關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

◎羅振霞

在社會快速發(fā)展的新形勢下，對于檔案信息資源的需求量不斷增加，這也導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式越來越無法滿足需求。將信息技術(shù)引入到檔案工作中來，加快推進檔案信息化建設(shè)步伐，利用計算機來對數(shù)字檔案信息進行統(tǒng)一的管理和利用，不僅可以降低檔案管理者工作強度，而且能夠提高檔案的高效利用，為檔案信息資源的共享打下堅實的基礎(chǔ)。

一、檔案信息化建設(shè)的含義和特點

在當前信息化時代背景下，為了能夠更好的發(fā)揮出檔案的重要價值，提高檔案的實用性和服務(wù)性，各檔案部門越來越重視檔案信息資源的管理與服務(wù)，加快推進了檔案信息化建設(shè)的進程。在實際檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，基于檔案保存的客觀需求下，將先進的信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，從而實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。在具體檔案信息化建設(shè)工作中，需要合理運用信息化手段，統(tǒng)一檔案信息存儲、整合和管理，并不斷的更新檔案管理方式方法，積極推進檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展，借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，打造檔案信息管理的共享平臺。

在檔案信息化管理的初期階段，通過建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，通過開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息的高效利用。并運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的隨時調(diào)閱，全面提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。而且檔案信息化建設(shè)工作的開展，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，檔案利用方式得以豐富，同時檔案網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫等不斷完善，檔案信息實現(xiàn)了電子化高效存儲，還可以借助于云平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的云端存儲，可以有效的保證檔案信息存儲的安全性和長效性，加快推動虛擬檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

二、當前檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題

（一）檔案信息化認識存在不足

在當前實際檔案管理工作中，存在對檔案信息化建設(shè)認識不足的情況，由于沒有認識到檔案信息化管理的重要性，因此檔案信息化建設(shè)還停留在簡單的工作上，檔案信息化建設(shè)的深度和廣度不夠，這也影響了檔案信息資源的開發(fā)利用，不利于檔案管理工作水平的提升。

（二）信息數(shù)字化進程較為緩慢

在當前辦公自動化系統(tǒng)普及應(yīng)用的新形勢下，其為檔案信息化建設(shè)工作的開展提供了有效的支持。通過將辦公自動化系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)進行有效銜接，能夠直接對辦公過程中形成的電子文件進行收集、整理和歸檔，并傳遞到數(shù)據(jù)庫中，為檔案利用者查詢提供更多的便利性。但在實際工作中，部分檔案管理部門檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化進程過于緩慢，檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的也不完善，這對于檔案管理信息化水平的提升帶來了一定的阻礙。

（三）檔案信息化建設(shè)和管理缺乏標準性

在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，部分檔案管理部門也結(jié)合自身實際情況制定了各項建設(shè)措施，并引入了相應(yīng)的管理模式，取得了很多成果。但是在實際建設(shè)的過程中，卻出現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)缺乏明確標準的情況，檔案信息化建設(shè)情況不盡相同，導(dǎo)致在實際組織開展檔案管理工作的過程中，難以實現(xiàn)統(tǒng)籌管理和規(guī)劃的目標，會對檔案信息化建設(shè)和管理效果產(chǎn)生不良的影響。

（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低

在實際檔案管理工作中，檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，無法結(jié)合信息化建設(shè)需求對檔案管理工作進行調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不利于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。具體來說，在一些檔案管理體系中，工作人員業(yè)務(wù)能力不足、服務(wù)意識差并且無法結(jié)合信息技術(shù)有效開展檔案信息化管理工作，這對于檔案信息化建設(shè)的成效帶來了較大的影響。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

（一）提升檔案信息化認知水平

在當前新時期檔案事業(yè)發(fā)展過程中，需要對檔案信息化建設(shè)的重要性有一個正確的認識。無論是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，都需要加快轉(zhuǎn)變管理理念，積極配備完善的檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，并深入挖掘檔案信息的價值，將更多有價值的檔案信息提供給檔案利用者使用，更好的發(fā)揮出檔案的價值。

（二）推動檔案標準建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，需要構(gòu)建一個完善的檔案標準，為檔案信息化建設(shè)提供重要的指導(dǎo)。因此在實際工作中，需要明確檔案管理制度和要求，積極踐行檔案管理信息化建設(shè)理念，選擇切實可行的方法來制定檔案收集管理標準、庫房建設(shè)標準和專業(yè)用語標準，逐步推進檔案管理標準化發(fā)展。推動檔案管理硬件和軟件標準化建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準格式，優(yōu)化硬件和軟件配置，定期更新和維護電子設(shè)備，結(jié)合實際情況引入信息化設(shè)備，重視檔案管理軟件的開發(fā)，積極打造檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化和標準化管理。

（三）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

增加投入力度推動檔案數(shù)字化建設(shè)，編制合理的工作計劃，對檔案數(shù)字化建設(shè)全過程監(jiān)管和控制，更好的滿足用戶客觀需求。檔案管理部門應(yīng)該兼顧紙質(zhì)檔案和電子檔案資料，通過建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一收集、整理和利用，進一步提高檔案的檢索和利用水平。

（四）改變原有的檔案管理模式，強化檔案信息化建設(shè)水平

根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)類型和方式上的差異來對檔案信息進行接收和處理，并利用信息技術(shù)手段來對檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。同時還要對檔案信息進行鑒定、分類和歸檔，保證檔案信息的完整性、真實性和有效性。結(jié)合自身情況來制定完善的檔案信息化管理方法，進一步規(guī)范檔案信息化管理，并嚴格按照具體的制度進行執(zhí)行，全面提升檔案信息化建設(shè)的成效。而且為了能夠提高檔案信息化管理的效率，還要重視檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)，提高檔案信息檢索的快速性和準確性，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（五）做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強其服務(wù)意識

由于檔案信息化管理水平與檔案管理人員綜合素質(zhì)息息相關(guān)，因此需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過開展具有針對性的培訓(xùn)，有效的提升檔案管理人員的專業(yè)技能，促使其加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，增強其主動服務(wù)的意識，促進檔案服務(wù)質(zhì)量和水平的提升。同時還要重視對檔案管理人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，使其能夠更好的應(yīng)對檔案信息化管理工作。

四、結(jié)束語

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，隨著檔案信息化建設(shè)進程的不斷加快，檔案信息化管理水平有了較大程度的提升。這也對檔案信息安全和檔案管理人員整體水平有了更高的要求。因此在實際工作中需要建立健全檔案管理體系，重視各種先進技術(shù)手段的運用，促進檔案管理人員服務(wù)意識的增強，全面提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。