檔案管理工作中存在的問題及對策分析

◎楊國祥

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理方法相對落后。現(xiàn)階段，檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊伍。在我國的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負責，同時勤雜人員流動較為頻繁，且專業(yè)素質(zhì)水平低下，無法對檔案管理工作進行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問題，甚至會出現(xiàn)問題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟損失。首先，檔案管理人員對檔案的目錄號和類別號、全宗號以及案卷號未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時常發(fā)生蓋錯章或記錯編號的問題。其次，在檔案管理工作過程中，缺少相關(guān)的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯誤的狀況，甚至年代相對久遠的檔案，未有相應(yīng)的索引表，致使無法對檔案進行及時的信息檢索，對檔案管理部門的工作效率造成一定的影響。

2.檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性。檔案管理工作需要具有一定的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，所以對其崗位人員要求要相對固定性、專業(yè)性。如果想建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，就要求檔案管理人員要具備專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)和精湛的業(yè)務(wù)技能，如果檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身也會造成諸多不良影響，如檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠的管理計劃；檔案管理業(yè)務(wù)知識匱乏，總覺得檔案管理用不到專業(yè)的知識，做檔案管理就是想要個清閑的養(yǎng)老的崗位，業(yè)務(wù)不精通，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握檔案管理方面的知識結(jié)構(gòu)。大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識淡薄，一些歸檔的材料不夠真實和準確。這些問題的形成主要是檔案的人員調(diào)整頻繁、管理缺乏專業(yè)性造成的。

3.檔案管理信息化程度不高。隨著科技的不斷進步和發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活中的各個領(lǐng)域。信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的重要方向。從當前的檔案信息化建設(shè)上來看，大部分企事業(yè)單位建立了內(nèi)部的OA（辦公自動系統(tǒng)），配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境，有的還配備了檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。但由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，有的企業(yè)檔案工作仍停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，或介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式之間；有的企業(yè)所使用的檔案軟件通用性差，檔案軟件升級改造后，檔案信息很難有效移植；有的企業(yè)的辦公自動化軟件與檔案管理軟件未實現(xiàn)對接，致使辦公自動化系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)不能自動轉(zhuǎn)成檔案數(shù)據(jù)，需要人為地在檔案管理系統(tǒng)中手工地輸入檔案數(shù)據(jù)，極大地增加了檔案工作人員的工作量。

4.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度的不健全也是影響到檔案管理工作的重要因素。就當前的發(fā)展情況來看，很多企業(yè)由于受到種種客觀因素的制約，缺少專門的檔案管理設(shè)施，而專門負責檔案管理的人員存在很大的數(shù)量缺口，檔案管理人員無論是在數(shù)量上還是質(zhì)量上都不能很好地滿足檔案管理工作的需要，普遍存在無檔案室、無檔案制度等混亂現(xiàn)象，沒有根據(jù)自身的實際情況來建立起相應(yīng)的檔案管理制度。在這種環(huán)境下，雖然企業(yè)也能夠開展相應(yīng)的檔案管理工作，但是此時的管理工作顯得更加雜亂無序，檔案破損以及遺失等現(xiàn)象在所難免。

二、檔案管理工作對策分析

1.加強檔案管理意識。企業(yè)領(lǐng)導認為經(jīng)濟建設(shè)是發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案管理工作重要性不大，這種觀點是錯誤而片面的，更加導致檔案管理工作經(jīng)費不足、工作含糊的問題。因此，為改變這一現(xiàn)象，在實際工作中，應(yīng)時刻地關(guān)注檔案工作的情況，注重合作與交流，認真分析工作中存在的不足和問題，并加以解決。要引起各級領(lǐng)導的關(guān)注、支持。同時，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī)，在經(jīng)費預算計劃中，將檔案事業(yè)費納入其中，并逐年增加用于檔案工作的經(jīng)費開支。采取有效措施提高檔案管理的信息化水平和工作效率，改善工作環(huán)境，配齊基礎(chǔ)設(shè)備，注重檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性和人員的培養(yǎng)。

2.強化檔案管理法制意識。樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法的認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業(yè)領(lǐng)導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案任務(wù)欄入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，保證檔案工作專項經(jīng)費，落實各級領(lǐng)導檔案工作責任制，建立一支訓練有素的專兼職檔案人員隊伍，在各項工作中，實行檔案管理“四同步”、“三納入”等制度，使依法治檔工作落到實處。

3.加強檔案管理工作的標準化、科學化、規(guī)范化。要加強檔案管理工作的標準化、科學化、規(guī)范化，要從檔案的時效性、完整性、明確分工方面入手。在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)歸檔資料價值的最大化，案卷完整化，在此一定要盡可能避免相近公文的重復與立卷組合的無序問題，形成歸檔的文件主要以本單位形成的文件為主的原則。時效性上，對于歸檔文件，必須是已經(jīng)完成整個工作任務(wù)的文件，否則極有可能造成歸檔的無序、混亂現(xiàn)象。完整性上，檔案管理人員分清主次的同時還要防止有效文件以及已歸檔文件散失，檔案管理人員可以將同類或者具有關(guān)聯(lián)的文件歸類同一個案卷內(nèi)，或者采用連續(xù)序號標識等方式，將文件存放到一起，使在研究一個問題的時候能夠在最短的時間內(nèi)將該問題的處理過程的文件全部拿出，提高文檔的利用價值。在明確分工上，檔案管理的各個環(huán)節(jié)都由不同的人員進行管理，對存檔文件進行區(qū)分，具體問題具體分析，減少檔案中的重復與信息冗余，提高檔案利用率的同時還能夠明確責任，提高管理人員的管理責任意識。

結(jié)束語：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問題，需要政府部門工作人員高度重視，積極配合相關(guān)問題的探討與研究，并針對存在的問題提出相關(guān)的解決措施，同時檔案管理人員應(yīng)提升自身的檔案管理意識。另外檔案管理機構(gòu)還應(yīng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，對檔案管理工作進行科學化的規(guī)范，促進檔案管理工作的順利進行。