論高校文書檔案電子化問題與對策

譚 娜

（湖南省醫藥技工學校，湖南 長沙 410000）

時代快速發展下，電子檔案已經成為檔案管理的重要組成部分，是占據比例較大的檔案存在形式，這一情況下，電子檔案的監管水平也需要不斷提升。那么，究竟該如何提升呢，本文進行了相關方面的探究。

1 高校文書檔案電子化的意義

1）滿足學校的實際發展需求。紙質檔案時代，學校需要保存的檔案數量是非常多的，而文書檔案對于個人發展而言是非常重要的證明材料，學校需要承擔很大的維護壓力，相應增加了財政負擔，另一方面，進行檔案查詢需要一個個翻閱，耗時耗力，增加了日常工作的難度。因此，實現檔案電子化有非常現實的意義。文書檔案電子化有助于學校日常工作的開展、了解學生的實際情況、配合上級部門的工作，也促進高校教育教學事業快速發展。文書檔案電子化，實現了每個學生各類型檔案的歸類整理，有助于學校梳理各種信息；減少學校的行政工作量，提高工作效率、滿足了當下家長和學生對個人檔案的多樣化需求。

2）各類業務的深層次開展。檔案電子化的實現，減少了儲存檔案的環節，提高了檔案儲存的安全性，避免因為意外而導致檔案的損毀或遺失，也降低了他人篡改信息的機會；有效實現了上下級、平級的教育教學資源共享，減少了中間環節的損耗，提高了工作效率；提升了信息檢索的速度，減少工作量，簡化工作環節，提高了工作效率。

2 高校檔案電子化存在的問題

1）基礎設施落后。檔案電子化的實現需要配備相關設備、軟件，且定期進行系統維護，增加了學校的財政負擔。形成的檔案數據庫不能滿足實際工作的需要，數據庫整體系統的建設滯后，儲存信息量小，安全性差，可支持的儲存類別有限；相關軟件只能滿足基礎的儲存，在開發應用方面沒有進行探索創新；各種信息需要手工錄入，增加工作量;建設的機房不能長期放置電子設備，可能造成機器損壞：學校各教學系統相互獨立，對于檔案信息的查詢需要去特定地點，未能實現信息共享。

2）管理體制落后。制度具有滯后性。電子檔案作為新出現的事物，各學校未能制定相關管理制度，且相互之間不統一，在實際的數據管理過程中，沒有可遵循的規章制度，難以形成對電子檔案的有效管理，有的規章制度相互矛盾，工作人員互相推脫，權責不明，檔案處理工作容易出現混亂，容易出現信息的錯誤存儲或遺漏；管理容易陷入“怠政”，不求有功但求無過，沒有對檔案信息進行合理的利用，浪費了信息資源;電子檔案的處理需要長期的學習、練習后才能熟練掌握，大多數學校并沒有專門負責的老師，在實際工作中，難以快速進行信息傳遞，出現大量的錯誤信息，增加行政工作的難度；

3）管理人員個人素養有待提高。信息化技術下，相關信息的收集整理與日常維護需要大量專業型人才，不僅需要熟悉相關知識，還需要熟練的在計算機上進行操作，將二者完美結合。然而在實際情況中，許多教職人員都未形成信息化思維，自然無法精通相關步驟的操作，究其原因，現階段的從業人員大多是其他崗位抽調的，年齡較大，對于相關理念和操作沒有一個全面的認知，不能熟練進行計算機操作;有的人員具有先進理念并熟知相關知識，但是對于具體的操作軟件并不了解，無法快速處理海量數據，降低了工作效率。

4）信息資源開發不足。現有階段，對于電子檔案只是進行了簡單的存儲，并沒有進行信息的有效利用，同時，為了檔案信息的安全，并不是每個人都可以進行查閱；紙質檔案轉換為電子版，其他種類的檔案被忽視，存儲類型較為單一；查閱調用的程序較為繁瑣，且擁有這些權限的人較少，不利于信息溝通交流。

3 實現高校文書檔案電子化的對策

1）加強基礎設施建設。更好實現文書檔案電子化，需要注重相關基礎設施的建設。建立現代化信息存儲的場所，購買且及時更新換代信息錄入設備，滿足檔案電子化的基本要求。對于相關存儲場所的建設需要有一定標準，注重導電排水等細節，保護信息安全，購買計算機、掃描儀、打印機、存儲器等設備，如果不能進行研發創新，可以引進先進的信息系統和具體的操作軟件，構建高效的信息檢索系統。

2）保障信息安全。信息化技術的出現，為人們處理海量信息提供了技術條件，但另一方面，信息安全卻成為每個人需要面對的難題，特別是這些文書檔案，若是出現意外，可能會改變學生的一生，因此，保障電子檔案的安全，任重而道遠。在這方面，需要學會應用更先進的信息化技術，檔案錄入完成后，檔案所屬人確認無誤之后有權進行署名，這些簽名的存在，是證明電子檔案安全性、原始性的重要依據之一；提高修改電子檔案的權限，多數人只能進行信息閱讀，不能對具體內容隨意修改，若是出現惡意修改，系統強制退出，以此提高電子檔案的安全性；對于不能公開的、隱私的內容，合理利用加密手段，防止泄密。不允許普通用戶進行訪問，可閱讀的用戶也只能進行有限操作。

在高校文書檔案電子化的進程中，檔案的保密性和安全性是日常工作的重心。對于相關工作人員，必須樹立正確的觀念，明確自身所承擔的責任，嚴格遵守相關規章制度，在日常工作中按照規定進行相關操作，令行禁止，減少工作中的失誤。

3）完善管理機制。建立并不斷完善相關規章制度是促進電子檔案發展的必要保障。電子檔案的管理不同與紙質檔案，具體過程非常復雜，需要出臺一些具有普適性的法律法規，地方可以根據實際情況做出調整，但不能出現與國家法律相沖突的情況。

在實際的管理過程中，只有嚴格按照國家法律法規進行處理，才能更好的如今電子檔案的健康發展。

4）完善人才培養機制。專業技術人才是檔案電子化的助力。高校需要提高人員待遇，為引進綜合型人才創造條件，另一方面，提升現有檔案管理人員工作水平是非常重要的，建立健全管理人員培養機制。借助于其他高校或社會資源，定期對工作人員開展技能培訓，完成后進行統一考查，對于技能掌握度高的教職員工給予一定的獎勵，形成良性競爭的氛圍，促進學習積極性，更好提高整體人員的工作效率。信息安全是非常重要的，如果出現意外，會造成比較大的損失，因此，需要定期對檔案管理人員進行考察評分，實行“末尾淘汰制”，三次墊底便不能再從事檔案管理工作。

4 結束語

時代浪潮下，得益于科技的飛速發展，人們的工作方式也發生了巨大改變，電子檔案的出現，減少了傳統紙質檔案存在的問題，使工作更加便捷，為信息的儲存與利用提供了條件。本文闡述高校文書檔案電子化的意義，并具體分析了這一過程中存在的諸多問題，從加強基礎建設、保障信息安全、完善管理機制和人才培養四個方面提出針對性措施，為各高校更好實現文書檔案電子化提供助力。