大數據時代背景下高校學籍檔案管理的現狀及創新思路研究

李 娜

（湖南科技學院教務處學籍管理科，湖南 永州 425199）

大數據已經成為當今國家調控、企業決策乃至個人生活服務的核心議題。高校的學籍檔案工作在高校學生們的學習、生活、乃至畢業后的工作中都有著舉足輕重的作用，其保存了學生個人在校時期的相關學習信息。隨著大數據時代的到來和飛速發展，高校學籍檔案管理工作必須要緊跟大數據時代的步伐，與時俱進；通過不斷的探索數字化與現代化技術的科學、合理有效的對接，來改革與創新學籍檔案管理的新路徑。

1 大數據時代高校學籍檔案管理的現狀

1.1 系統設計缺少明確的目標及針對性

在大數據的新時代，學籍檔案文件規劃管理中存在的許多問題主要與系統設計有關。在學籍檔案設計文件管理系統的過程中，生成有關文件信息資源的信息、空間格局和管理，對空間、權限、經費和標準的限制較大，使得學籍檔案管理標準難以確定其針對性，無法滿足所有高校范圍和統一標準。例如，在特定的電子學籍檔案和學籍檔案信息管理部門，由于學籍檔案信息是活躍的，動態的，學籍檔案信息與電子文件的合理匹配使得學籍檔案信息文件之間的橋梁搭建越來越困難。

1.2 學籍檔案管理與教學學院信息交流不同步

近些年，學籍檔案管理工作開展緊跟時代的步伐，服務對象也在悄悄的發生著變化。由原來的行政管理逐步向高校的各個教學學院拓展服務，隨著高校每年的不斷擴招，學籍檔案管理迅速擴大。例如，在大數據信息飛速發展的新時代，在學生學籍檔案管理過程中，人們對大數據時代背景下的檔案管理還沒有形成一個有效全面的認識，這將導致學籍檔案管理過程中會出現盲目性和概念、目標不明確等問題，從而限制了相關學籍檔案信息管理部門與各級教學學院之間的溝通和同步，從而影響其可持續發展。

1.3 缺少學籍檔案管理信息資源共享平臺

目前高校學籍檔案管理要解決的關鍵問題是檔案管理的創新。在當前大數據時代的背景下，在構建學籍檔案管理的過程中，大多數學籍檔案管理執行部門對信息資源的理解模糊不清，導致信息資源頻繁流失，浪費人力和物力。 在一些學籍檔案管理的實際工作中，單獨的一個部門很難完成，因此需要諸多部門的聯動效應。

2 高校學籍檔案管理創新的必要性

2.1 當今社會發展的必然趨勢

社會的各項事業快速發展和不斷進步的不竭動力就是創新，也是國家在國際環境激烈競爭中穩步前進所必需的關鍵因素，能夠在新時代的大背景下對新事物進行認識和觀察，以新的創新思維和方法來完成任務以及正確面對和解決個人生活中遇到的各種困難。在全世界大數據高速發展的今天，學籍檔案工作是國家教育部的重要組成部分，因此，對工作提出了新的、更高的要求，需要不斷創新和更深入理解。

2.2 高校學籍檔案管理發展的根本動力

伴隨著我國高等教育的飛速發展和經濟社會的快速前進，高校的學籍檔案管理工作也相應的得到了迅速的進步。 大學生學籍檔案和信息資源建設也取得了很大進展。 在大數據時代背景下，高校學籍檔案的管理人員的社會意識和服務意識不斷提高，但是高校的學籍檔案管理仍存在服務項目單一，服務方式落后等問題。 因此，高校學籍檔案管理要與時俱進，解決當前大數據時代給工作中帶來的問題，為高校學籍檔案管理創造一個適應新形勢發展的工作環境。

2.3 高校學籍檔案可持續發展的重要保障

高校學籍檔案管理工作的可持續的、良性的發展離不開思維的創新和改革，在學籍檔案管理過程中，管理的可持續發展不可低估，以社會需求為導向，必須充分利用學籍檔案管理的效率和應用，進一步的整合資源，從而在高校學籍檔案管理和社會之間建立了互相發展的紐帶。只有社會功能的加強和不斷完善，同時還要關注社會發展的需要和人文關懷發展的趨勢，才能實現高校學籍檔案管理的可持續發展。

3 大數據時代背景下高校學籍檔案管理的創新思路

3.1 明確高校學籍檔案管理系統設計的目標及針對性

全球大數據時代的到來，社會也正在信息化，為了實現高效高質量的高校學籍檔案文件管理，有必要合理規劃文件管理。第一,管理理念的變革中,特別是學籍檔案管理的相關部門,整合大數據時代的信息資源,改善管理通道,拓寬學籍管理革新性的管理理念作為必要原則，文件管理和方法的創新保證了學籍檔案文件的穩定性和科學開發的安全性。同時，在日常管理和構建中，要以科學發展為導向，提高學籍檔案管理人員的工作待遇，明確學籍檔案管理的含義，把握學籍檔案的現代性。

3.2 搭建高校學籍檔案管理與教學學院信息交流的橋梁

我國高校的學籍檔案管理工作在整個高等教育事業服務中起著非常重要的作用，因此學籍檔案管理的服務創新也是必然發展趨勢，不斷整合優化和創新基本理念，因此，在對整個系統進行改進的過程中要從以下幾個方面著手。首先要做好學籍檔案管理的不斷創新和完善。提高管理的整體服務水平、質量和效率，摒棄傳統的學籍檔案管理任務的松懈和盲點，要建立一個完整、科學、合理的管理機制。其次要闡明大數據時代背景下管理人員的任務，每個學籍的狀態文件管理的內容變得清晰以，便順利開展工作，維護學籍檔案系統的管理，不斷創新。

3.3 構建學籍檔案管理信息資源共享平臺

當今社會，大數據資源共享已經滲透到各行各業，高校學籍檔案管理的資源共享也是必不可少的。 信息管理的學籍檔案由資源平臺進行存檔，在學籍檔案建立過程中對類似內容，類似綜合信息資源的共享，不僅可以實現這樣的平臺，還可以提高學籍檔案管理的廣泛性和突出性。首先，將科學發展觀作為學籍檔案資源最優化的概念提出來，將大數據與學籍檔案管理相結合，將學籍檔案管理的實際情況相結合，實現完全穩定的結合。 其次，需要建立綜合功能，實現學籍檔案信息的分層共享建立學籍檔案管理資源共享平臺，及時獲得相關問題的反饋，保證了學籍檔案管理資源信息共享的效率。

4 結束語

大數據時代背景下，高校學籍檔案管理的發展和提升需要更多的重視，并通過大數據資源信息技術來管理學籍檔案，這樣不僅提高了學籍檔案管理的整體效率，而且更加科學化和現代化。高校學籍檔案管理的相關部門和負責人要從管理的實際情況開展工作，使之與大數據信息相結合，提高學籍檔案管理的質量和效率。