行政單位資產的管理與核算研究

◎王艷紅

行政單位資產是行政單位占有或者使用的，能以貨幣計量的經(jīng)濟資源。包括流動資產、有價證券和固定資產。流動資產是指行政單位占有或者使用的可以在一年內變現(xiàn)或者耗用的資產，包括現(xiàn)金、銀行存款、零余額賬戶用款額度、財政返還額度、暫付款和庫存材料等。行政單位流動資產的管理與核算的現(xiàn)金管理與核算如下：

一、行政單位現(xiàn)金的管理要求

行政單位的現(xiàn)金，是指行政單位在預算執(zhí)行過程中為保證日常開支需要而存放在財務部門的庫存現(xiàn)金。現(xiàn)金是一種流動性最強的流動資產，它具有普遍的可接受性，現(xiàn)金可以隨時用來購買貨品、支付費用或償還債務，也可以隨時存人銀行，留待以后使用。為了正確、及時地進行現(xiàn)金結算并如實反映和嚴格監(jiān)督現(xiàn)金的收支、結存情況，行政單位應當加強現(xiàn)金管理，遵循各種手續(xù)，保證現(xiàn)金的安全、完整，要指定專職的出納員辦理現(xiàn)金收支業(yè)務。

由于現(xiàn)金具有普遍的可接受性和最強的流動性的特點，因此，行政單位必須加強對現(xiàn)金的管理?，F(xiàn)金管理制度是國家金融管理的一項重要制度，也是行政單位會計工作的一個組成部分?，F(xiàn)金管理應做到如下幾點：

1.嚴格遵守銀行核定的庫存現(xiàn)金限額。

庫存現(xiàn)金限額是指銀行根據(jù)規(guī)定和單位實際情況，核定的一個庫存現(xiàn)金的最高額度，一般不超過單位3 天日常開支所需現(xiàn)金為限。這一額度內的庫存現(xiàn)金主要用于行政單位日常零星現(xiàn)金支付和備用金的需要。凡是超過限額的現(xiàn)金，必須及時存人銀行。

2.收入的現(xiàn)金必須及時送存銀行。

不得隨意坐支。坐支是以本單位的現(xiàn)金收入直接支付本單位的支出。行政單位每天收入的現(xiàn)金，必須及時進存銀行，不能直接支用。因特殊原因需要坐支現(xiàn)金的，應事先報經(jīng)銀行審查批準，由開戶銀行核定坐支范圍和限額。

3.明確規(guī)定現(xiàn)金的使用范圍。

根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定，現(xiàn)金的使用范圍為：職工工資、津貼，個人勞務報酬；根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的各種科學技術、文化藝術、體育等各項獎金；各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人的其他現(xiàn)金支出；向個人收購農副產品和其他物資支付的價款；出差人員必須艟身攜帶的差旅費；結算起點以下的零星開支和銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。行政單位之間以及和其他單位的經(jīng)濟往來，除接規(guī)定范圍可以使用現(xiàn)金外，均應通過開戶銀行轉賬結算。

4.嚴格現(xiàn)金的收付手續(xù)。

行政單位向銀行提取現(xiàn)金時，必須如實寫明提取現(xiàn)金的用途；將現(xiàn)金存人銀行時，必須如實寫明存人現(xiàn)金的來源。收入現(xiàn)金必須開給收款人正式的收據(jù)，支付現(xiàn)金應在付款的原始憑證上加蓋“現(xiàn)金忖訖”戳記。

5.建立現(xiàn)金內部控制制度。

行政單位應加強對現(xiàn)金的內部控制。行政單位的會計核算比較單一，沒有分得那么細，按照現(xiàn)金的內部控制要求，主要在以下方面進行控制：一是不得以“白條”抵庫。所謂“白條”抵庫，就是以不符合財務制度的憑證頂替庫存現(xiàn)金。二是行政單位之間不得相互借用現(xiàn)金。三是進行錢賬分管，會計和出納的工作相互牽制。做到明確職責，相互監(jiān)督。四是對現(xiàn)金收付款憑證從真實性、合法性、完整性、正確性幾個方面加強審核。

二、行政單位現(xiàn)金的核算

為核算現(xiàn)金業(yè)務，行政單位應設置“現(xiàn)金”總賬科目。行政單位收到現(xiàn)金時，借記該科目，貸記有關科目；支出現(xiàn)金時，借記有關科目，貸記該科目。該科目借方余額，表示行政單位庫存現(xiàn)金的數(shù)額。

行政單位應根據(jù)科目設置“現(xiàn)金日記賬”，由財經(jīng)人員根據(jù)收付款憑證按照業(yè)務的發(fā)生順序逐筆登記。每日終了，應計算當日的現(xiàn)金收入合計數(shù)、現(xiàn)金支出合計數(shù)和結存數(shù)，并將結余數(shù)與庫存數(shù)相核對，做到賬款相符。發(fā)現(xiàn)不符時，應及時查明原因。有外幣現(xiàn)金的單位還要分別按人民幣和各種外幣設置“現(xiàn)金日記賬”，進行明細分類核算。

除財經(jīng)人員每日要進行現(xiàn)金清查以外，行政單位財經(jīng)部門或內部審計機構也應定期和不定期地清查現(xiàn)金。如果發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金溢余或短缺情況，應及時查明原因，進行相關會計處理。在未查明原因前，對溢余或短缺的現(xiàn)金，應通過“暫存款”或“暫付款”科目核算。待查明原因后，轉銷“暫存款”和“暫付款”；對不能查明原因的溢余或短缺現(xiàn)金，將作為“應繳預算款”和“經(jīng)費支出”處理。