審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的地位和作用分析

吳 濤

（揚州市廣陵區(qū)審計局，江蘇 揚州 225002）

審計工作是財政經(jīng)濟監(jiān)督和行政執(zhí)法的重要手段，審計工作的開展需要檔案的支撐，檔案是在相關(guān)單位，組織或個人在社會活動中形成的具有記錄價值的文字，圖片，視頻影像等不同形式的資料，檔案資料是記錄社會實踐與科研成果的寶庫。審計檔案是指審計機關(guān)進行審計活動和監(jiān)督調(diào)查過程中收集整理的文件資料，審計檔案是審計工作的必要依據(jù)和開展審計活動的重要條件，審計檔案是審計工作中的重要環(huán)節(jié)，也是構(gòu)成國家檔案的重要部分。

1 審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的地位與作用

審計質(zhì)量工作可以通過審計檔案直觀反應(yīng)出來，審計檔案管理工作是審計質(zhì)量工作中的重要保障，是順利完成審計工作任務(wù)的必備條件和重要環(huán)節(jié)。

1）審計檔案為審計質(zhì)量工作提供證據(jù)支持。審計報告與審計決定等都是具有嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性的，審計工作的開展十分注重審計證據(jù)，審計證據(jù)基本來源于審計檔案，因此審計檔案為審計工作提供了證據(jù)支撐。

2）具有真實有效的參考作用。審計檔案是全面記錄審計工作活動的重要資料，全面真實的記錄著審計工作的整個活動過程。因此通過審計檔案可以對審計工作進行經(jīng)驗總結(jié)和進一步完善，為審計管理人員提供計劃和決策參考，不僅可以對目前的審計工作起到指導(dǎo)作用，還可以依據(jù)審計檔案制定未來的審計計劃。

3）審計檔案管理是一種方便有效的存儲信息和傳遞信息的方式。審計工作中匯集大量的審計信息，審計檔案則是存儲和整理歸類信息的重要途經(jīng)。審計檔案包括了審計報告，審計決定，審計活動等產(chǎn)生的所有信息，審計信息以檔案資料的形式進行信息化標(biāo)準(zhǔn)化的存儲與整理，并且可以在檔案管理系統(tǒng)中便捷查閱和傳遞，有效的提高了工作效率，節(jié)省了查閱時間，還可以防止檔案資料的遺漏，失真以及損壞。

4）審計檔案具有評價作用。審計質(zhì)量工作的成效和評價主要依據(jù)審計檔案進行操作。審計質(zhì)量工作需要評價和總結(jié)，因此需要依據(jù)審計檔案進行客觀評價和總結(jié)。審計檔案資料是對審計質(zhì)量工作客觀真實的記錄與依據(jù)，對審計質(zhì)量工作進行評價和總結(jié)可以有效的總結(jié)工作中的不足之處，及時調(diào)整和改善，提升審計質(zhì)量工作的效率，避免審計工作中帶有主觀偏見與片面評價。審計檔案管理在審計質(zhì)量工作的評價中起著重要作用，審計檔案也是唯一的參考依據(jù)。

5）審計檔案是審計行政訴訟中重要證據(jù)。行政訴訟在審計工作中時常出現(xiàn)，因此需要提供客觀真實的法律依據(jù)應(yīng)對訴訟。《行政訴訟法》規(guī)定：被告對作出的具體行政行為負有舉證責(zé)任，應(yīng)當(dāng)提供作出該具體行為的證據(jù)和所依據(jù)的規(guī)范性文件，并規(guī)定在訴訟過程中被告不得自行向原告和證人收集證據(jù)。審計工作中發(fā)生行政訴訟時，審計機關(guān)如果沒有審計檔案，即使審計機關(guān)原做出的具體行政行為是正確的，也會因為沒有足夠的證據(jù)，在訴訟中處于不利地位。

6）審計檔案可以作為成果進行交流，學(xué)習(xí)和宣傳，是重要的審計信息成果。豐富全面的審計檔案資料是審計實踐活動的成果結(jié)晶，這些成果需要發(fā)揮其利用價值，在審計工作中進行科研，學(xué)習(xí)，宣傳交流。這樣可以充分提升審計檔案的利用率。

2 審計檔案管理的性質(zhì)

1）科學(xué)性。審計檔案工作主要是對文件資料信息的收集整理，歸檔以及存儲利用，這一套工作流程都是依據(jù)規(guī)范化專業(yè)化的制度進行。因此審計檔案管理工作是具備科學(xué)性和專業(yè)性的，這樣才能更客觀和全面的記錄審計工作和實踐活動。

2）關(guān)聯(lián)性。審計檔案與審計質(zhì)量工作密切聯(lián)系，二者之間相互影響，相互聯(lián)系。審計工作包括三個組成部分，首先是要成立審計工作小組，核實和確定審計對象；其次按照審計程序?qū)徲媽ο筮M行總結(jié)；再次是審定審計報告。審計檔案管理工作也是依據(jù)這三個部分進行展開，每個環(huán)節(jié)的資料整理與存儲都十分重要。

3）公正性。審計檔案資料具備客觀，公正，真實的特征，審計工作是對經(jīng)濟等工作的重要監(jiān)督，作為監(jiān)督部門，檔案資料的公正性是有效的法律依據(jù)。審計工作的各個環(huán)節(jié)都是具備法律效力的，其產(chǎn)生的結(jié)果也是具備法律效力的。這就對審計檔案的要求更高，其必須是客觀真實公正的記錄審計工作內(nèi)容和結(jié)果。

4）服務(wù)性。審計檔案管理工作的展開是為了更好的服務(wù)與審計工作，為審計機關(guān)和相關(guān)管理人員提供資料信息與證據(jù)支持，因此審計檔案管理工作具備服務(wù)性。審計檔案管理在審計工作環(huán)節(jié)中，不直接從事審計管理，但是為其相關(guān)的職能部門提供輔助。

3 提升審計檔案管理工作的策略

1）培養(yǎng)和打造一支專業(yè)化的審計檔案管理隊伍是實現(xiàn)審計檔案管理工作信息化，標(biāo)準(zhǔn)化的前提。其次結(jié)合法律規(guī)定和審計工作的實踐經(jīng)驗完善檔案管理規(guī)章制度也是提升和優(yōu)化審計檔案管理工作的重要保障。審計檔案的存儲，歸檔，查閱，利用等都需要規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化和信息化操作。加強審計檔案管理設(shè)施的建設(shè)質(zhì)量，不斷提升對審計檔案管理工作的控制和管理水平，有助于提升審計質(zhì)量工作的效率。

2）遵守《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求和規(guī)定，其中有著較為清晰的規(guī)定，要求檔案立卷和歸檔的具體操作內(nèi)容以及次序方面的政策，規(guī)定了檔案資料需要整齊、裝訂規(guī)范、要素完整，保障審計工作的合法性。不斷對檔案的查閱、借調(diào)等管理工作進行完善，時常進行審計檔案的檢測，避免審計檔案內(nèi)容遭到損壞和丟失，保障檔案資料的完整性。

3）審計的步伐突飛猛進，隨著計算機審計的深入開展，審計檔案的信息量越來越大，材料也越來越多。而現(xiàn)在審計對象的財務(wù)管理的手段也在逐步現(xiàn)代化，審計檔案管理如果仍舊停留在紙質(zhì)的手工階段，則利用效率較低。審計署近幾年開發(fā)的審計軟件也越來越多，如何更好的實現(xiàn)審計檔案管理的信息化，則是當(dāng)前審計檔案管理的重要任務(wù)。因此深入完善審計檔案管理的信息化電子化，可以大大提升檔案的保管、利用其效率。