大數據時代交易項目檔案管理探究

鄧 海

（旺蒼縣政務服務和公共資源交易中心，四川 廣元 628200）

1 大數據與交易項目檔案管理的關系

利用大數據信息技術對各行各業產生數據信息按需進行整理收集和管理是順應時代發展的需求，如何把大數據技術利用到檔案管理中來，時代的發展顛覆著傳統的檔案的管理模式。

1.1 傳統項目檔案管理的模式

公共資源交易中心檔案整理工作中交易項目檔案占總工作量的90%，其中政府采購檔案又占檔案整理工作的80%。現目前市縣級檔案館已對部分文書檔案實現電子化管理、查閱，項目檔案相對滯后，基本還處于刀耕火種階段。除檔案管理任務重，人力物力資源有限外，檔案的利用價值也沒有人事檔案估占比重，有的項目檔案從整理后基本就是沉睡15年，查閱相對較少，落后的管理模式、低下的檔案意識等因素，使檔案的價值沒有得到有效的利用和開發，導致檔案的實際價值并沒有體現出來。從事檔案工作人員不能因為查閱利用少就忽略項目檔案的研究管理，有可能14年不翻閱，15年最后一天翻閱就是價值體現的關鍵。

1.2 大數據對陳舊管理模式挑戰

問題倒逼改革發展，使用大數據技術不但可以快速高效的實現文件鑒定工作，而且還能快速地處理存儲、檢索、查閱等工作，隨著信息社會的到來和大數據技術的發展以及國家關于智慧城市建設的規劃，大數據技術沖擊著檔案管理的旮旯角角，對傳統檔案的管理迎來一次重大的發展機遇，利用大數據技術完善檔案管理為智慧城市建設提供信息支持也是城市建設的必然要求。就現目前管理模式來看，要查閱一個交易項目檔案中的數據還得手動查閱，如何實現省市級檔案查閱，報關鍵字、名字、年份等信息，進入大數據平臺進行搜索，傳統的管理模式正面臨著新的挑戰。

2 大數據時代交易項目檔案的管理模式

2.1 云儲存管理模式

隨時間的增長檔案的數據資源量會呈現幾何增長速度，對它們進行科學管理會花費大量的時間與精力。利用大數據建立的數據分析庫，優化檔案信息的內部存儲，提高信息化數據檔案的使用效率，最大程度節約檔案管理部門的行政成本，從而使檔案管理工作從容有序地進行，節省力物力資源又達到智慧城市的需要。

2.2 雙重管理模式

把紙質檔案運用現代化技術手段轉換為的大數據信息檔案其業務量非常的巨大。在大數據時代運用網絡科技的技術特點，通過歸納、分析、整理、總結等方式，使交易項目檔案的利用效率得到明顯提高，讓項目檔案的價值有效體現。目前看來，大數據技術的利用在交易項目檔案管理還是一片空白，處于研究嘗試階段，存在著許許多多的問題，對云數據的安全保障存在許多擔憂，檔案管理人員必須找出這些問題，在發現這些問題的基礎上，才能在根源上解決這些問題，利用雙重管理模式，讓大數據技術下的檔案管理快速、健康的發展。

3 大數據時代交易項目檔案管理的問題

3.1 數字儲存問題

大數據時代檔案管理儲存問題是新型檔案管理模式的瓶頸問題，傳統的檔案信息資源與現代大數據信息存儲的方式、選擇的媒介等如何進行銜接，電子化檔案的儲存時間等課題都擺在我們眼前，只有頂層設計形成一套科學的管理模式，需我們在今后的實踐工作中運用科學有效的方法得以解決。

3.2 法律保護問題

大數據時代的檔案管理中，利用互聯網具有虛擬性的特點，很有可能發生黑客和不良分子破壞檔案管理安全環境，這對新型檔案管理模式是非常不利的。大數據時代檔案管理模式需要一部專門的法律來進行保護，沒有法律的保護，選擇三方媒介的儲存安全保障誰來負，出現信息泄漏后在什么法律框架下進行解決，在儲存過程中出現意外時，檔案管理者通過何種方式保障檔案所有者的合法權益？這都是作為新時代檔案專員須思考的問題。

4 大數據時代交易項目檔案管理的措施

4.1 完善管理體系

在大數據時代下完善交易項目檔案的管理是示范交易中心標準化規范建設的一項重要指標，保障存儲檔案信息的完整性和安全性給檔案專員提出了新的課題：成立檔案管理信息中心，對所管理的檔案進行集中的信息登記；按類別對所有檔案進行不同類別與地點的保存；運用遠程連接系統把檔案管理信息中心與各個類別的檔案室進行有效的信息鏈接；加強對檔案管理部門業務人員的技術培訓工作；加強對檔案管理人員的職業道德與精神品質的培訓工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業道德和行為準則。建立完善的管理體系，可以更好地對檔案管理人員進行教育，使其守法認真的進行 工作。

4.2 加強保護力度

大數據時代檔案管理模式的建立需要運用專業的防護軟件對檔案資源進行保護，對負責具體檔案管理的計算機系統設立多道防火墻，有效對病毒入侵行為進行攔截；設立多個虛假檔案信息資源管理中心，對真實的檔案信息資源中心采用網絡隱藏的方式躲避網絡攻擊和信息竊取行為措施；對于保存的檔案信息進行數據資料的多種備份，保證存儲的檔案信息不會因為各種意外情況而數據信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全；提供必要的資金保障，完善大數據檔案保護專用設備，讓數據與紙質檔案得到合法化保護。

在大數據時代，有效地保護和利用交易項目檔案，確保各項數據在收集歸檔、查詢、調閱等利用中便捷高效，既是對傳統檔案管理工作的沖擊，又是擺在新時代檔案工作者面前的新課題。