新時期人事檔案管理規(guī)范化思考

◎鞏亞勛

市場經(jīng)濟條件下，人們工作流動性大，特別是當(dāng)前經(jīng)濟的發(fā)展不平衡，人才往往會向發(fā)達(dá)地區(qū)、高薪單位流動，這也是受當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展影響的必然現(xiàn)象，人才的合理流動有利于經(jīng)濟創(chuàng)新與發(fā)展，隨著人才頻繁流動，也對人事檔案提出了更高的工作要求，只有全面保證人才信息的完整性，才能推動人才機制創(chuàng)新與發(fā)展，保證社會經(jīng)濟全面有序發(fā)展。本文對人事檔案管理規(guī)范化進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，在此基礎(chǔ)上，全面提出具體檔案管理工作中問題和管理策略。

時代的發(fā)展，推動了人才的快速流動，特別是在新時期的條件下，經(jīng)濟體制更加完善，人們對自身價值的評估更加精準(zhǔn)，向著更高層次流動也成為了社會發(fā)展的現(xiàn)象，在人才快速流動的當(dāng)下，如果依靠傳統(tǒng)的人事檔案管理流程辦事，則不利于人才的流動，經(jīng)濟的發(fā)展，只有全面提高人事檔案管理效能，才能推動工作發(fā)展，全面滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，所以說，人事檔案管理工作更要創(chuàng)新，對其進(jìn)行有效改進(jìn)提升，通過有效創(chuàng)新人事檔案管理工作，更好地推動經(jīng)濟建設(shè)，實現(xiàn)人才與崗位的有效匹配。

一、規(guī)范人事檔案管理價值

1.促進(jìn)單位快速發(fā)展。當(dāng)前，單位用人機制較為靈活，多種形式的用人機制，推動了人才的流動。各單位通過科學(xué)的人事檔案管理，能夠全面把握好每一名員工社會關(guān)系、職務(wù)、職稱、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等信息，這樣，對于人才隊伍的建設(shè)才有根基。同時，單位為了更好地留住員工，還需要根據(jù)員工的個人基本信息做好社保辦理、績效考核和專業(yè)技能培訓(xùn)等方面的工作，人事檔案管理是一切工作的基礎(chǔ)。通過對員工個人信息的檔案分析，保證單位日常工作開展。

2.為單位人才建設(shè)提供保障。單位人事檔案信息至關(guān)重要，對員工進(jìn)行信息留存，為單位后序發(fā)展提供了方向。進(jìn)行人事管理過程中，全面建設(shè)一支科學(xué)隊伍，保證單位員工整體結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性、科學(xué)性，對員工個人人事檔案查詢，可以全面有效分析員工以往的履歷，這樣，才能為員工提供更好良好的崗位，實現(xiàn)員工個人職業(yè)價值，對員工晉升提供更為全面的數(shù)據(jù)，也保證了單位隊伍建設(shè)方向。

二、檔案管理工作現(xiàn)存問題

1.工作重視程度不足。當(dāng)前，一些單位普遍不重視人事檔案管理，有的單位認(rèn)為，單位沒幾個人，要什么檔案管理，浪費人力資源，把人事檔案管理當(dāng)成了可有可無的工作。人事檔案不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，所以，在單位中不被重視，有的單位認(rèn)為，人事檔案管理工作是簡單的保管，大多數(shù)是兼職員工在做，人事檔案管理不規(guī)范。

2.管理制度缺乏。目前來看，許多單位沒有嚴(yán)格制度，人事檔案管理工作更沒有制度保障，隨意性大，造成了具體操作時沒有科學(xué)依據(jù)，單位檔案管理工作較為混亂，往往造成了員工信息不全、檔案轉(zhuǎn)接脫節(jié)、檔案信息遺失等情況，阻礙了檔案工作科學(xué)開展，更談不上檔案利用。另外，單位也不能做好保密工作，一些員工的信息很快就會泄漏，影響了員工工作情緒，在沒有制度保障下，檔案保密、登記和借閱隨意，有一些員工為了個人的私利，還會進(jìn)行檔案信息的篡改，導(dǎo)致了檔案工作不規(guī)范、不科學(xué)。

3.管理手段落后。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)在各個組織管理活動中，發(fā)揮了重要的作用，而一些單位檔案管理工作還很落后，沒有采用計算機管理，更沒有相關(guān)的檔案軟件支撐，檔案管理各項工作非常落后。實際操作過程中，一些單位只是利用計算機簡單輸入和處理信息，沒有對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的整合與利用，限制了人事資源管理工作創(chuàng)新。

4.隊伍建設(shè)不足。在一些單位檔案管理工作中，相關(guān)工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)不足，更沒有及時學(xué)習(xí)與提高，導(dǎo)致一些業(yè)務(wù)跟不上形式需要。特別是一些單位沒有重視檔案工作，為了實現(xiàn)人力成本節(jié)約的目的，往往是其他崗位的人員來管理檔案工作，一身兼多職在單位中并不少見，這些人員沒有專業(yè)學(xué)習(xí)，更缺少專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏對檔案知識的系統(tǒng)把握，一些數(shù)據(jù)往往不精準(zhǔn)，容易造成不良影響。

三、規(guī)范管理的策略

1.強化檔案管理意識。人事檔案管理就是服務(wù)員工的，其工作性質(zhì)就是以服務(wù)為主，基于此，則需要管理人員要建立人本思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立良好的服務(wù)意識，通過高端理念的樹立，更好地服務(wù)員工、服務(wù)單位發(fā)展。檔案管理人員要加強業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，把工作做到日常，全面提高工作責(zé)任心，日常管理工作時能夠及時整理和有效收集相關(guān)檔案資料，保證檔案信息的真實有效。要不斷提高自身的技能，跟上時代發(fā)展，推行檔案管理信息化建設(shè)，合理利用好現(xiàn)代化技術(shù)在，推動人事檔案工作全面發(fā)展。

2.健全管理制度。要根據(jù)檔案管理工作的特點，完善檔案管理相關(guān)制度，通過制度建設(shè)，為檔案管理工作提供保障。進(jìn)行檔案管理工作過程中，需要不斷查找不足，對相關(guān)規(guī)章制度合理完善、科學(xué)修訂，這樣，才能實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。單位要全面把握好國家檔案管理制度，針對單位自身實際需要，制定相關(guān)檔案制度。建立全面的制度，對檔案管理過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行，確保嚴(yán)格遵循保密制度，避免泄露員工個人檔案信息。嚴(yán)格流程制度，特別是工作交接時，一定要嚴(yán)格轉(zhuǎn)接，確保人事檔案轉(zhuǎn)移的及時性和規(guī)范性。建立科學(xué)專業(yè)的培訓(xùn)制度，通過業(yè)務(wù)能力提高，保證檔案管理更加規(guī)范。建立管理監(jiān)督制度，逐步實現(xiàn)檔案評估體系市場化，推動人才高層次競爭，確保公開、公正和公平。

3.提升信息化管理。不斷推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力，與時俱進(jìn)跟上時代的發(fā)展，一定程度引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，合理應(yīng)用各種先進(jìn)設(shè)備，比如掃描儀、計算機、打印機等，要充分利用到檔案管理工作，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化，保證檔案充分利用。要全面建立起原始檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，確保相關(guān)檔案流動起來，保證較高的利用率，最大限度滿足現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展需求，完善內(nèi)部檔案管理工作。

4.改進(jìn)隊伍建設(shè)。要不斷創(chuàng)新理念，改進(jìn)落后的思想，和時代同步發(fā)展，相關(guān)工作人員要不斷學(xué)習(xí)提高，保證專業(yè)素養(yǎng)有力提升，促進(jìn)檔案管理工作開展。檔案管理工作需要相關(guān)專業(yè)的支撐，這就要求管理人員必須要發(fā)揮好管理作用，確保檔案管理科學(xué)有效，通過專業(yè)素質(zhì)的提高，進(jìn)一步改進(jìn)隊伍結(jié)構(gòu)。要創(chuàng)新思路，改變?nèi)藛T招聘方式，認(rèn)真篩選每一位工作人員，確保他們的能力與崗位相符，引進(jìn)高素質(zhì)人才，激發(fā)他們的工作熱情，確保人才配置合理，最大限度滿足單位發(fā)展。要設(shè)計培訓(xùn)計劃，對重點崗位、重點技術(shù)進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保員工不斷提升，實現(xiàn)個人能力與綜合素質(zhì)的整體進(jìn)步，順應(yīng)時代發(fā)展。

四、結(jié)束語

單位發(fā)展必須要全面重視人事檔案管理工作，通過強化檔案意識，健全制度，不斷引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提升信息化管理能力，通過管理隊伍的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，實現(xiàn)人事檔案管理工作最大限度滿足單位發(fā)展需求，為單位未來可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。