對事業單位人事檔案管理的思考

于紅暉

（吉林省四平市國際商務服務中心，吉林 四平 136000）

1 檔案管理工作中的“以人為本”

檔案管理要想實現創新式發展，不斷提升管理水平，就要注重以人為本，要充分注重對工作人員的信任與尊重，積極的調動檔案管理工作人員的積極性。

首先，要注重對于檔案管理工作人員在綜合素養和職業能力上的持續提升。只有以人為本，注重員工綜合素養的提升，才可以有效改善各個部門之間聯系的質量，也才可以持續提升檔案管理干部的管理水平，這都是有利于促進檔案管理的舉措。其次，要加強檔案管理的服務質量，就不僅僅在于將以人為本理念灌輸于檔案管理人員，更應該針對那些使用檔案的人，要改變個別單位檔案管理對于檔案需求人員的服務態度，提升檔案部門的正面形象。再者，模式的創新，服務的提升，人員素質的提高都離不開合理有力的獎懲制度的推動，所以要構建科學合理、有效有力、協調共贏的獎懲制度，既要約束好檔案管理人員的行為和工作方式，又要積極推動檔案管理人員的工作積極性，形成良性糾正和推動。最后，就是要加強培訓，推動服務理念的升級，推動管理智慧的啟發。要切實做好崗前培訓，集中培訓，定向培訓，使其創新能力和服務能力獲得提升，業務素質更為精進。

2 事業單位檔案管理的宏觀分析

一是檔案管理條件、設備和技術落后。雖然數字技術飛速發展，但是環視當下的事業單位檔案管理部門，廣泛存在著設備和技術落后的現實，很多地方的檔案管理部門常規設備只是電腦和打印機這類的基礎辦公設備，還有的紙質檔案存儲面臨著環境不達標，甚至出現丟失情況，這可能源于管理層重視不夠或是專業技能欠佳所致，但這的的確確會增加很多繁復的工作，沒有體現出數字技術的便捷和高效。

二是理念和知識的匱乏。檔案管理受限于多種因素，導致檔案管理在理念上落后，工作人員在知識上的匱乏。很多的檔案管理工作人員對于檔案管理認識不夠，僅僅認為這就是一份普通的不能再普通的工作，就是簡單的對事業單位的文件進行保管即可，只要不丟失、不出錯就萬事大吉。很多的設施設備只有在面對檢查時才會啟用，這種理念就讓檔案管理人浮于事，效率低下。此外，檔案管理人員在相關知識方面的欠缺也是嚴重的問題，很多單位都是由于缺乏專業人士而選用一些兼職的工作人員進行檔案管理，這些人屬于半路出家，甚至是趕鴨子上架，對檔案工作從零開始進行，對于一些關系到檔案的制度規章了解淺顯，這些人因為沒有受到過正規專業的訓練，沒經歷過系統的檔案業務學習，導致在具體工作中或多或少的出現了一系列不規范操作，這不但是對檔案管理標準的違背，更給日常檔案管理工作和以后的檔案電子化帶來了潛在的困難及阻礙。

3 將以人為本真正落實到事業單位的檔案管理中

1）完善考評機制，強化競爭意識。以人為本并不是任由人去信馬由韁的去做，而是要盡最大可能去發揮人的作用，這就包括對人的能力的激勵，但也不排除對人的錯誤的限制。所以要完善事業單位人事檔案管理的考評機制，激發積極性，挖掘潛能，通過考評和獎勵機制，讓多勞者多得，少勞者少得。同時強化競爭方面的制度安排，競聘上崗，并招聘能力強、業務精的優秀人才加入，讓競爭意識深入人心，改善一些懶散、應付的工作作風。

2）革新理念。在檔案管理工作中，理念越先進，就越有提升和改善的空間。所以無論是事業單位主要領導還是檔案管理部門負責人，乃至于每一個檔案管理人員，都要充分發揮主觀能動性，通過學習獲得提升并開拓眼界，在管理理念上進行革新，依據本單位特色，突破固有思維和方法，理性分析研判，創新檔案管理方式方法，讓以人為本的理念融入到新的管理理念當中。

3）歸檔方式改革是關鍵點。想要做好以人為本，則歸檔方式的改變是關鍵一環。事業單位的人事檔案信息內容較為豐富，內容多，形式也多，而且事實已經證明傳統的檔案歸檔中，人事檔案信息效率低下，工作量較大。而秉持著以人為本的思路去改變，讓工作環節更多的考慮到所服務的人群特質，盡量簡化和合并相關工作流程，就可以針對性的有效提升人事檔案的效率，增加員工填寫內容的正確率，更大程度上發揮人事檔案的作用。

4）改善工作環境，創造良好工作氛圍。現在很多單位不斷致力于以人為本的管理理念，卻容易忽略最能讓工作人員獲得切身感受的就是工作環境的改善，這對于事業單位的檔案管理人員同樣適用。工作環境可以影響到一個人的工作狀態和心境，直接影響到服務質量和工作質量。具體到實際中，就是要在設備、辦公環境、辦公氛圍上都要進行優化，同時讓上下級之間、與其它部門之間更融洽，這樣正向的努力都有助于促進檔案管理水平的不斷提升。

5）創造更加適宜的信息化條件。信息化建設是事業單位人事檔案管理不可回避的重要發展方向。要著力構建一個完善科學的檔案信息化系統，將人事檔案逐步錄入到系統中，降低檔案管理人員后續的工作強度，包括可以讓常規檔案管理更加的便捷，有助于資源的共享和人力資源的科學配置等。

6）用政策和制度推動學習提升。作為一名檔案管理人員，肩上畢竟承擔著一定的責任，因此就要杜絕應付心態，轉而樹立持續化學習、終生學習的心態，并將其付諸實施。要加重對于檔案法律法規的深入學習程度，不斷強化對于信息技術和設備的掌握程度，熟練運用計算機進行檔案信息數據的分析處理，明確構建電子檔案的詳細步驟，緊跟檔案工作發展的步伐。以上所述都需要檔案部門做好后勤保障工作，為工作人員提供相關的學習資源，例如為工作人員購買網絡教學課程等。此外，還要開展定期的多頻次業務培訓，通過主題培訓可以推動檔案工作者的學習意識，持續推進能力提升，并讓檔案工作者可以不斷的了解到最前沿的檔案資訊和檔案管理模式。

7）以人為本也需要加強信息溝通和交流。信息傳播已經邁入快車道，信息的交流更加便捷。基于此，要提升檔案工作者的信息溝通和交流的能力，以此將更加有利于促進檔案信息的獲取、審核。相關的溝通交流場所不局限于面對面，而是更多的采用QQ、檔案辦公軟件、微信等途徑。此外，檔案工作還可以以社交媒體為依托，實現遠程協同辦公，讓信息溝通和交流渠道進一步拓寬，提升檔案信息的獲取效率和核驗效率。

4 結語

信息技術的發展讓如今處于一個大變革時代。對此，事業單位的人事檔案管理也要乘勢而上，完善硬件配備，調整思想，改革創新，堅持以人為本，做到理念先進、模式科學，實現事業單位人事檔案管理工作的有序開展和不斷邁進。