基于全面質量管理理念的城建檔案管理

孫建萍

（昭通市城建檔案館，云南 昭通 657000）

城建檔案是指在城市規劃、建設和管理過程中形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案在城市建設和規劃、提升城市管理水平以及推動社會經濟發展方面均發揮重要作用。而城建檔案能否充分發揮上述作用主要取決于其質量高低，因此采取有效的措施提升城建檔案管理的質量至關 重要。

1 檔案全面質量管理的概述

1）檔案全面質量管理的含義。全面質量管理簡稱TQM，其是指一個組織以質量為中心，以全員參與為基礎，目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的管理途徑。檔案全面質量管理則指的是圍繞保證與提高檔案信息服務質量這一目標，動員檔案管理的所有部門及相關人員，綜合應用數據統計技術、管理技術、檔案技術、信息技術等等，逐步構建的一套貫穿于檔案形成——使用整個過程的質量保證體系，以便為檔案利用者提供滿意的信息服務，獲得高質量的檔案服務[1]。

2）檔案全面質量管理的特征。歸納起來，主要具備以下特征：（1）全面性。主要體現在檔案全面質量管理的過程包含了當前從形成到利用這一整個過程。（2）全員性。主要體現在檔案質量管理的主體包含了所有涉及檔案管理最高領導層至基層普通員工。（3）預防性。主要體現在實行檔案全面質量管理提倡預防為主。（4）服務性。即檔案全面質量管理的目標是檔案使用者滿意甚至超過了利用者的期望。（5）科學性。即檔案質量管理要求綜合地應用數據統計技術、管理技術、檔案技術、信息技術等各種先進的技術與方法。

2 基于全面質量管理理念的城建檔案管理的意義

對產品而言，質量是其生命，這對城建檔案同樣適用。這主要是因為城建檔案傳遞的信息是無聲的，因此其質量高低將直接對其作用的發揮產生影響，同時也是反應檔案管理部門管理水平高低的重要指標，代表了單位形象。城建檔案的質量包含兩個方面，分別是內在質量與外在質量，前者包含了城建檔案內容的完整性、準確性以及真實性，而后者則包含城建檔案形成過程中使用的紙張、字跡書寫材料等經整理后是否滿足國家相關標準規范等等。二者在城建檔案的形成、積累、收集、整理、管理、利用等環節中發揮著至關重要的作用。實現城建檔案的全面質量管理，有利于更加真實地反應城市建設的全過程，從而為城市建筑展開維修、擴建、改建等工作提供重要依據。

3 基于全面質量管理理念的城建檔案管理策略

1）樹立全面質量質量管理意識。結合城建檔案管理的需求以及全面質量管理的特征，將全面質量管理中引入城建檔案中首先需要樹立起全面質量管理意識，具體而言可以從兩個方面入手：一是，全體人員均應當參與到質量管理中。由于城建檔案管理屬于一項復雜、系統性工程，涉及的人員眾多，因此需要全面參與到質量管理中，除了城建檔案管理專職人員外，產生城建檔案的其他部門和建設單位均應當樹立全面質量管理意識，從而保證城建檔案管理的規范化。二是，對城建檔案形成的全過程實施質量控制。全面質量管理理念提倡在質量管理中應用科學、規范管理模式，及早發現質量隱患并采取有效措施解決。城建檔案館在檔案管理過程中應當注重前端控制與全過程質量管理，制定“整體規劃、提前業務環境、全過程質量監控”的模式，在城建檔案收集、整理、利用等每一個業務環節上均嚴格把好質量關。

2）城建檔案管理中執行全面質量管理要求。與企業產品相同，城建檔案的形成也離不來各個環節相互配合，在城建檔案中嚴格執行全面質量管理的要求，具體包含以下四個環節：第一，檔案策劃環節的質量管理。要重點做好城建檔案管理的系統與模塊設計，并完善檔案管理相關的制度和規定，明確城建檔案的工作流程以質量控制為原則，第一時間向城建檔案前端的工作人員提供不同時期城建檔案管理的要求，組織檔案管理人員系統參與學習和培訓，明確城建檔案質量管理的要求，從而減少因為后期質量不過關而導致檔案返工，造成不必要的時間、人力、物力損失。第二，實施環節質量管理。該環節是城建檔案引入全面質量管理理念的核心與關鍵，城建檔案從形成到利用中的每一個環節均應該實行質量管理。嚴格參照城建檔案管理的相關規定和要求加強行文的管理，注重城建檔案資料的鑒定、歸檔、分類以及立卷，同時做好紙質檔案的入庫和上架，及時將城建檔案信息錄入信息系統中，構建對應的城建檔案數據庫，實現其信息化管理。第三，監控環節的質量管理。由于這一環節與城建檔案內部控制息息相關，其內容包含歸鑒定審查、歸檔入庫、借閱流轉等等均應當在系統中保存有痕跡，以便實時了解城建檔案管理的現狀。第四，過程改進質量管理。該環節作為全面質量管理中的最終環節，即應用過程質量管理，將檔案使用者的需求作為全面質量管理的出發點與落腳點，但是檔案利用者的需求是隨著社會環境的改變而改變的，呈現出階段性特點。歸納起來，檔案利用者的需求可以分為基本型、興奮型以及期望型三種類型，其中基本型指的是檔案利用者認為城建檔案或者信息服務應當具備的功能與屬性，如果城建檔案的質量不佳時，將降低利用者的滿意度；興奮型需求指的是向檔案利用者提供的檔案屬性或者服務行為完全出乎意料，給他們帶來驚喜；期望型需求則是指的是即便城建檔案的屬性或者行為并非必須的，但是檔案利用者依然渴望獲得，如果這類需求得以滿足，便會提升其滿意度。城建檔案利用者上述需求是出于不斷變化的，當檔案利用者長時間處于興奮型需求，興奮因素便會逐漸轉變成滿意因素，而滿意因素也會各種原因變成不滿意因素。而基于全面質量管理理念的城建檔案管理則是根據檔案使用者的滿意度來實現管理方式的持續發展，為了提高利用者檔案滿意度，便需要對整個檔案工作系統實施持續性改進[2]。

3）全面提升檔案管理人員的綜合素質。城建檔案管理是否能夠落實全面質量管理理念，在很大程度上取決于城建檔案管理人員的綜合素質的高低，為此城建檔案館應該將館內的專職檔案管理工作作為培訓教育的重點，通過構建全方位、多形式的教育培訓模式，做好檔案管理的繼續教育，不斷豐富培訓教育的途徑，不斷優化基礎知識結構，強化其專業技能，特別是要加強其思想道德素質的培養，通過與城建檔案館相關部門合作對檔案工作進行監督，督促檔案管理工作者提升綜合素質；然后，加強黨建管理兼職工作者的教育培訓，將培訓作為提升其工作技能的主要手段，培訓內容應當結合其所在崗位的需求等，提升培訓的針對性。最后，組織城建檔案館中全體人員，上至管理層，下至普通員工參與功能性教育培訓，教育的內容包含檔案知識、現代技術、相關政策法規等等，提升城建檔案館整體管理能力[3]。

3 結語

綜上所述，質量作為城建檔案的生命所在，特別是伴隨著城鎮化建設進程不斷加劇，對城建檔案的質量也提出了更高的要求，在城建檔案管理中全面樹立質量管理理念，確保了城建檔案從形成到利用各個環節的質量，更好地保證了城市化建設、規劃等順利開展，推動了社會經濟快速發展。