事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究

宋安琪

（保定市住房公積金管理中心，河北 保定 071000）

1 事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的必要性

在新的時(shí)代背景下，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案資料的形成、存儲(chǔ)和管理，都需要借助互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。對(duì)事業(yè)單位也是如此，新時(shí)代的到來，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化發(fā)展才能適應(yīng)這種要求，滿足新時(shí)期的要求。同時(shí)，事業(yè)單位檔案具備一定的保密性要求，而在信息化時(shí)代下，可能會(huì)出現(xiàn)資料遺失、泄露等問題，帶來網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)。利用信息技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對(duì)檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)活動(dòng)開展的重要參考資料，也是衡量單位運(yùn)營(yíng)情況的主要指標(biāo)之一。對(duì)于事業(yè)單位來說，開展的業(yè)務(wù)工作十分關(guān)鍵，而且需要各個(gè)部門之間的通力協(xié)作，各司其職，有秩序的進(jìn)行工作。而科學(xué)的檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。所以需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。

2 檔案管理存在的問題

1）檔案的管理需要逐步完善。目前基層事業(yè)單位的檔案管理存在著諸多問題，如檔案的標(biāo)題序號(hào)，組卷目錄等都需要按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去完善，便于查找，貯藏與保密制度更應(yīng)該加以提高，防潮防火防丟失。不完善的管理制度反映出工作只停留在初級(jí)的表面階段，很難發(fā)揮出明顯的實(shí)際作用，況且這些不規(guī)范又不健全的檔案管理制度，降低了實(shí)際運(yùn)行中檔案的利用價(jià)值以及基本性能。由于基層事業(yè)單位檔案管理工作缺乏計(jì)劃性，沒能根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要制定具體的檔案工作計(jì)劃，不能合理統(tǒng)籌分配和不斷更新檔案管理設(shè)備資源，導(dǎo)致事業(yè)單位工作的開展速度較為緩慢。

2）檔案的檢索率低。檔案的檢索方式可分為兩種形式，手工與計(jì)算機(jī)。檢索的硬件設(shè)施關(guān)系到檢索效率，計(jì)算機(jī)就是走在時(shí)代前沿的高端工具，而目前為止還有的基層事業(yè)單位檔案管理仍然停留在手工檢索中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力又繁瑣，查閱使用極其不方便，各種條文的等待，各種申請(qǐng)的批復(fù)。即使有所改進(jìn)，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破車飛不起來，缺乏自動(dòng)化的檢索工具，產(chǎn)生了與時(shí)代脫軌的現(xiàn)象，制約了檢索效率，使珍貴的檔案淹沒在歷史中，勢(shì)必會(huì)從側(cè)面影響經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理設(shè)施設(shè)備的落后，檔案管理技術(shù)手段方面的限制，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下，檔案管理的整體有效性較低，這在很大程度上不利于檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展，沒能更好地發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，還要進(jìn)一步基于信息技術(shù)更新達(dá)到提高檔案服務(wù)水平的目標(biāo)，圍繞著檔案共享促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)的革新。

3）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足。走在新的時(shí)代，管理上的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、智能化將逐步進(jìn)入全面的實(shí)施過程，相對(duì)管理人員的文化水平與管理素質(zhì)也需要一個(gè)質(zhì)的提高，以適應(yīng)新理念、新科技。要建立完善的用人制度，逐步完善檔案管理的人員資歷水平，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，發(fā)揮出管理人員的職能作用，從根本上改變管理態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案管理不只是檔案的保管員。要從陳舊的思想中改變過來，認(rèn)識(shí)到檔案不僅僅是一組數(shù)據(jù)，它記錄著歷史上各種人文地理，文化遺產(chǎn)，以及歷史發(fā)展歷程，如何才能讓不說話的數(shù)據(jù)活起來，發(fā)揮它的潛力與作用，這是管理人員應(yīng)該去做的有利行為，不要死搬硬套只做保管員，要有創(chuàng)新精神，創(chuàng)造理念，把檔案的潛質(zhì)發(fā)掘出來，推向社會(huì)，推向前沿，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。為一帶一路打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)，要做好職能部門的保駕護(hù)航工作。

3 事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的有效途徑

1）實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化保存。這是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的基礎(chǔ)和前提。因?yàn)檫^去事業(yè)單位以紙質(zhì)的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準(zhǔn)備專門的適宜的保存場(chǎng)所。因此要普及現(xiàn)代化和電子化管理，首先需要實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的無紙化保存。事業(yè)單位需要利用新的電子載體，將過去的紙質(zhì)檔案資料以及新出現(xiàn)的檔案資料，以數(shù)字化保存。事業(yè)單位將所有的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便進(jìn)行查閱和共享，提高了工作效率。

2）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位進(jìn)行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，還要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持，需要有較高的建設(shè)水平，提供設(shè)備支撐。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，控制好儲(chǔ)存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風(fēng)的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨(dú)立性。引進(jìn)專業(yè)軟件和設(shè)施，進(jìn)行檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進(jìn)軟件落實(shí)檔案資料的動(dòng)態(tài)更新，隨時(shí)可以查閱到最新的資料，同時(shí)做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的錄入、分類、目錄建設(shè)、整理，建立科學(xué)的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價(jià)值，擴(kuò)大利用范圍，挖掘潛在的價(jià)值，充分進(jìn)行利用。

3）提升檔案管理人員的專業(yè)水平。為了使工作人員盡快熟悉了解大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研事業(yè)單位有必要對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來提高工作人員的專業(yè)技能與管理能力，從而更好地發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)與崗位需求相結(jié)合，切實(shí)解決檔案管理中存在的實(shí)際問題，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。作為科研事業(yè)單位，在開展培訓(xùn)時(shí)，可以通過組織多種多樣的專題學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)等相關(guān)活動(dòng)，將培訓(xùn)內(nèi)容作為考核指標(biāo)，選拔優(yōu)秀人才，給予其外出培訓(xùn)與交流的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的工作積極性。同時(shí)科研單位完善相應(yīng)的績(jī)效考核激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理納入日常管理指標(biāo)，切實(shí)增強(qiáng)工作人員的工作熱情，并根據(jù)相關(guān)檔案管理人員的工作情況從物質(zhì)和精神兩方面進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)管理人員的自我價(jià)值和科研單位的共同發(fā)展。

4）建立完善的檔案管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制已經(jīng)不能滿足當(dāng)前科研事業(yè)單位發(fā)展的需要，所以科研事業(yè)單位需要重新建立完善的人事檔案管理機(jī)制。在事業(yè)單位內(nèi)，要建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便日后工作使用。同時(shí)科研事業(yè)單位要立足于自身的實(shí)際情況，不斷對(duì)檔案管理工作體制進(jìn)行完善，讓檔案管理工作處于制度內(nèi)和規(guī)范內(nèi)，嚴(yán)格把控各項(xiàng)管理制度的各個(gè)環(huán)節(jié)，分別對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行歸類管理，提高檔案管理的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化的發(fā)展趨勢(shì)已成為時(shí)代發(fā)展下對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。在新的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。