(bǔ)充人員離退休之后的就職、居住、生活、健康等相關(guān)信息。利用專項(xiàng)軟件實(shí)現(xiàn)人員增減、信息變更、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方面的及時(shí)更新，只有軟件設(shè)計(jì)足夠科學(xué)和完善才能真正保證信息的真實(shí)性和時(shí)效性，減輕人事工作的壓力，利用大數(shù)據(jù)為制定相關(guān)決策制度快速提供依據(jù)。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和考核

高素質(zhì)、高水平檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的根本保證。一方面，各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德培訓(xùn)，提高其全心全意為離退休老干部服務(wù)的意識(shí)；同時(shí)加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，相關(guān)人員不僅應(yīng)掌握檔案工作法律法規(guī)和管理?xiàng)l例，更要熟練操作管理軟件，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。另一方面，各單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的工作考核，使其工作表現(xiàn)切實(shí)關(guān)聯(lián)晉升、收入、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等方面，雙管齊下不斷提高檔案管理工作水平。

3.3 建立檔案管理工作創(chuàng)新機(jī)制

任何工作的完善都離不開(kāi)創(chuàng)新，為不斷提高檔案管理工作的科學(xué)性，各單位應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作創(chuàng)新機(jī)制方面多下功夫，鼓勵(lì)創(chuàng)新研究，制定創(chuàng)新激勵(lì)辦法，為有能力的管理人才搭建平臺(tái)，積極申報(bào)相關(guān)研究成果。所謂“重賞之下必有勇夫”，只有暢通創(chuàng)新通道才能不斷激發(fā)創(chuàng)新動(dòng)力，開(kāi)拓更高效實(shí)用的工作方法。