高校圖書館紙本圖書采購合同相關問題探析

陳麗萍

（山西省忻州師范學院圖書館，山西 忻州 034000）

近年來，隨著高校圖書館經費的不斷增長和學校對圖書采購工作規范化程度的加深，越來越多的高校圖書館普遍采用公開招標的采購方式來選擇圖書供應商。一些高校采用內部自行招標的方式，還有部分高校選擇公開招標的方式，通過公開招標，能吸引更多的供應商參與競爭，增加了圖書館的選擇性，但與此同時，也存在標書制作中夸大其詞，對其自身服務質量進行刻意美化等問題。針對圖書招標中的這些遺留問題，圖書館在合同的簽訂和執行過程中一定要掌握主動，通過合同的內容對供應商進行約束和考核，不能反受其制。

1 合同的內容

1）當事人的名稱或者姓名和住所。當事人名稱必須是單位全稱，不能簡寫，以免今后產生合同糾紛。2）數量。如果是資格招標該項可以省略，若是非資格招標，該項必須明確。3）合同履行期限、地點和方式。履約期限就是指合同的有效期，通常是從合同簽訂之日起開始計算，有時根據需要也會另行規定，但必須要明確合同有效的起止日期。紙本圖書的合同履行地點通常為圖書的交貨地點，也就是圖書館。履行方式一般在合同條款中的雙方權利義務一項中具體明確，包括交貨方式、驗收方式、加工細則等等內容。4）合同價款。合同中須有明確的價款項，紙本圖書通常會用實洋和碼洋來區分折扣前后的價格，另外，結算及付款方式、支付方式、支付期限等問題也需有明確的說明，以免在支付過程中造成糾紛。5）違約責任。違約責任的內容主要包括乙方延期交貨以及乙方所提供產品的質量不合格等問題的具體處理辦法，這些處理辦法越詳盡越好。

2 圖書采購合同執行中的問題

1）書目信息不全。現在絕大多數的專業書商都能定期為圖書館提供書目信息，有的甚至還能定期為圖書館整理出一些圖書專題信息，方便圖書館的采購。但是，這并不能掩蓋書商出于利益考慮而有選擇地給圖書館提供書目的事實。因此，圖書采訪人員經常會發現，雖然書單來自不同的供貨商，但往往書目信息大同小異，因為他們所提供的書目大多數都是折扣低且容易獲取的，而往往一些知名出版社的書目數據，由于其出版行為的相對獨立性，他們與書商的合作關系并沒有那么密切，因此提供給書商的書目數據往往是不全的，這就無形之中給圖書采訪人員的工作增加了難度。2）合同細節管理方面的問題。毋庸置疑，所有的交易都存在著不同程度的風險，為了降低風險概率，可以借助合同手段進行規避，物資采購也是一樣。然而，合同也無法保證萬無一失，也會有漏洞或忽略的地方，從而使風險不可避免。基于此，合同的規范性和有效性，是確保交易高效、無憂的基礎，能夠較好地避免合同陷阱和損失。3）配送周期過長。通常情況下，圖書館會在合同中對圖書的配送周期提出要求，這個周期一般不超過3個月，因為有些圖書的出版印刷量很有限，如果書商不能積極與出版社溝通，配送周期就會拉得很長，而周期越長越影響圖書館的到貨率，圖書如不能及時到貨，將會嚴重影響圖書館后續的圖書加工、上架以及讀者的借閱需求。尤其是一些熱門的新書，讀者的閱讀需求是很強烈的，如果能在讀者需要的一個月能將圖書采購完成并加工上架，將大大提升讀者的閱讀體驗和對圖書館服務的滿意度4）價格方面的問題。現階段，物資采購方面很多企業并未能實現統一的價格管理，從而使得價格標準參差不齊，加大了采購管理難度。另外，由于主觀性影響，在預估物資采購價格時存在較大偏差，導致價格制定缺乏可靠的依據。加之頻繁的采購崗位調動，進一步加大了物資采購價格管理的缺位。合同訂立的時候并沒有充分考慮到價格變動這一點。

3 圖書采購合同相關問題的解決措施

1）從制度上進行規范。圍繞采購事務，進行細化分工設立采購執行、資金審核、質量確認、采購監督四個節點，并明確各節點的職責范圍，把管控責任落實到人，規范整個采購流程。同時詳細明確的描述各崗位的具體職責，在確保質量的前提下，尋找最優價格。或者以公開競標的方式，從品質合格的供應商中篩選最優化合作對象，從而實現物美價廉。2）完善法律制度”，推進了采購流程依法高效。要建立集中采購機構競爭機制，改進政府采購代理和評審機制。大部分高校圖書館以前多采用單一采購、詢價招標等方式進行資源采購，很少委托地方招標代理機構完成招標。隨著高效采購制度的不斷深化優化，為了避免采購中可能出現的腐敗問題，將審計風險降為零，保證采購工作合法合規、有序開展，針對金額較大、需要采取公開招標和邀請招標采購方式的項目，引入招標代理機構非常必要，這也是完善軍隊社會化保障的必由之路。作為第三方的招標代理機構能站在客觀的角度，秉持公平、公正、公開的原則，編制符合圖書館需求的招標文件、細化評分辦法，給予準確、專業的意見和建議，最大限度確保工作嚴謹高效，真正做到標準化、規范化、專業化。軍隊院校圖書館應充分利用招標代理機構通曉政策法規、熟悉采購流程、掌握市場行情等優勢，吸收有價值的咨詢建議。3）對圖書到貨率的監督。目前，國內高校圖書館大部分都采用資格標的方式，這使得圖書館在合同的執行過程中掌握了主動權，圖書館可根據供應商的書目信息質量、到貨率及服務質量等因素來調整下一階段各供應商的供貨比例。到貨率是這些考核指標中的一個關鍵因素，一些供應商在應標時往往夸大其到貨率，但在實際的執行過程中會暴露很多問題，供應商提供書目信息之外圖書的到貨率往往會比較低。針對這種情況，圖書采訪人員要做到及時關注和統計這些供應商的到貨率，并要求到貨率不達標的供應商進行整改，如整改效果仍不理想的，可作為下一年度采購的重要依據。4）做好制定招標文件工作。應規范招標文件，完善采購業務流程標準，確保投標人對招標文件的內容有詳細的了解，從而開展正確的投標工作。由于圖書采購工作具有一定的特殊性，在招標文件中必須注明明確的招標信息，幫助圖書供應商滿足相關要求，確保供應商提供的圖書為正版圖書，且出版時間控制在一年以內，從而提高采購圖書的質量。

4 結束語

綜上所述，當前市場經濟的快速發展，高校圖書館圖書采購工作在招標過程中還存在很多問題亟待解決。為了提高高校圖書館采購的圖書質量、到貨率和降低購書成本，應不斷加強圖書采購流程以豐富圖書館典藏資料、滿足讀者個性化需求，從而推進高校圖書館采購工作的良好發展。