檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用分析

徐增志

（中國人民解放軍總醫院服務保障中心政工保障室，北京 100853）

檔案管理模式改革建立現代管理理念基礎上，對各行業而言，檔案都是其發展過程中的主要參照物，醫療行業同樣如此，做好檔案管理可為整個行業的發展注入強大動力，因此各醫院需正視其自身在檔案管理工作中存在的主要問題，然后積極改革檔案管理模式，力求最大化發揮檔案管理的作用。目前大部分醫院都已經完成了數字化建設，已經將過去的紙質檔案轉變為了數字檔案，這樣檔案管理對象就發生了很大改變，并為改革檔案管理模式打下了良好基礎。再這樣的背景下，各醫院可從自身實際情況出發開展檔案管理模式的改革，進而推動自身的良好發展。

1 醫院檔案管理概述

醫院檔案集合了各種和醫院工作有關的信息，其中包括醫院建立之初到現在的所有資料、醫院所有人員的檔案、研究成果、榮譽證明等，合理利用這些信息將對醫院發展產生非常積極的促進作用，因此做好醫院檔案管理工作非常重要。檔案管理工作指的就是整理、保存以及使用數據、圖表、視頻等醫院檔案信息，同時還要對各部門提交的信息進行整理和分類歸檔，但并不是所有信息都值得建檔，因此在開展檔案管理工作過程中還需鑒別各類信息的重要性，然后以此劃分檔案級別和保存時間，最后才能的將檔案應用到醫院發展當中。

2 醫院檔案管理工作的作用

第一，醫院檔案客觀記錄了醫院建立以及工作人員的一切日常工作信息，通過這些信息可了解醫療信息、科研能力、教學能力、醫療設備等諸多信息，而且這些信息可覆蓋醫院各階段、各方面的工作，體現了醫院從建院之初到現在的全部經歷。因此可知，通過檔案可全面了解一所醫院，而醫院自身也可以利用這些信息制定今后的工作方案。這一切都建立在檔案管理工作的基礎上，由此也凸顯了檔案管理工作的重要性。

第二，檔案可為醫院日常開展各項工作提供參考。以醫院的人事檔案為例，這類檔案記錄了醫院的人才信息，當開展人員培養、考核等工作時需要將人事檔案作為參考，如果這項工作沒有做好，那么醫院就會因為人才過于密集導致人力資源管理工作無法有序開展，設置還會對醫院的進一步發展產生影響。又比如當前比較敏感的醫患矛盾問題，導致這一問題的主要原因就是醫患雙方的不能對稱分享信息。解決醫患矛盾過程中，醫療檔案是主要依據，而且一旦上升到司法層次，醫療檔案將成為保障醫院合法權益最有力的證據。因此，從這一點出發也可了解醫院檔案管理工作的重要性[1]。

第三，醫院檔案中記錄了寶貴的工作經驗。比如設備檔案中就記錄了醫院一切設備從采購到使用再到最后淘汰的全過程，而當醫院再次采購同類型設備時，設備檔案就可成為相關人員工作的有效依據。醫院在開展財務審查時也可將設備檔案當做參考，以此提升財務審查效果，保護醫院的財務安全。另外醫院若想正常運行，后勤工作必不可少，因此也要將后勤工作納入檔案當中，并依據檔案不斷做出改進，以此為醫院的穩定運行提供壓力保障。

第四，醫院檔案可見證醫院文化的形成過程，而且可促進醫院文化的傳承。醫院經過長時間發展必然會形成其獨有的文化，其中既有醫務工作者的信念和價值，同時也具備醫院的精神宗旨。醫院文化并不是在短時間內形成的，而是所有醫務工作者經過多年努力所沉淀下來的一種精神合力。檔案在這個過程中發揮著非常重要的作用，記錄了醫院的發展進程同時也承載著本院的文化，是醫院文化在紙質載體和數字載體上的實際體現。因此，從這一方面來講，醫院的檔案管理工作也是為了傳承和發揚這種文化。

第五，醫院檔案可為醫院建設提供有效參考，更能推動醫院的可持續發展。檔案中進記錄了醫院在發展過程中所經歷的一切事件、成果和榮譽，對這些內容進行全面分析，可以幫助醫院管理者制定更符合醫院當前運營狀況以及未來發展需求的方案，可以將醫院導向發展的正軌，而檔案管理在這個過程中所發揮的作用不可替代。

3 開展醫院檔案管理模式改革的目的

醫院涉及了非常多的人員，因此若想令醫院有序運行必須有一個完善的管理系統，在這樣的管理系統下，醫院整體的秩序都可以得到有力保障。比如工作人員可以及時對醫院各類設備的型號功能進行了解，以此判定掌握設備是否需要維護或者更換等，避免醫院受設備影響而無法順暢運行。檔案管理工作也同樣如此當前各醫院已經獲得了非常好的發展，設備數量、人員數量等都在不斷提升，醫療水平相較于過去有了質的飛躍。在這樣的背景下，傳統檔案管理模式已經難以滿足當前醫院的運行需求和發展需求，因此必須對檔案管理模式作出改革，這樣才能不斷推動醫院的良好發展。另外，我們正處在信息時代，當前信息流通速度越來越快，數量也越來越大，檔案管理人員在這樣的環境下必須思考如何才能有效處理大量信息，將其中有用的信息篩選出來并歸入醫院檔案中。而且改革檔案管理模式還能幫助管理者找出當前醫院存在的缺陷，然后做出積極改進，這樣才能為醫院健康、可持續的發展提供充分保障[2]。

4 醫院檔案管理現狀

首先，缺乏檔案管理意識。近年我國的醫療行業發展態勢十分良好，各醫院在這樣的背景下獲得了非常好的發展，由此也就提升了醫院檔案的數量。但一些醫院的檔案管理人員明顯缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理的問題普遍存在，有的檔案管理員甚至不符合檔案管理工作的要求，實際工作過程中，不能有效對檔案信息進行收集和整理，以至于一些有利于醫院發展的資料沒有被及時歸入檔案中，導致檔案管理工作無法發揮其應有的作用。其次，還需完善檔案管理機制。醫院的人員比較復雜，而且涉及因素比較多，因此若想有效地開展檔案管理工作，必須有完善的機制做支持。但一些醫院的檔案管理員機制還不夠完善，導致檔案管理工作有效性一直得不到提升。另外一些醫院也在使用傳統的檔案管理手段，建檔和歸檔時還在使用人工和紙質檔案，在信息社會，這種方式不僅會嚴重影響檔案管理效率，而且也會嚴重限制醫院的發展。最后，信息檔案的形式還有待統一。當前大多數醫院都已經完成了數字化建設，并且會通過信息化的方式開展檔案管理，但在實際管理工作中卻存在問題，沒有對信息檔案進行有效整合，一般都由各個科室自行整理和保存檔案，信息在各科室之間沒有實現共享，這樣就無法采取有針對性的方式對醫院檔案進行管理，以至于醫務人員想要使用檔案時必須去檔案管理部門查閱文書檔案和病歷檔案，嚴重影響了檔案的利用效率[3]。另外信息技術有沒有在醫院中得到充分利用，實際應用過程中，檔案管理人員可以通過信息技術查找收集和整理檔案，但無法及時對檔案系統進行反饋和分析。有的醫院甚至沒有對數字檔案進行集中管理，雖然可以對病歷檔案和科研檔案進行分類，但沒有建立二者之間的聯系，在搜索或使用時只能選擇其中一種檔案信息，令檔案管理的全面性受到了很大 影響。

5 檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的有效應用

5.1 強化檔案管理人員培訓

為了真正實現檔案管理模式改革，并將其有效應用到醫院檔案管理工作當中，首先要對檔案管理人員進行培訓，可從以下幾方面出發：第一要加強檔案管理人員對其本職工作的重視程度，使其建立對檔案管理工作的正確認知，重視檔案管理在醫院發展中的作用。第二要提升能力工作人員的工作能力，使其充分滿足醫院檔案管理工作的要求，同時醫院也要對檔案管理工作人員開展全面考察，評價其是否有利于檔案管理模式的改革，如果不是可以對其開展培訓，也可以考慮調離檔案管理工作崗位。另外還有非常重要的一點，作為醫院管理者，其自身一定要重視檔案管理，且要定期向全院宣講檔案管理工作的重要性，此為檔案管理模式改革以及在檔案管理中的有效應用營造良好環境。

5.2 建設完善的檔案管理機構

醫院在開展檔案管理工作過程中，要從自身實際情況出發，然后建立完善的檔案管理機構，以此為檔案管理工作提供科學指導，并為這項工作的有序開展提供充分保障。關于機構建設分別有硬件設施和軟件設施兩個方面，各醫院的硬件設施都已經非常完善，因此當前需要從軟件的角度出發來完善檔案管理機構。而關于軟件設施具體有以下兩個方面：第一是管理理念，無論醫院的工作人員還是檔案管理人員，在收集、整理和保存檔案信息過程中必須具備新型理念，同時應積極學習我國對檔案管理所制定的各種政策，然后以醫院實際情況為基礎對自身的檔案管理理念進行完善[4]。醫院在這個過程中需要針對檔案管理制定明確制度，通過制度對醫務人員和檔案管理人員進行約束，令其在工作過程中能夠認真對待檔案管理。第二是管理方式，為了保證檔案管理模式改革的有序應用，醫院應析當前所采用的檔案管理方式，然后選擇其中最高效的一種對檔案管理方式進行統一，并且在各科室中選擇專門人員負責檔案的收集和整理工作，整理完畢之后統一上傳到醫院的檔案管理部門，然后由檔案管理部門歸檔，以此充分保障醫院檔案信息的科學性和完整性。

5.3 加強信息化建設

目前各醫院的信息化建設已經基本完成，而且會使用信息化手段開展檔案管理。結合前文的分析得知，有些醫院在軟件和系統方面還不能充分滿足檔案管理的要求，而且也限制了檔案管理模式改革的進程[5]。因此，醫院在完善計算機、復印機、掃描機等信息化檔案管理必需的硬件后，需要進一步完善軟件設施以及檔案管理系統，關于這一點，筆者覺得可以為檔案管理建立一個母系統，然后在母系統下設置各科室的分支系統，各科室的分支系統之間要盡力關聯關系，以此增加檔案之間的關聯性，進而提升檔案的利用效率。

6 結束語

綜上所述，有效的檔案管理工作直接決定了醫院的發展，對此各醫院應正視自身在檔案管理中存在的問題，然后結合自身實際情況開展檔案管理模式改革，并將改革成果有效應用到檔案管理當中，這樣才能為自身發展提供有力保障。本文首先簡單介紹了醫院檔案管理，隨后分析了醫院檔案管理的作用和改革檔案管理模式的目的，最后闡述了醫院檔案管理的現狀以及對檔案管理模式改革的有效應用，希望本次分析可以為相關醫院提供一些有價值的參考，進而幫助醫院真正做好檔案管理工作。