探討人事檔案管理的信息化建設(shè)

◎辛麗

前言：人事檔案資源在人才選擇方面發(fā)揮著重要作用?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的深入發(fā)展和普及，為人事檔案管理工作提供了良好條件。推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)有效開(kāi)展，能夠切實(shí)保證檔案資料的安全性、完整性，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息查詢和資源共享，提升人事檔案管理工作水平與效率。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。主要是表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，順應(yīng)行業(yè)發(fā)展內(nèi)在要求。信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)行業(yè)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作中涉及大量信息，傳統(tǒng)管理方式工作效率較為低下。積極開(kāi)展信息化建設(shè)工作，將能夠更好提升人事檔案管理效率，促進(jìn)該項(xiàng)工作朝著社會(huì)化、開(kāi)放化方向發(fā)展。

第二，切實(shí)保證人事檔案的安全性。傳統(tǒng)人事檔案管理，主要是紙質(zhì)檔案資料，其在長(zhǎng)期的保存、管理和利用環(huán)節(jié)會(huì)容易受到蟲(chóng)類、潮濕等因素的影響，還易丟失和損毀。使用信息化技術(shù)手段，開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠有效保證各類信息資料的安全，為后續(xù)開(kāi)展檔案資料的查閱和使用活動(dòng)提供良好支持。第三，有效提升人事檔案管理的整體水平。在信息化技術(shù)手段支持下，數(shù)字化處理各項(xiàng)人事檔案

二、人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

進(jìn)入二十一世紀(jì)后，電子信息技術(shù)得到了全面的發(fā)展，國(guó)家的信息化建設(shè)水平也在不斷的提高，越來(lái)越多的企業(yè)在日常管理工作中應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此推動(dòng)企業(yè)的信息化建設(shè)，

提高企業(yè)的工作效率，但是縱觀現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)情況，其中依然存在一定的問(wèn)題需要得到進(jìn)一步的完善，以此保證人事檔案管理工作得到良好的開(kāi)展。首先，很多企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)備不夠完善，設(shè)備是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，必須要保證硬件設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行，才能夠保證信息化建設(shè)中檔案得到良好的管理。其次，很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，執(zhí)行能力較差，缺少系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，不能夠適應(yīng)人事檔案模式。最后，很多企業(yè)缺少科學(xué)明確的目標(biāo)，在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)不一，格式不一的情況，無(wú)法開(kāi)展統(tǒng)一管理，信息建設(shè)中的工作人員沒(méi)有得到重視，嚴(yán)重挫傷了工作人員的積極性，造成了社會(huì)不公平現(xiàn)象的發(fā)生，最終對(duì)工作效率和工作環(huán)境造成影響。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施策略

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的思想。信息化建設(shè)的不斷完善，人事檔案管理也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建設(shè)信息化管理審方式，想要保證人事檔案管理信息化建設(shè)工作得到穩(wěn)定的開(kāi)展，首先就要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，企業(yè)內(nèi)部等高級(jí)管理人員要充分認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，對(duì)信息化建設(shè)引起重視。而相關(guān)工作人員也要認(rèn)識(shí)到自身承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，主動(dòng)提高自身的專業(yè)素質(zhì)，信息化建設(shè)工作并非一蹴而就，需要一定的時(shí)間，不斷的探索開(kāi)展最合適的建設(shè)方法。比如，某建筑企業(yè)在展開(kāi)信息建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行了全面的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，繼而有針對(duì)性的展開(kāi)信息化建設(shè)，不僅如此，企業(yè)在建設(shè)過(guò)程中，也定期的進(jìn)行調(diào)查工作，保證問(wèn)題能夠在第一時(shí)間得到解決，讓人事檔案管理工作得到穩(wěn)定的開(kāi)展。

（二）加快信息管理軟件的開(kāi)發(fā)。信息化人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，最為重要的就是軟件的開(kāi)發(fā)和利用，只有建立起完善的軟件管理平臺(tái)，才能夠保證信息化人事檔案管理工作可以良好的展開(kāi)，因此必須要加快管理軟件的開(kāi)發(fā)進(jìn)程。在開(kāi)發(fā)過(guò)程中還需要注意以下幾點(diǎn)，首先管理軟件的開(kāi)發(fā)要和企業(yè)的硬件設(shè)備相適應(yīng)。其次，管理軟件要和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行聯(lián)系，以此拓展信息化管理的覆蓋面積，推動(dòng)人事檔案管理工作得到全面的發(fā)展。比如，某事業(yè)單位在建立信息化軟件管理平臺(tái)的過(guò)程中，為了從根本上提高軟件平臺(tái)的安全性，對(duì)需要進(jìn)行保密的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加護(hù)，并且繼一步完善操作流程，以此從根本上完善的人事檔案管理的軟件建設(shè)。

（三）強(qiáng)化部門(mén)之間的溝通聯(lián)系。新時(shí)期，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展人們之間的距離逐漸縮短，溝通速度加快，同時(shí)也對(duì)工作效率提出了較高的要求，因此企業(yè)在建設(shè)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，企業(yè)還要在部門(mén)之間建立起來(lái)信息溝通機(jī)制，加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通，提高工作效率，也能夠從根本上提高信息傳遞速度，保證需要信息的正確性和完成性。比如某房地產(chǎn)企業(yè)在建立信息化平臺(tái)的過(guò)程中，還建立了檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，建立起信息化的信息傳遞通道，有效提高信息交換的速度和效率，從根本上進(jìn)一步推動(dòng)了企業(yè)的信息化建設(shè)。

（四）建設(shè)一流的管理團(tuán)隊(duì)。高水平人事檔案管理人員在推進(jìn)信息化建設(shè)活動(dòng)穩(wěn)步實(shí)施方面發(fā)揮著積極作用。檔案管理部門(mén)首先要不斷引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人員。這些人員有著專業(yè)的檔案處理能力和信息化技術(shù)手段，能夠優(yōu)化現(xiàn)階段檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，給整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)注入更多新鮮血液。其次，人事檔案管理人員要遵守各項(xiàng)工作的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用多種技術(shù)，并不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，用最先進(jìn)科學(xué)的理論成果武裝自身，更好應(yīng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作。人事檔案管理人員要注重加強(qiáng)自我道德修養(yǎng)建設(shè)，保持高度的工作熱情和良好的職業(yè)道德，保證人事檔案管理工作的實(shí)施效果。

（五）提高管理人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)在建設(shè)了信息化管理平臺(tái)后也不能夠放松，現(xiàn)階段的信息化建設(shè)還需要人來(lái)完成最終的工作，因此在信息化建設(shè)的過(guò)程中，還要努力提高人事檔案管理工人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，強(qiáng)化管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，從而促進(jìn)人事檔案管理水平得到全面的提高。比如，某企業(yè)在建立了信息化管理平臺(tái)后，還對(duì)相關(guān)人員展開(kāi)全面的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，提高工作人員對(duì)文字、圖像、聲音等信息的加工處理能力，滿足新時(shí)期社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)今社會(huì)中信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，有效地提高了工作效率和生產(chǎn)效率，人事檔案管理也不例外，新時(shí)期，資源成為了企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵，加強(qiáng)對(duì)信息的管理，能夠保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的穩(wěn)定開(kāi)展。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用，很多企業(yè)還維持著紙質(zhì)化的檔案管理，企業(yè)的工作效率較低，因此必須要采取相應(yīng)的對(duì)策強(qiáng)化信息化人事檔案管理建設(shè)，以此從根本上提高管理工作效率。