地方衛生監督所中的檔案管理問題及對策

蔣立輝

（長春市南關區衛生局衛生監督所，吉林 長春 130041）

衛生監督工作是最為基礎性的工作，在日常的各項工作中，地方衛生監督工作會產生各種的檔案資料，這些檔案資料對于后續的衛生工作有著極為重要的意義，因此，地方衛生監督所必須要重視和加強檔案管理。很多地方衛生監督所在開展檔案管理工作的過程中，常常會存在諸多的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的有序進行，難以發揮檔案資料應有的價值。在當前的發展背景下，各個地方衛生監督所都需要切實做好檔案管理工作。

1 地方衛生監督所檔案管理的重要性

1.1 檔案管理的憑證作用

地方衛生監督所在日常的工作過程中，履行的是地方衛生監督的作用，基于這種的工作的特殊性，在整個的監督工作中往往涉及了諸多的檔案資料，這些檔案資料經由科學管理，可以作為后續各種工作的重要參考。檔案中包含了各種的衛生監督信息，衛生監督人員可以充分利用相應的檔案信息來完成相應的工作，發揮檔案的憑證作用[1]。因此，檔案管理工作極為重要，專業人員需對地方衛生監督所的檔案實施分類管理。

1.2 促進衛生監督工作水平提升

對地方衛生監督所的檔案管理工作而言，檔案管理工作中，必須要保障檔案資料的完整性、正確性。相關部門在日常的檔案歸集中，需保障檔案記錄遵循客觀事實規律，充分保障檔案信息的完整性、準確性，而專業的檔案管理人員可以通過對檔案資料的分類整合與處理，來指導實際的衛生監督工作，使得衛生監督工作更具現實意義。因此，地方衛生監督所的檔案管理工作能夠提升衛生監督的整體水平。

2 地方衛生監督所檔案管理的問題

2.1 檔案管理制度體系建設不夠完善

地方衛生監督所在開展檔案管理工作的過程中，基本上都具有檔案管理意識，但是，實際的檔案管理水平相對較低，難以取得良好的效果，這種情況常常是由于缺乏完善的檔案管理制度體系所造成的。一些地方衛生監督所的檔案管理工作處于無序的狀態下，主要是由于缺乏相應制度的指導，檔案管理制度的不完善使得有關部門、人員在檔案管理的實際工作中無從下手，常常會降低整個檔案管理工作的效率與質量；一些地方衛生監督所的檔案管理工作中，雖然有制定的檔案管理制度，但是，其制度脫離了衛生監督所的實際情況，甚至一些制度根本不具有可行性，制度落實與執行存在問題，同樣會影響檔案管理工作的順利進行[2]。

2.2 缺乏專業的檔案管理人才

地方衛生監督所的檔案管理工作具有專業性、綜合性，必須要由專業的檔案管理人才來完成。但是，很多地方衛生監督所在日常的工作中，并沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，在檔案管理人才的配置上，甚至會直接從其他部門調取人才來從事檔案管理工作，這些人才的專業素質十分有限，尤其是缺乏檔案管理方面的專業知識，也就難以保障檔案管理的專業性[3]。一些地方的經濟發展相對落后，地方衛生監督所沒有做好衛生監督方面的基礎性工作，檔案資料、信息的完整性與準確性不足，再加上專業人才的匱乏，導致檔案管理工作難以取得良好的效果。

2.3 檔案管理范圍過于模糊

一些地方衛生監督所在日常的工作中雖然明確提出了檔案管理工作的要求，也反復強調了檔案管理工作的重要性，但是卻缺乏詳細的檔案管理范圍劃分，范圍劃分的不清晰使得檔案管理部門的工作無所適從，各個部門的分工不明確，嚴重影響了各項工作的高效進行。部分地方衛生監督所在檔案管理工作中，對檔案管理范圍的劃分過于模糊，這種情況下，各個部門常常會缺乏詳細的責任劃分，常常存在各種的問題，甚至在檔案管理工作中存在執行標準不一致的情況，嚴重影響了檔案管理工作的成效。

3 地方衛生監督所檔案管理的相關對策

3.1 制定完善的檔案管理制度

各級地方衛生監督所在日常的工作過程中，都需要結合檔案管理的具體要求，來制定完善的檔案管理制度，用制度來規范檔案管理部門、管理人員的實際工作。在檔案管理制度的制定過程中，相關人員需要從實際情況出發，保障檔案管理制度的可行性，使得檔案管理制度符合地方衛生監督所的實際工作。衛生監督檔案管理制度的建立過程中，為保障制度的完整性、可用性，地方衛生監督所需成立專門的領導小組，安排小組成員參與到基層工作中，根據衛生監督所檔案管理工作的具體情況，以國家統一的檔案管理標準與規范為基礎，制定符合自身實際情況的檔案管理制度，對原有制度加以補充與完善，不斷發現制度中存在的缺陷，并在后續的工作中實施制度改進[4]。當檔案管理制度確定以后，地方衛生監督所在日常的工作過程中必須要加強制度的執行與落實，在檔案管理的各項工作中嚴格保障制度的落實，進一步規范檔案管理工作。

3.2 提高檔案管理人員的專業素質

近年來，我國的醫療衛生事業穩步發展，在此發展趨勢下，整個的醫療衛生服務質量也有所提升，地方衛生監督所在醫療衛生事業的發展中發揮著越來越重要的作用。檔案管理作為地方衛生監督所的基礎性工作，由于其工作的專業性非常強，使得在整個的工作過程中，對于檔案管理人員的專業素質要求很高。各個地方衛生監督所在日常的工作過程中，都需要切實加強對檔案管理人才的培訓與引進。首先，在人才培訓方面，需通過定期或者不定期的集中培訓方式，來提高檔案管理專業人才的綜合素質，使得這些人才能夠在實際的檔案管理過程中，充分利用自身的專業知識，切實解決檔案管理工作中存在的諸多問題。其次，地方衛生監督所需結合自身的檔案管理工作任務與要求，積極引進專業的檔案管理人才，在人才的引進過程中，需要注重對人才專業素質與能力的考核，只有考核通過的人才方能夠從事檔案管理工作[5]。

3.3 準確劃分檔案管理的范圍

地方衛生監督所在日常的工作中會產生各種各樣的檔案信息，這些檔案信息一些是極具價值的，一些確實價值不太大的，在實際的檔案管理工作中，為保障檔案管理的成效，相關人員需在實際的工作過程中，結合衛生監督所的現實工作要求，對檔案管理范圍加以詳細區分，明確需要歸檔的檔案類型與內容，并對需要歸檔的各類檔案資料進行分類管理，利用現代化的管理手段，提高檔案資料的管理水平，保障檔案管理目標的順利實現。

4 結束語

地方衛生監督所的日常工作中，檔案管理是其中的重點工作內容，在當前醫療衛生事業不斷進步的過程中，地方衛生監督所的實際工作效果會受到檔案管理工作的影響，因此，各級地方衛生監督所都需要從自身的實際情況出發，制定完善的檔案管理制度，加強檔案管理人才的培養，以提高檔案管理水平。