大數據時代企業檔案管理發展趨勢

湯光華 李會香

（華能龍開口水電有限公司，云南 大理 671506）

1 大數據檔案的特征

1）數據龐大。大數據最顯著的一個特征就是數據庫的恒河沙數，在一定意義上，數據庫中的檔案管理需要儲存極多的信息，對于企業發展中各項事務均需輸入企業檔案中，其的內容不僅要包含人力資源信息、項目工程信息，還要包含危機整治信息。除此之外，其還要對企業日常的工作活動進行記錄，因此，企業檔案中所記錄的大部分信息是重復的。企業在運營的過程中時時刻刻都在產生或編制信息，因此輸入的信息不可計數。由于數據的繁多性，所以運用以往的存儲方法是非常不切實際的，于是就制造了大數據的管理系統。大數據庫能夠快速、高效的收集、分類與處理龐大的數據信息，同時其可以充分保障數據處理的精準度。通常來講，大數據管理對于處理龐大數據的管理者的能力要求極高，所以，其在處理的過程中要特別 重視。

2）數據類型繁多。大數據時代視角下，由于有了更高的水平來實施數據的處理，因此在處理數據的過程中除了數據的數量得到了增加之外，數據的類型也得到了擴充。大數據時代革新了以往的數據處理方法，數據的搜集渠道較為廣泛，在大部分數據平臺上推廣了共享功能，同時傳播的速度極快。整個數據庫的結構系統并非結構化的，無論是視頻文件還是文字文本又或者是數字化的運算，在數據庫中均能夠獲得解決。大數據中的數據類型較為繁多，因此也就增加了分析的難度，檔案管理工作者在分類的過程中應選用先進的技術去分析其中的各種類型的數據，從而對多元化的數據有更加深入的了解。檔案管理工作者應當具備極強的數據分析素養，對于不同種類的數據進行處理時應努力做到精準。針對需求來實行分類整理是企業中較為普遍的一種方法，這種方法能夠達到降低篩選難度的目的。通過運用先進的技術來進行處理，能夠將整理水平與工作效率發揮到最大化。

3）信息可用密度低。在搜集信息的過程中，并非信息的數量越巨大、類型越繁多，得到信息的成效與信息的分析也就越清晰，與此相反，在星羅棋布的信息庫中，其的分析工作是非常艱巨的，大部分信息實際上并沒有實際意義。在信息庫中，部分信息并非完整正確的，在分析的過程中倘若沒有認知到其的這種特性，就非常容易導致出現信息分析錯誤的現象，不同的信息的價值是不同的，企業檔案管理者在開展數據分析的工作時，必須要通過一層一層的篩選之后再運用，我們在運用信息的過程中應當盡量精確，并利用這種方法來降低最終的結果的錯誤性。數據的錯誤會導致最終分析結果的錯誤，因此，企業檔案管理者應當做好不同數據之間的憑證，從而來提升最終結果的精確性。

2 大數據時代視角下的企業檔案管理新需要

1）需要革新管理觀念。伴隨社會的進步，技術人員在管理檔案中所運用的工具也愈發的多元化及先進化，在這樣的環境視角下，企業檔案管理工作者應當革新自身的管理觀念。使管理的觀念緊跟時代潮流的發展。在管理企業的檔案過程中，應當站在大數據的高度上解決各種問題，同時在管理的過程中要學會結合多種管理方式，利用多種方式的目的就是能夠有效降低其中的矛盾，以此提升檔案管理的效率。檔案管理工作者所選取的管理方式主要是由其的管理能力以及管理難度來決定的。上文曾說過檔案內容較為繁雜的狀況，所以在進行分析的過程中，盡量充分發揮各類檔案的作用，并且也應分析其中的不同數據，同時做好核查，唯有這樣才能夠確保最終結果的精確性及真實性，努力做到科學性與精確性，這樣才能夠有效降低檔案管理工作的難度，所以，合理的革新檔案管理的觀念是十分具有必要性的。

2）需要多元化的檔案管理模式。檔案的繁多性需要更好的管理模式。技術人員在管理檔案的過程中，應當運用多元化的管理形式，從而有效提升檔案管理的成效，尤其是分門別類的管理模式。多元化的模式應用在數據庫的整治中是非常具有現實意義的。這樣能夠方便日后更加快捷的查找。

3）需要高素質的檔案管理者。大數據時代視角下，運用多種先進的科技手段早已成為趨勢，因此，企業在選拔檔案管理者的過程中，應當重點考核檔案管理者的技術水平。檔案管理者應當具備大數據的管理觀念，在面臨大數據管理的過程中，努力做到對不同種類數據的完善分析。根據不同類型的檔案，運用不同的分析方法及管理方式。總而言之，檔案管理者不僅應當具備一定的技術水平，還應當具備一定的管理知識，只有這樣才能夠切實搞好不同檔案的分類工作。

3 大數據時代視角下，檔案管理的發展趨勢

1）大數據時代背景下，檔案管理工作重心的轉向。大數據時代背景下，檔案作為數據中不可或缺的主要構成部分之一，檔案管理工作未來將有極多的發展機遇。如：檔案資源和大數據的結合，大大的提升了檔案工作的“智能化”，轉換了以往的檔案管理形式，檔案工作也由技術含量低端朝著高端邁入。又如：有專家曾提出檔案工作未來的探討核心是“數字檔案資源優化與服務”，側重于優化運用服務的適應性，企業檔案管理的核心將轉入跨專業、跨單位、跨系統、跨業務的檔案資源優化與服務的共同改革與合作。

2）積極運用大數據平臺是必然趨勢。在網絡資源逐步廣泛的背景下，主動積極的開展檔案的分析其實就是對信息化的大平臺進行全面的整理及運用。企業在開展檔案管理工作時，能夠運用各種高科技手段來解決難度極大的數據分析。在網絡平臺上開展數據分析工作時，最關鍵的一個環節就是提升檔案管理者的綜合素質，培育檔案管理者的思想觀念，提升檔案管理者在數據運用與網絡應用的技術水平，以及提升其對于搜集、整理檔案的工作速率。并且，要及時對檔案管理系統進行更新，開發一個符合企業工作人員與檔案管理者工作需求的系統，以此優化和完善企業檔案管理的網絡化水平。除此之外，企業還應當充分發揮這個大數據平臺的性能及作用，在管理的過程中完成對不同檔案管理事務的優化與完善，在進行信息管理期間，也要將這種管理手段運用到內部管理和控制體系的優化當中，同時在此階段內完成對檔案管理安全性的增強。

3）未來仍需不斷強化制度，向信息基準化發展。在開展檔案管理的工作過程中，企業也必須要對其制度進行強化與完善。由于檔案管理對于所處理的對象具有一定的針對性，因此在開展實際管理的過程中，企業應當根據具體狀況進行準確的分析，這樣才能夠對不同的信息進行精確判斷，針對判斷的結果來規劃制度。企業在規劃相關制度的時候，應當來參照管轄區的特征來實施制度的優化，不可各個區域都運用相同的管理制度，在管理的期間應當搞好不同責任的明確劃分，這是由于檔案管理的標準不同決定了責任的不同，因此，企業在對制度進行優化和完善的過程中，就應搞好信息基準化的實現與不同政策制度的統一。并且，還應做到制度的強化與革新，從而推動檔案管理工作質量的提升。

4）企業檔案管理將要向“一切歸檔”的最終目標邁進。從國家檔案局所頒發的十號令角度來看，在大數據時代視角下，檔案管理的范疇需要納含企業每項管理工作中產生的文件資料，檔案的歸檔范疇因此得到了擴大，也進一步推動了“一切歸檔”最終目標的實現。而想要加快該目標的實現進程，就要求企業檔案管理平臺能夠和所有業務系統進行充分連接與實時交互。在企業其他信息系統中融入檔案系統，既需要使所有系統中具有價值的數據與資料可直接在線歸，還需要規劃和領域業務流程及數據運用需要高度切合的解決策略，以此使未來的檔案資源可以隨時優化各系統的運作流程。