大數(shù)據(jù)時(shí)代交易項(xiàng)目檔案管理探究

鄧 海

（旺蒼縣政務(wù)服務(wù)和公共資源交易中心，四川 廣元 628200）

1 大數(shù)據(jù)與交易項(xiàng)目檔案管理的關(guān)系

利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息按需進(jìn)行整理收集和管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，如何把大數(shù)據(jù)技術(shù)利用到檔案管理中來，時(shí)代的發(fā)展顛覆著傳統(tǒng)的檔案的管理模式。

1.1 傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理的模式

公共資源交易中心檔案整理工作中交易項(xiàng)目檔案占總工作量的90%，其中政府采購(gòu)檔案又占檔案整理工作的80%。現(xiàn)目前市縣級(jí)檔案館已對(duì)部分文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理、查閱，項(xiàng)目檔案相對(duì)滯后，基本還處于刀耕火種階段。除檔案管理任務(wù)重，人力物力資源有限外，檔案的利用價(jià)值也沒有人事檔案估占比重，有的項(xiàng)目檔案從整理后基本就是沉睡15年，查閱相對(duì)較少，落后的管理模式、低下的檔案意識(shí)等因素，使檔案的價(jià)值沒有得到有效的利用和開發(fā)，導(dǎo)致檔案的實(shí)際價(jià)值并沒有體現(xiàn)出來。從事檔案工作人員不能因?yàn)椴殚喞蒙倬秃雎皂?xiàng)目檔案的研究管理，有可能14年不翻閱，15年最后一天翻閱就是價(jià)值體現(xiàn)的關(guān)鍵。

1.2 大數(shù)據(jù)對(duì)陳舊管理模式挑戰(zhàn)

問題倒逼改革發(fā)展，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)不但可以快速高效的實(shí)現(xiàn)文件鑒定工作，而且還能快速地處理存儲(chǔ)、檢索、查閱等工作，隨著信息社會(huì)的到來和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展以及國(guó)家關(guān)于智慧城市建設(shè)的規(guī)劃，大數(shù)據(jù)技術(shù)沖擊著檔案管理的旮旯角角，對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理迎來一次重大的發(fā)展機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案管理為智慧城市建設(shè)提供信息支持也是城市建設(shè)的必然要求。就現(xiàn)目前管理模式來看，要查閱一個(gè)交易項(xiàng)目檔案中的數(shù)據(jù)還得手動(dòng)查閱，如何實(shí)現(xiàn)省市級(jí)檔案查閱，報(bào)關(guān)鍵字、名字、年份等信息，進(jìn)入大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行搜索，傳統(tǒng)的管理模式正面臨著新的挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代交易項(xiàng)目檔案的管理模式

2.1 云儲(chǔ)存管理模式

隨時(shí)間的增長(zhǎng)檔案的數(shù)據(jù)資源量會(huì)呈現(xiàn)幾何增長(zhǎng)速度，對(duì)它們進(jìn)行科學(xué)管理會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。利用大數(shù)據(jù)建立的數(shù)據(jù)分析庫(kù)，優(yōu)化檔案信息的內(nèi)部存儲(chǔ)，提高信息化數(shù)據(jù)檔案的使用效率，最大程度節(jié)約檔案管理部門的行政成本，從而使檔案管理工作從容有序地進(jìn)行，節(jié)省力物力資源又達(dá)到智慧城市的需要。

2.2 雙重管理模式

把紙質(zhì)檔案運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段轉(zhuǎn)換為的大數(shù)據(jù)信息檔案其業(yè)務(wù)量非常的巨大。在大數(shù)據(jù)時(shí)代運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)科技的技術(shù)特點(diǎn)，通過歸納、分析、整理、總結(jié)等方式，使交易項(xiàng)目檔案的利用效率得到明顯提高，讓項(xiàng)目檔案的價(jià)值有效體現(xiàn)。目前看來，大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用在交易項(xiàng)目檔案管理還是一片空白，處于研究嘗試階段，存在著許許多多的問題，對(duì)云數(shù)據(jù)的安全保障存在許多擔(dān)憂，檔案管理人員必須找出這些問題，在發(fā)現(xiàn)這些問題的基礎(chǔ)上，才能在根源上解決這些問題，利用雙重管理模式，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理快速、健康的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代交易項(xiàng)目檔案管理的問題

3.1 數(shù)字儲(chǔ)存問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理儲(chǔ)存問題是新型檔案管理模式的瓶頸問題，傳統(tǒng)的檔案信息資源與現(xiàn)代大數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的方式、選擇的媒介等如何進(jìn)行銜接，電子化檔案的儲(chǔ)存時(shí)間等課題都擺在我們眼前，只有頂層設(shè)計(jì)形成一套科學(xué)的管理模式，需我們?cè)诮窈蟮膶?shí)踐工作中運(yùn)用科學(xué)有效的方法得以解決。

3.2 法律保護(hù)問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理中，利用互聯(lián)網(wǎng)具有虛擬性的特點(diǎn)，很有可能發(fā)生黑客和不良分子破壞檔案管理安全環(huán)境，這對(duì)新型檔案管理模式是非常不利的。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式需要一部專門的法律來進(jìn)行保護(hù)，沒有法律的保護(hù)，選擇三方媒介的儲(chǔ)存安全保障誰來負(fù)，出現(xiàn)信息泄漏后在什么法律框架下進(jìn)行解決，在儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)意外時(shí)，檔案管理者通過何種方式保障檔案所有者的合法權(quán)益？這都是作為新時(shí)代檔案專員須思考的問題。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代交易項(xiàng)目檔案管理的措施

4.1 完善管理體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下完善交易項(xiàng)目檔案的管理是示范交易中心標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)的一項(xiàng)重要指標(biāo)，保障存儲(chǔ)檔案信息的完整性和安全性給檔案專員提出了新的課題：成立檔案管理信息中心，對(duì)所管理的檔案進(jìn)行集中的信息登記；按類別對(duì)所有檔案進(jìn)行不同類別與地點(diǎn)的保存；運(yùn)用遠(yuǎn)程連接系統(tǒng)把檔案管理信息中心與各個(gè)類別的檔案室進(jìn)行有效的信息鏈接；加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門業(yè)務(wù)人員的技術(shù)培訓(xùn)工作；加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德與精神品質(zhì)的培訓(xùn)工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業(yè)道德和行為準(zhǔn)則。建立完善的管理體系，可以更好地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使其守法認(rèn)真的進(jìn)行 工作。

4.2 加強(qiáng)保護(hù)力度

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的建立需要運(yùn)用專業(yè)的防護(hù)軟件對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)，對(duì)負(fù)責(zé)具體檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)立多道防火墻，有效對(duì)病毒入侵行為進(jìn)行攔截；設(shè)立多個(gè)虛假檔案信息資源管理中心，對(duì)真實(shí)的檔案信息資源中心采用網(wǎng)絡(luò)隱藏的方式躲避網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息竊取行為措施；對(duì)于保存的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的多種備份，保證存儲(chǔ)的檔案信息不會(huì)因?yàn)楦鞣N意外情況而數(shù)據(jù)信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全；提供必要的資金保障，完善大數(shù)據(jù)檔案保護(hù)專用設(shè)備，讓數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案得到合法化保護(hù)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，有效地保護(hù)和利用交易項(xiàng)目檔案，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)在收集歸檔、查詢、調(diào)閱等利用中便捷高效，既是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的沖擊，又是擺在新時(shí)代檔案工作者面前的新課題。