大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略探研

張亞麗

（上海對外經貿大學，上海 201620）

高校圖書館應用大數據技術開展檔案管理工作，可以通過智能設備及互聯網對不同類型的紙質檔案資料進行電子版轉換，并將檔案中所含有的數據資料錄入相應的平臺系統，借助技術軟件對檔案資料進行自動分類、統計、整理和存儲。這種新型管理模式更貼合時代發展要求，也能夠減輕工作量，降低工作誤差。所以需要管理人員加強大數據技術應用力度，根據高校圖書館檔案管理要求及需求制定合理的管理策略。

1 高校圖書館檔案管理存在問題

1.1 檔案管理模式固定

目前高校對圖書館檔案管理越發重視，在管理過程中更注重檔案資料所擁有的歷史價值，但現階段高校圖書館管理一般還采用單項方式，容易引發管理固化情況，加之圖書館管理人員配備數量不足，管理人員難以對檔案實現全方位管理，更多將管理重心放在檔案考察、檔案整理歸類等工作內容上。在大數據背景下，即使高校圖書館已開始使用數字化管理模式對檔案資料進行管理，但整體管理效果較差，并未將數字化管理模式的應用價值突顯，在檔案加密、檔案管理分級等工作方面開展不到位，使得數字化管理缺乏實質性。

1.2 采集重新歸檔問題

圖書館檔案資料類型較多，目前根據相關標準要求主要可分為設備類、技術類、人力資源類、財務類、黨政類等相關類型的檔案。這種分類固定方式的存在會對檔案資料的采集產生一定影響，通常下會將理論性結果作為檔案資料采集主要依據，難以對檔案資料的具體內容和實際情況進行合理管理。如檔案管理人員招聘細則與技術培訓內容相同性較高，但人力資源類檔案與技術類檔案卻屬于兩種類型的檔案資料，其在進行采集歸檔過程中就容易出現問題[1]。

1.3 檔案管理安全問題

高校圖書館檔案應用數字化管理過程中由于網絡的不穩定性，極易在管理階段引發安全問題，導致出現病毒入侵、不法分子竊取重要檔案資料等情況，降低檔案數字化管理安全性與管理效率。另外，相關智能設備在使用階段也容易出現故障等問題，一旦發生故障后可能會使存儲的檔案資料丟失，多數情況下維修后都難以將檔案資料全部恢復。

1.4 文獻共享機制建設不完善

高校圖書館檔案管理過程中涉及資源共享，檔案資料借閱觀看的情況，現階段主要以文獻資料紙質借閱的方式進行，在互聯網平臺實現文獻共享交流還未實施到位。同時文獻共享還需要建立全面規范的共享機制，制定相應的文獻共享制度，并借助技術及管理系統對文獻的借閱、共享進行管理。

1.5 檔案管理理念傳統

大多數高校圖書館都已經借助大數據等技術開展相應的數字化檔案管理工作，但受到傳統管理理念的影響，使得數字化管理只流于表面，并未真正將先進的管理理念和有效的管理機制與數字化管理相結合。這種情況下檔案管理缺乏與之相對應的管理評價機制，加之在實際管理過程中管理人員將更多的重心放在總結性的檔案資料管理上，忽略對檔案資料管理前的準備工作。且針對一些保密性及重要性較高的檔案資料，基本還以人工管理方式進行，使得檔案管理整體效率較低，檔案資料數量龐大的基礎上滯后高校圖書館檔案管理的可持續 發展[2]。

2 大數據背景下高校圖書館檔案管理有效策略

2.1 更新觀念，優化檔案管理工作過程

原有的檔案管理模式存在滯后性和局限性，難以符合大數據時代的檔案管理需求，需要加強重視，做好以下兩方面工作。一方面，更新觀念。意識到大數據等技術的應用價值，明確數字化管理的有效性，能夠根據檔案管理工作建立對應的管理評價機制，做好檔案管理前相關準備工作，形成正確的管理觀念。另一方面，更新管理模式。改變原有的單項管理方式，加強互聯網及信息技術的應用程度，不僅需要對檔案整理歸類管理內容加強重視，還需要做好檔案管理分級工作、檔案加密工作等相關工作[3]。除此，數字化檔案管理還應配備相應的配套設施，包括計算機、傳真機、實時監控系統等。

2.2 建立高校圖書館檔案管理制度

大數背景下高校圖書館檔案管理過程中更具多元化、信息化、共享化和開放化，為了更好地應用大數據等技術安全可靠開展檔案管理工作，還需要根據檔案管理工作制定完善的管理制度，明確管理標準要求[4]。首先以大數據技術應用為出發點，根據高校圖書館檔案管理實際內容及管理需求合理規劃制度內容。其次加大管理制度落實效果，加強對不同類型檔案信息的管理保護力度，對檔案管理人員的工作行為進行有效監管，并提高獎懲制度執行能力，針對不良行為及不按照規章制度工作的管理人員進行相應的懲治，針對突出表現的管理人員予以獎勵，達到規范工作、提高檔案管理水平的效果。

2.3 提升檔案管理數據庫的應用價值

檔案管理數據庫中包含了與檔案管理有關的數據資料，能夠清晰準確地反映實際歷史變化情況，幫助檔案管理人員了解不同時段檔案管理所產生的相關信息內容[5]。在管理過程中管理人員可根據工作需求對一些管理信息進行檢索查看，但不擁有改動管理信息內容的權限。高校圖書館在進行檔案管理工作時，為了加強檔案管理數據庫的應用價值，還需要與技術部門開展合作，根據檔案管理實際需求進一步完善數據庫內容及相關功能，保障數據庫使用過程中的穩定性與真實性。

2.4 做好圖書館檔案管理安全工作

加強檔案資料安全防護力度，才能更好地體現檔案管理工作的開展價值。1）針對回溯檔案來說，在管理時可利用縮影技術對檔案資料內容進行處理，不僅能夠保存檔案原有使用記錄，還能對檔案管理人員的相關操作進行記錄。2）針對保密性及重要性較強的檔案來說，在管理時可將該部分檔案資料內容存放在單獨服務器中，并根據檔案資料的保密程度采用不同的加密技術，如密鑰、人臉識別、身份驗證等。3）針對時效性較強的檔案資料來說，在管理時盡可能采取信息技術進行自動歸檔處理，減少人工干預。4）針對基礎數據與檔案管理評價出現分離情況時，應加強對原數據的保密處理，避免相關人員對數據進行改動。

高校圖書館在應用大數據等信息技術開展檔案管理時，需要使用到互聯網等技術設備，而網絡的不穩定性容易在檔案管理過程中引發安全問題，所以還需要管理人員能夠做好對網絡安全的防護工作。1）在日常管理過程中應對檔案管理系統的使用狀態實時查看，及時下載系統補丁，修補系統漏洞，關閉沒在使用的端口或相關服務器。2）為了提高網絡服務器的運行可靠性，應定期對口令進行修改、檢查管理系統相關日志文件，并保證不同主機對應不同的密碼與用戶名。3）根據檔案管理需求，安裝有效的殺毒軟件及網絡管家，能夠對計算機及系統運行狀態進行實時監測，有利于第一時間攔截病毒，發現漏洞。4）借助防火墻技術對外部不良信息進行攔截和屏蔽。5）定期邀請專業技術人員對系統軟件、計算機及相關設備進行檢查維護，做好軟件系統的升級優化以及設備的更新工作。

2.5 創建完善合理的績效機制

首先加強對采購服務、參考咨詢服務等相關機制的引進使用力度，保障高校圖書館實現產業業務服務的量化目標，以技術共享為基礎建立完善的績效機制[6]。其次檔案管理人員需要加強圖書館業務技術交流，借助互聯網搭建技術交流平臺，使本校圖書館與其他高校圖書館之間能夠更好地進行業務交流，不再受業務種類及地區的限制。另外，高校圖書館還應加強管理技術類業務檔案，能夠利用大數據等信息技術實現檔案數據資料的共享，真正解決信息壁壘等管理 問題[7]。

2.6 加強檔案管理人員培訓

大數據背景下，信息技術與互聯網的應用可有效提高圖書館檔案管理水平，但很多系統設備還需要檔案管理人員進行正確操作，能夠更好地推進檔案管理工作的開展。所以需要根據檔案管理需求、信息技術類型、檔案管理人員實際情況制定培訓方案，并與技術部門進行有效合作。這樣一方面幫助人員掌握文獻檢索技術、縮影技術等，對簡單的病毒及漏洞能夠及時處理，熟練操作檔案管理系統及相關設備。另一方面能夠具備檔案管理專業知識，明確大數據特征，有效對檔案數據信息進行篩選分類，提高檔案管理實效性。另外，還需要做好人員配置工作，能夠為檔案管理配備足夠的管理人員，并加大優秀管理人才的引進力度，能夠為檔案高效管理提供有力基礎保障。

2.7 完善電子檔案，提高檔案管理信息化水平

信息時代發展中，數據流量大幅度增長，檔案存儲空間無法承受過多的紙質資料，需要高校圖書館加強重視大數據等技術的應用，將紙質檔案轉換為電子檔案，構建數字檔案資源。并根據檔案的不同類型采取相應的整理歸類方法，如針對實體紙質檔案應做好檔案的防潮防霉工作，確保檔案資料的完整與安全，針對電子檔案應做好網絡安全防護，明確檔案類型及范圍。為了進一步推進高校圖書館檔案管理信息化建設，還需加強做好以下幾點內容。1）檔案管理部門應加大對檔案管理工作配套硬件設施的建設力度，并邀請技術部門人員對軟件進行安裝及維護保養。2）檔案管理系統與校園辦公自動化管理系統有效結合，提高資料信息共享水平[8]。3）檔案管理部門應根據檔案管理實際情況、高校發展需求等方面進行綜合考慮，與高校其他部門共同建立完善的網絡管理體系，為檔案數字化管理提供推力與 發展。

3 結語

綜上所述，高校圖書館檔案管理工作原有管理模式的應用存在采集重新歸檔、管理固化等問題。在大數據背景下雖然多數高校圖書館已應用數字化管理方法，但受到管理理念、管理人員能力等方面的影響整體應用水平還有待提高。所以為了更好地突顯大數據等技術的應用價值，推動高校圖書館檔案管理工作的信息化發展，還需要樹立正確的管理觀念，通過更新觀念、創新檔案管理模式、建立完善的檔案管理制度、做好檔案管理安全工作、加強檔案信息化建設等方式完善優化檔案管理全過程，為檔案管理工作的高效開展提供有力保障，為高校全面發展提供有力條件。