高校檔案微信公眾平臺建設研究初探

付婧嬌

（上海電力大學檔案館，上海 200090)

檔案機構擁有大量珍貴檔案資源，但長期以來因面向公眾的開發機制缺失，很多資源藏于深閨。新媒體的出現很大程度上改變了人們獲取信息的方式，為檔案機構、檔案資源建設和社會公眾之間搭起一座橋。

1 高校檔案微信公眾平臺的建設現狀及存在問題

目前，越來越多的高校檔案機構正在轉變服務理念，越來越重視檔案微服務，開通了微信公眾平臺，參與到信息改革的浪潮中。截至2020年8月，上海的30所公辦高校中有15所高校開通了微信公眾號，開通率達到了一半。

高校檔案館微信公眾平臺的欄目主要涉及館況介紹、業務指導、新聞公告、預約查檔，互動反饋、網站鏈接和網上展覽等。有的高校欄目設置齊全，版塊內容豐富，有個別高校更是走在了前列，服務平臺內容更新及時，形式新穎直觀，突出高校特色，服務便捷高效，社會影響力較大。比如復旦大學檔案館推出的“復旦記憶”微信公眾號中不僅定期推送“檔案故事”，而且還推出了“大事記”和“望道舊居”，粉絲們還可以通過云展廳身臨其境的參觀復旦大學校史館。高校檔案微服務雖然取得了一些成績，但也存在著明顯的不足，主要體現在以下幾個方面。

1.1 服務內容單調

內容屬性是影響傳播效果的重要因素。檔案館微信公眾號的推送文章，根據內容的主題可以區分為三種類型，既檔案宣傳類、行政事務類和文化傳承類。

檔案宣傳類是指對檔案、館藏進行宣傳，對相關政策進行解讀，與檔案本身密切相關的業務活動推送文章。通過對檔案知識的普及，增進檔案利用者對高校檔案工作的認識，提高檔案利用者的檔案意識。

行政事務類與檔案館的行政事務有關，包括業務指南、寒暑假值班安排、開展檔案日活動等通知信息，使檔案利用者提前知悉檔案業務的辦理程序和要求，有助于提高檔案利用者的辦事效率。

文化傳承類的主題包括校史記憶、名人記憶、地標記憶等，體現出檔案館作為社會記憶傳承機構開展的特色記憶的宣傳推廣活動。

這三類推文的內容主題存在較大差別，對于受眾的吸引力也不相同。不同內容主題的推文在所有推文中的占比，體現出一個微信公眾號在內容上的特點，從而影響傳播效果。縱觀現有高校檔案官微，除了個別走在前列的高校，多數集中在對于檔案政務資訊類信息的發布，對檔案資源類信息傳播和提供則有待拓展深化。然而在檔案信息服務中，對公眾更具吸引力的，對社會發展更具價值的，是承載國家和社會記憶的館藏檔案資源。在社會發展的進程中，檔案資源的有用性日益彰顯，微信公眾平臺為檔案資源宣傳與利用提供了良好的平臺，但在現有的高校檔案官微中，服務內容仍是薄弱環節。

1.2 互動交流不足

調研發現，在上海高校檔案館微信公眾號中，首次回復內容分為歡迎關注類和服務指南類2種，多數高校在服務指南類內容中給出了查檔地址、時間和電話，而同濟大學除了提供查檔信息外，還提供了官方微博、網站等鏈接。顯然，回復服務指南類內容更能滿足廣大檔案利用者的查檔需求，其一方面告知了檔案利用者的查檔信息，另一方面也避免了人工回復的延遲，充分體現了新興媒體的方便與快捷。但是現有檔案微信的實時互動、討論交流等特征略嫌不夠，只是一味地單方面推送信息，利用者有時無法通過官微獲得所需要的準確信息。

1.3 頂層規劃設計不足

新媒體技術為檔案信息服務提供了越來越多的可選擇方式，從目前對微信公眾平臺應用的整體情況看，在服務過程中，檔案部門僅將其視為一種小工具，缺少全面系統的統籌規劃，建設過程中缺少對技術、人才等方面的保障，使得移動數字檔案信息服務的持久深入發展收到一定制約。有的檔案官微由于缺少固定人員維護和管理，開通賬號發過兩篇推文就靜止不動了。這樣就不可避免地出現了僵尸賬號、曇花一現式服務等不良現象。這種檔案信息移動服務難以形成深入持久的良性循環，違背了對“工具”利用的初衷。

2 高校檔案微信公眾平臺建設的發展建議

2.1 “史料為重、內容為王”，維護檔案微信公眾平臺的生命力

檔案公眾號推出的文章所包含的信息內容是保持社群持續關注的重要原因。信息時代，用戶永遠不缺數據，缺的是有價值的信息。高校檔案館亟需堅持 “內容為王”原則，樹立以檔案利用者為中心的服務理念，從檔案利用者的需求出發，立足于特色館藏，加大微信公眾號服務功能的開發與建設，為檔案利用者提供預約申請、檔案查詢等實質性服務，提升微信平臺推文內容的質量和價值，增強平臺服務的深度和厚重感。

高校檔案館微信公眾號推送的內容不應以轉發其他公眾號的文章為主，而應深入挖掘館藏檔案資源，研究檔案利用者的需求，推出迎合公眾需求、真正有質量有價值的內容，“講好中國檔案故事”，使高校檔案真正發揮存史資政、服務育人的作用。

2.2 增強微信公眾號的互動性，提高服務水平

微信公眾平臺的互動功能作為連接高校檔案館和檔案利用者之間的橋梁，可以使高校檔案館更加快速、精準地了解檔案利用者的需求，為檔案利用者提供個性化服務。因此，高校檔案管理工作者不應僅將微信公眾號作為發布信息的平臺，還應發揮微信互動性強的優勢，采用自動回復與人工回復相結合的方式，加強與檔案利用者之間的互動交流。一方面，高校檔案管理工作者應根據檔案利用者的常見問題建立一個需求數據庫，并將解答結果設置為自動回復。另一方面，針對自動回復解決不了的問題，高校檔案管理工作者應及時提供人工回復。另外，對公眾號發送的推文還可以設置評論區，與公眾留言互動，以增強互動效果，提高服務質量。

2.3 與檔案網站建設相互協調

同樣是檔案部門服務串口的檔案網站，在幾年前還是大眾所接受的主流信息獲取方式，但是隨著移動新媒體的發展，如今也不再是人們獲取信息方式的寵兒。通過瀏覽一些檔案部門的網站，筆者發現很多檔案網站的信息更新不及時，有的甚至還停留在一年前，網站的訪問量也非常低迷。在網站與微信公眾號發布的內容有重疊的部分時，用戶自然選擇更為便捷的移動端瀏覽微信公眾號。雖然網站作為信息媒體的焦點已經淡化，但筆者認為，其功能性依然是微信公眾號所不能取代的，例如，檔案查詢、政務公開、資料下載、館藏介紹、編研成果、檔案服務等內容信息量極大，相當復雜，不是一個小小的微信公眾號所能承載的。無論微信公眾號的發展勢頭有多迅猛，網站的功能終究是不可小覷的。作為檔案服務窗口的檔案網站依然有存在的必要，微信公眾號應該利用其“身形輕盈”“短、平、快、易”的特點，更好地發揮檔案宣傳與服務功能。網站和微信公眾平臺的建設工作應該相互協調，同步建設。只有網站提供的“服務”與微信公眾號提供的“宣傳”相結合，才能更好地為檔案事業服務。

3 結語

微信公眾平臺的應用為檔案機構開展檔案文化宣傳和信息服務工作提供了嶄新的渠道，而挑戰與機遇并存，面對平臺數量的不斷增多，高校檔案機構必須以提升服務內容質量為目標，致力于微信平臺資源建設，為高校檔案機構創新服務模式、增強服務效力提供豐富的資源基礎，助力檔案事業實現新發展。