供應鏈集成服務企業物資集中采購的規范化管理研究

◎馬寧

引言

改革開放以來，國家經濟快速發展，建筑業成為了國民經濟的支柱產業之一。其中物資采購是建筑業供應鏈集成服務的最重要環節之一，大多數工程項目物資采購成本占整個工程項目費用比例高達60%。物資集中采購也是承載物流流通貿易的重要平臺與樞紐，能有效降低物流成本、提高工作效率、減少運輸費用。因此采取物資集中采購是實現企業利潤最大化、降低施工總成本的有效途徑。物資集中采購的有效實施，關鍵在于風險的控制和防范。在實際工作中，常常通過構建規范的物資采購模式來規避可能遇到的風險。因此，物資采購的規范化對于集采工作精細化管理、高質量開展各項工作有著重要的意義。本文從物資集中采購的風險因素分析入手，對物資集中采購規劃化管理工作進行研究，提出從制度規范化、崗位規范化、流程規范化、監督規范化、考核規范化等五個方面的物資集中采購規范化管理思路的基礎上，結合工作實踐，提出相關工作建議。

一、物資集中采購風險因素

工程項目投資規模大、建設工期長、質量要求高，受環境影響范圍廣，所以，物資集中采購受風險因素影響很大。為了更詳細地分析物資集中采購造成的風險，經驗上可將物資集中采購風險分為外部風險因素和內部管理因素。

1.外部風險因素。

物資采購過程中的面對外部風險因素有很多，主要可分為成本風險、到場時間風險和質量風險。與采購活動關系較大的成本變動因素主要是資金變動、價格波動、預付款和倉儲成本等方面。例如工程項目所需物資種類繁多，然而不同物資品種生產周期、運輸時間各不相同，材料市場波動頻繁，就鋼材市場而言，鋼鐵網價格每天變更，采銷價格波動問題是很難避免的。2010 年武鋼技改項目中，合同總額近20 億，預付款比例基本都在20%-40%之間，上游供應商不能及時供貨或意外喪失供應能力，預付款極有可能產生風險。在項目施工過程中，會出現采購來的物資不能及時達到施工現場，一定程度上會影響到工程進度。項目多、板塊多，工程物資人員提報計劃不準確，設計圖紙變更，報送前未進行平衡利庫等方面。因意外事件發生影響貨運時間，途中造成物資損壞，造成物資進場時間延遲。一個正在施工的地鐵項目，一個鋼筋加工場工人50 人，一批鋼筋不能，導致無法正常施工，不但影響工程進步，一天消耗的人力成本也隨之增加，從而提高了采購成本。質量風險是指由于所采購的物資質量不符合國家質量標準和物資集中采購所要求的標準而導致的風險。產品是物資采購的主體對象，如果供應商供應的材料存在質量問題，將會導致嚴重的連鎖反應。首先，企業花費了大量的成本采購低質的產品用于工程施工，不僅影響了工程的進展，將會導致工程無法通過質量驗收；其次，企業需要再次投入成本進行返工；第三，由于采購材料不符合標準可能造成重大的安全事故。采購物資成本過高，沒有預先進行價格比對，增加工程的成本。西安地鐵三號線奧凱電纜事件，約有20 多種、規格有40 多種，低壓電纜5 個抽檢樣品不合格，總造價4000 多萬，不合格的產品大約有3000 萬，質量風險作為物資采購過程中的外部風險因素，能夠決定物資管理的是否有效，如果質量風險控制不得當，甚至會引發企業的生存危機。

對于外部風險因素而言，應加強對市場價格、政策變化、供應商管理、規范材料標準等方面進行動態研判，及時提出預測預警這就需要有相應的制度和相關的崗位設置，提升物資集中采購的抗風險能力。

2.內部風險。

物資采購過程中的面對內部風險因素主要包括了管理風險與業務風險兩類風險。管理風險主要是指由于企業管理在制度規范、崗位設置、流程管理、有效監督等方面的缺失所導致的的風險。物資采購的內部管理風險因素主要體現在管理上。企業如果沒有建立一套規范的采購管理機制，沒有制定嚴密的采購計劃、采購行為不符合法律要求、采購程序不規范、評標過程不公平、合同管理不嚴格、監督措施不完善等將會導致采購無序性；其次，采購物資成本過高，沒有預先進行價格比對，增加工程的成本。管理風險因素，也是物資采購管理中最為可控的因素，同時，加強管理風險控制可以提升企業的外部抗風險能力。

業務風險主要是指由于物資采購人員的專業水平不足產生的內部風險。首先，采購物資的價格與質量風險，物資采購人員專業水平不到位，無法有效分析市場上相關物資價格的浮動規律，比對物資產品的生產質量，容易產生購買高價物資，造成企業采購成本增加。其次，采購物資的法律風險，物資采購人員與供應商簽訂合同時，無法識別合同中的風險因素，導致供應商鉆合同漏洞，供應劣質物資或減少物資數量。

對于物資集中采購的內部風險則需要通過相應的管理規范化、加強理論學習與業務總結以及運用信息技術輔助管理等方式進行有效內部風險防范。

在物資集中采購風險防范方面中鐵物貿集團提供了有益的經驗，該公司通過制定《物資采購管理制度》、《中國中鐵業財共享平臺》、《采購電子商務系統》，對市場調查與策劃、計劃管理、采購管理、合同管理、驗收管理等物資管理的主要環節提出要求。同時依托信息化手段逐步實現采購模式和采購質量分析分析。通過制度建設與管理的規范化，該公司物資采購風險得到了有效的降低，物資采購的價格與質量為公司高質量開展工程建設提供了保障，間接為公司產生更好的生態效益、社會效益和經濟效益提供了支撐。

二、物資集中采購規范化體系構建思考

物資集中采購規劃化管理工作應精準解決存在的物資采購外部風險與內部風險，從制度規范化、崗位規范化、流程規范化、監督規范化、考核規范化等五個方面構建物資集中采購規范化管理思路與實施。一是制度規范化。制度是開展各項工作的依據，也是各項工作開展的規范，建立健全物資采購相關制度，加強對信息流通規范化管理，是企業規范管理的基礎。規范物資采購的各個環節，能夠使物資采購的各個環節都能夠在合法合規的框架下開展。要明確采購目標、原則和工作程序，讓工程物資人員了解制度，按制度規范工作，減少采購風險的可能性，明確采購中應該遵循的原則和工作程序。崗位的分類與職責的設定對于開展各項工作起著提升效率的重要作用。物資集中采購規范化管理中重要的內容是對物資采購崗位進行設定以及崗位職責進行明確。把握采購工程中質量保證、檢驗和出廠前檢驗、材料監督、性能檢驗、質保期等環節，規范物資采購管理者的職責，同時也能夠將物資各個環節進行梳理與規范。物資集中采購規范化管理中核心的內容是流程的規范性。工作流程的嚴謹、規范能夠有效的保障工作內容的規范性與實效性。在物資采購規范化管理中應對物資采購流程進行梳理與再造，集中采購優于分散采購的地方就在于價格低，不足之處在于它不能夠保證生產的順利進行。所以實施集中采購，必須在保證生產順利進行的前提下才能進行，利用節約的時間來制定相關的投產計劃、主生產計劃、物料清單計劃，進行項目的建設和生產。對于能夠促進和提升物資采購效率與質量的流程進行優化，促進物資集中采購規范化管理的開展。監督是提升工作效率與質量的有效途徑。對于監督而言，應從自身監督與外部監督兩個方面進行開展。有效利用紀檢監察、群眾監督及社會監督體制，監控違規違紀、控制失效等方面的風險，不同的監督主體其監督的內容有所側重。相關部門應共同組建監督的小組，進行全過程動態監督，及時發現問題、及時梳理問題、及時整改問題。同時還可以引入外部獨立于企業的專家、從業者進行第三方監督，提升監督的客觀性和公正性。考核能夠提升管理者、從業者的積極性和工作熱情。作為供應鏈集成服務企業，規范化管理中應引入考核機制，對管理者、從業者的工作實效進行考核，從正負激勵兩個方面開展考核工作，進而提升企業物資采購工作的效率與質量。

三、物資集中采購物資采購規范化管理工作建議

物資集中采購規范化管理是一項系統性、長期性的內部管理工作，在規范化管理工作中，管理者與執行者應不斷提升自身專業技術能力和綜合素養，以此提升物資采購規范化管理的水平和質量，結合工作實踐，對于物資采購規范化管理提出以下三個方面的工作建議。一是加強理論學習。物資采購規范化管理是理論與實踐相結合的企業管理工作，在開展相關工作中應加強對現代化企業管理理論與相關法律法規的學習，一方面是對于現代企業管理的新理論、新成果的學習，特別是對于現代化企業管理工作中的采購管理相關理論與研究成果的學習，另一方面則是對內部管理以及采購管理的相關法律法規及規范的學習，通過理論學習不斷提升業務能力，促進物資采購管理的規范化。二是注重業務總結。物資集中采購規范化管理是一項長期性、動態性的工作，隨著工作的開展和深入會不斷出現新問題、新情況。因此，在物資集采規范化管理工作中，應善于進行業務總結，不單是對于自身業務的總結，同時也要對其他行業、其他企業的工作成效進行借鑒和學習，將業務總結轉化為提升規范化管理的參考，提升物資采購規范化管理的水平和質量。三是善于運行信息技術。物資集中采購規范化管理很重要的內容是對各項管理的數據進行客觀、科學的分析，隨著信息技術的不斷發展，信息技術所帶來的數據云存儲技術、大數據挖掘技術、大數據分析技術都廣泛的運用在了企業管理工作中，提升了企業管理的精準性與實效性。因此，在物資集中采購規范化管理工作中，應善于運用信息技術所帶來的決策參考信息與決策參考數據，提升物資集中采購規范化管理的效率和精準性。

四、結束語

強化物資集中采購管理，完善規章制度，規范業務流程，抓好物資采購的過程控制，能夠有效提高采購效率，保證采購物資質量，降低采購成本。在物資集中采購管理工作中，應突出制度的規范化，崗位的明確性、流程的嚴謹性、監督的有效性以及考核的科學性，從物資采購管理的規范化整體提升物資采購的合法合規，進而提升物資集中采購在新時代經濟社會發展中的作用，也促進企業在激烈的市場競爭中產生更好的社會效益和更多的經濟效益。