大數據時代檔案管理工作的創新發展

許婷婷

（興安盟行政審批和政務服務局，內蒙古 烏蘭浩特 137400）

伴隨著國家經濟建設的不斷發展，不少的黨政機關單位在時代的浪潮當中也獲得了廣闊前景和發展機會，而在黨政機關單位不斷發展壯大的同時，對于黨政機關單位檔案管理工作的要求隨之越來越高。檔案管理對于黨政機關單位來說，不但記錄著黨政機關單位的產品、生產、經營等行為，還為黨政機關單位未來的發展打下的夯實的基礎，創造出優渥的條件。規范黨政機關單位檔案管理，在當下市場經濟大環境下，對于黨政機關單位來說十分重要。

1 “互聯網+”模式下檔案管理的特點

1）機關單位檔案來源多樣化。機關單位檔案來源的多樣性是指檔案的記錄來源種類多元，具體的表現是：（1）人員信息來源的多樣性。機關單位內部人員復雜，不同區域、不同部門、不同職位的機關單位檔案類型和內容不盡相同；（2）機關單位 信息的多樣性。機關單位在不同時期，無論是檔案的內容、方式、還是標準都存在一定的差異；（3）等級的多樣性。機關單位運行過程中所涉及的級別和部門之間的聯系和溝通，形成了較為龐大的信息系統。

2）機關單位檔案記錄的及時性。當前記錄設備的便利性和檔案傳送速度的持續提高，讓機關單位的檔案收集工作變得更為便捷，檔案管理人員只需要預先設置好檔案管理工作中所需要收集的檔案內容，然后按照規定好的固定操作步驟，完成檔案的整理、歸檔、儲存等工作流程即可，這樣就能更好的提高機關單位檔案管理工作的工作效率。可是如果檔案管理人員沒有事先設置好檔案收集的內容和管理步驟，或者是檔案管理過程中沒有嚴格執行操作步驟，對于檔案記錄的及時性會有一定影響，同時也會降低檔案管理工作的規范程度。

2 黨政機關單位檔案管理的問題

1）信息化程度較低。目前，仍舊有著不少黨政機關單位使用通過人工的形式進行檔案管理工作，在信息化進程不斷加深的過程中，一些落后的檔案管理工作也隨著顯現出來，在實際工作中引發了不少問題。首先，信息化程度較低。在黨政機關單位的日常檔案收集的過程中，缺乏信息化意識，仍舊保存大量紙質文件，嚴重降低了檔案的查詢、翻閱、調取等工作，同時還有大量的重復文件，極大地浪費了空間和管理人員的時間。信息化程度低也讓檔案工作和檔案管理體系，都與黨政機關單位變革不同步，存在一定的脫節、難適應現象。我國的市場經濟體制自改革開放以來都在不斷完善，黨政機關單位也積極探索自身變革，從而發展自身的核心競爭力。黨政機關單位對自身的體制、機制、單位架構等都在不斷完善，在這個過程中，人們更注重短期、直觀、看得見的成績，更看重業務部門的工作，但卻沒有意識到檔案管理對黨政機關單位長期發展的重要意義，對檔案文件的收集、整合利用、歸檔放置等工作事項，仍沒有足夠的重視，也沒有應用較為先進的信息技術予以改進。信息化程度較低也讓黨政機關單位的檔案管理工作難以與單位發展相適配，若想要歸類整合、查找利用檔案，則一般需要在許多紙堆中耗費大量時間，也影響了檔案資料的可保存期限和保存的便捷性。

2）檔案管理不夠重視。由于檔案保管的特殊性質，需要將文件材料保存在一定濕度、溫度且防火防水的環境，黨政機關單位大多數檔案沒有配備溫濕度調控設備、防火設備，對檔案保管帶來極大安全隱患。由于條件限制，很多單位采用分散存放而非使用檔案室存放文件材料，容易造成文件材料丟失、缺失，不利于檔案保管工作的進行。而且，從檔案的主體明確性來看，黨政機關單位檔案工作不應當只限于對人事檔案、業務檔案的管理，也應包括設施設備檔案、黨政機關單位各種活動的檔案記錄等，從而保障黨政機關單位能夠擁有支持自身發展的重要檔案資料。當前不少黨政機關單位的對檔案管理的重視程度不夠，檔案主體觀念存在偏差，使得檔案工作常常未能把握其主體性關鍵，對黨政機關單位發展形成的具有影響和促進發展的價值檔案，常常難以有效的進行開發利用，從而影響了檔案重要價值的發揮。同時，檔案專職人員流動也是影響檔案工作的一個因素，還有一些檔案工作會因讓位于當時的業務工作而被忽視，不利于黨政機關單位的長遠發展。

3 檔案信息化建設與檔案管理完善策略

1）加強檔案管理制度的建設。制度是規范和指導檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設。對于黨政機關單位而言，要能夠真正認識到管理制度設立的必要性，然后利用制度更好的指導各個環節的檔案管理工作，從而使本機構檔案管理工作不斷趨于規范。為此，建立的管理制度中應該明確檔案管理的內容及檔案工作流程，如檔案信息的建立、保存，檔案的使用等，檔案工作者必須按照制度嚴格開展每一環節的檔案工作，使得本單位的檔案管理工作在制度約束下良性循環。制度中應融合必要的懲戒機制，如果檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發不良后果，則必須進行追責，如果后果嚴重，則需進行嚴肅處理，形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責任心，嚴格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實際成效。

2）建立起檔案管理信息系統。信息化管理系統的建立是檔案信息化建設的重要體現，只有借助專業化的信息化管理系統，才能夠真正實現單位檔案管理模式的改進，黨政機關單位可以請專業信息技術公司結合本機構的實際工作，建立起相應的信息化管理系統。在新形勢下，傳統紙質化的檔案資料要以數據信息的形式進行保存，逐漸完善信息化管理系統。系統要設置嚴格的權限，檔案管理專干及獲得權限的人員才能夠對系統進行訪問，而且，系統會對每一次訪問記錄進行記錄，在系統的運作過程中，不允許隨意使用外部硬盤進行系統數據信息的拷貝，防止系統進入病毒導致檔案丟失。同時，要在信息技術公司的幫助下對系統進行定期檢查和維護，及時修補系統漏洞，做好系統的升級，確保系統穩定運行，進而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。

3）加大檔案建設資金的投入量。目前在數字化建設進程中，因缺乏資金支持，導致新形勢下檔案管理工作缺少先進的硬件設備支撐。對此，黨政機關單位需要對所有的資源進行優化，在硬件設施配置上，始終以單位的發展為準，并且對檔案部門所需要的全部設備，包括掃描儀、計算機等設備進行定期的升級、優化與維護，不斷提高設備的整體質量，同時實現資源共享，確保檔案管理效果的逐步提升。

4 結語

在新的發展時期，檔案作為記錄單位沿革軌跡的重要文件，對保障社會的可持續發展、加強部門、人員的綜合管理具有重要意義。因此，要正確的認識到黨政機關單位檔案管理的重要性，在工作中探索出一條切實有效的工作方法，滿足新時代檔案管理工作需求，最大化地提高工作效率，為黨政機關單位的可持續健康發展注入源源不斷的活力。