基于內(nèi)審視角的公立醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)管控

文| 張文娟

眾所周知，公立醫(yī)院屬于非營利性機(jī)構(gòu)。合同是公立醫(yī)院運(yùn)營的法律依據(jù)，具有很強(qiáng)的約束力。公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)合同進(jìn)行詳細(xì)的梳理，構(gòu)建科學(xué)的合同風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，細(xì)化合同類型，包括采購合同、工程合同、技術(shù)開發(fā)合同、租賃合同、服務(wù)合同、銷售合同、人事合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同等，明確每一類合同的簽訂流程、審批程序、責(zé)任部門、歸檔管理等，全方位監(jiān)控合同的履行和簽訂，最大限度地管控合同風(fēng)險(xiǎn)，目前，我國公立醫(yī)院的合同風(fēng)險(xiǎn)管控存在合同內(nèi)部控制制度有待規(guī)范、合同內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容較為局限、合同管控信息系統(tǒng)有待健全等漏洞，相應(yīng)地，公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)完善合同內(nèi)部控制制度，重視合同風(fēng)險(xiǎn)管控流程中的內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容，搭建和完善合同風(fēng)險(xiǎn)管控信息系統(tǒng)。

公立醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)管控存在的問題

合同內(nèi)部控制制度有待規(guī)范

目前我國公立醫(yī)院未嚴(yán)格根據(jù)合同內(nèi)部控制管理規(guī)范的要求構(gòu)建相應(yīng)的合同內(nèi)部控制體系，比如沒有根據(jù)現(xiàn)有的合同內(nèi)部控制制度明確醫(yī)院合同的審核批準(zhǔn)和簽訂的權(quán)限，沒有清晰規(guī)定醫(yī)院合同訂立的范疇和標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)簽訂合同的事項(xiàng)未能按要求簽訂合同，或者擅自以公立醫(yī)院的名義跟外部機(jī)構(gòu)簽署合同，帶來了較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。并且，在組織架構(gòu)上，醫(yī)院合同內(nèi)部審計(jì)部門缺乏一定的獨(dú)立性，內(nèi)部審計(jì)環(huán)境有待完善，難以發(fā)揮合同內(nèi)部審計(jì)工作應(yīng)有的效果。

合同內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容較為局限

很多公立醫(yī)院的合同審查僅僅局限于合同履行階段，未能全面覆蓋合同的全過程。也就是說，醫(yī)院的合同內(nèi)部審計(jì)欠缺全面系統(tǒng)的規(guī)劃和管控，更多是醫(yī)院的審計(jì)部門基于合同審計(jì)的基礎(chǔ)上擬訂的，涵蓋了合同審計(jì)范疇、合同審核事項(xiàng)、責(zé)任科室等，未沒有從合同風(fēng)險(xiǎn)管控的角度規(guī)范合同的立項(xiàng)、簽訂、分類、履行、變更等內(nèi)容，缺乏一定的全面性。

合同管控信息系統(tǒng)有待健全

雖然很多醫(yī)院購進(jìn)或開發(fā)了合同管控系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)未能充分涵蓋醫(yī)院所有科室以及醫(yī)院所有業(yè)務(wù)范疇，沒有把合同內(nèi)部控制流程有機(jī)地融合到醫(yī)院的合同管控系統(tǒng)當(dāng)中，也就是說，有些醫(yī)院的合同管理系統(tǒng)更多像是個(gè)“孤島”，與外界信息數(shù)據(jù)并沒有太多的聯(lián)系，無法實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)和全面共享，信息數(shù)據(jù)的安全性有待提高，信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有待提升，難以通過合同信息系統(tǒng)對(duì)公立醫(yī)院的合同履行狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)判。

基于內(nèi)審視角的公立醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)管控措施

完善合同內(nèi)部控制制度

公立醫(yī)院的內(nèi)部控制工作可謂是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大且漫長的工程，涵蓋公立醫(yī)院經(jīng)營范圍的方方面面。公立醫(yī)院的管理層和基層員工應(yīng)提高合同風(fēng)險(xiǎn)管控的意識(shí)，重視內(nèi)部審計(jì)和內(nèi)部控制的作用，強(qiáng)調(diào)合同審計(jì)部門的重要性，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍的建設(shè)，確保內(nèi)審計(jì)部門具有較強(qiáng)的獨(dú)立性和權(quán)威性。

同時(shí)，公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)管控的流程和規(guī)定，重新梳理設(shè)計(jì)醫(yī)院合同管控的組織架構(gòu)，科學(xué)設(shè)置相應(yīng)的合同管控崗位，細(xì)分合同責(zé)任人的職責(zé)和權(quán)利，明確合同內(nèi)部審計(jì)的基本職責(zé)，清晰明了地規(guī)定醫(yī)院合同的授權(quán)審核批準(zhǔn)和簽訂的權(quán)限，各崗位之間形成相互制約、相互監(jiān)督、相互分離的關(guān)系，避免出現(xiàn)越級(jí)審批或擅自簽訂合同的現(xiàn)象發(fā)生，并且明確合同的簽署范疇和條件。相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)妥善管控合同專用章；合同實(shí)施部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把控合同內(nèi)容的實(shí)施狀況，實(shí)時(shí)掌握合同的履行狀況，尤其對(duì)于即將到期的合同，應(yīng)當(dāng)啟動(dòng)合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方案，對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)較大問題的情況，應(yīng)當(dāng)立即了解狀況，查明原因，及時(shí)補(bǔ)救；財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)定期與各合同的實(shí)施部門進(jìn)行溝通交流，協(xié)調(diào)相關(guān)財(cái)務(wù)收支的問題；合同管控部門應(yīng)當(dāng)做好合同的登記，根據(jù)合同簽訂的時(shí)間、緊急程度等，定期統(tǒng)計(jì)、歸檔合同，根據(jù)不同的合同類型，詳細(xì)記錄合同的立項(xiàng)、簽訂、履行、變更、糾紛信息，在事前、事中、事后全過程監(jiān)督審計(jì)合同，一旦合同出現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)跟相應(yīng)部門的責(zé)任人溝通，提出整改措施。比如對(duì)于采購合同，合同管控部門應(yīng)注意遴選供應(yīng)商，制定全面的供應(yīng)商檔案，及時(shí)跟蹤醫(yī)療物資售后服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)工程施工類合同，合同管控人員應(yīng)注意管控工程項(xiàng)目的預(yù)算信息、實(shí)施階段的質(zhì)量、工程洽商、工程項(xiàng)目款項(xiàng)結(jié)算等內(nèi)容；對(duì)于物業(yè)服務(wù)類的合同，合同管控人員應(yīng)當(dāng)注意物業(yè)服務(wù)的質(zhì)量、物業(yè)服務(wù)人員的態(tài)度等；對(duì)于對(duì)外合作類的合同，合同管控人員應(yīng)注意合同費(fèi)用的收取情況、合同履行效果、合同法律風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容。

重視合同風(fēng)險(xiǎn)管控流程中的內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容

眾所周知，公立醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同以購買醫(yī)療物資、醫(yī)療設(shè)備、建設(shè)住院大樓、科教管理等工程施工項(xiàng)目、承接醫(yī)療技術(shù)服務(wù)為主，雖然各個(gè)公立醫(yī)院的合同流程有所差異，但是總體上是大同小異的。因此，在實(shí)際工作中，公立醫(yī)院的合同內(nèi)審審計(jì)工作涵蓋項(xiàng)目投標(biāo)、合同起草、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同款項(xiàng)結(jié)算、合同歸檔，甚至合同糾紛等過程，也就是說，公立醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)重視合同風(fēng)險(xiǎn)管控流程中的內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容，加強(qiáng)合同監(jiān)督力度，制定符合醫(yī)院特性的合同內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)反饋合同內(nèi)部控制信息，使醫(yī)院經(jīng)營管理和財(cái)務(wù)管理更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。比如公立醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期或不定期監(jiān)督管理和考核評(píng)價(jià)醫(yī)院合同內(nèi)部控制的實(shí)施狀況和成效，促進(jìn)合同內(nèi)部審計(jì)工作的順利開展，確保合同內(nèi)部控制真正落到實(shí)處，有效地降低公立醫(yī)院的合同風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部審計(jì)部門的審計(jì)建議，開展合同條款的修改工作。比如公立醫(yī)院在招標(biāo)的過程中，為了避免中標(biāo)單位和本院科室的串通行為，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)在合同簽署階段，重點(diǎn)查看合同內(nèi)容和招投標(biāo)的結(jié)果是否相符，并且參與到招投標(biāo)過程中，監(jiān)控招標(biāo)行為。為了提高醫(yī)院合同內(nèi)部審計(jì)的效果，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)拓寬自身的知識(shí)面，掌握醫(yī)院經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，能夠?qū)I(yè)地審核合同，面對(duì)法律關(guān)系復(fù)雜、影響深遠(yuǎn)重大的合同，應(yīng)當(dāng)組織多個(gè)部門，包括法律部門、研發(fā)部門、財(cái)務(wù)部門、合同管控部門等，共同討論合同事項(xiàng)，完善合同的條款內(nèi)容，并且征求外部專業(yè)律師的寶貴意見，保證醫(yī)院合同的合法合規(guī)合理，最大限度地避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛，有助于降低醫(yī)院的合同風(fēng)險(xiǎn)。

搭建和完善合同風(fēng)險(xiǎn)管控信息系統(tǒng)

在當(dāng)前新一代信息技術(shù)快速興起的時(shí)代背景下，公立醫(yī)院應(yīng)基于內(nèi)部審計(jì)的視角，根據(jù)本醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和實(shí)際管理的需要，搭建和完善合同風(fēng)險(xiǎn)管控信息系統(tǒng)，完善合同管控的內(nèi)容和流程，真正將新一代信息技術(shù)充分運(yùn)用到醫(yī)院的合同風(fēng)險(xiǎn)管控工作當(dāng)中，融合不同的系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)，使各科室的有用信息可以實(shí)時(shí)共享，各個(gè)系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)可以相互應(yīng)用，確保醫(yī)院信息數(shù)據(jù)最大限度的利用，保證合同信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。并且，合同管控系統(tǒng)應(yīng)能全面覆蓋合同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的所有功能，各項(xiàng)合同業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠完美地實(shí)現(xiàn)信息化管控，合同業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)要素應(yīng)當(dāng)嵌入到合同信息管理系統(tǒng)當(dāng)中。

結(jié)語

總而言之，合同的風(fēng)險(xiǎn)管控是公立醫(yī)院經(jīng)營管理中一項(xiàng)必不可少的工作，其往往涉及到資金往來，關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展。同時(shí)，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)部審計(jì)可以提升醫(yī)院經(jīng)營活動(dòng)的有效性和價(jià)值。

因此，近些年來，公立醫(yī)院的合同風(fēng)險(xiǎn)管控工作越來越受到管理層的重視，各個(gè)科室也在不斷提高合同管理的規(guī)范性，拓寬內(nèi)部審計(jì)的工作范疇，肯定內(nèi)部審計(jì)工作的價(jià)值，尤其需要基于內(nèi)部審計(jì)的視角，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，明確內(nèi)部審計(jì)的基本職責(zé)，優(yōu)化醫(yī)院合同內(nèi)部控制體系，嚴(yán)格管控財(cái)務(wù)付款審核的流程，提高合同管控精細(xì)化水平，有效地評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，最大限度地降低合同風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)公司的合法利益，保障公立醫(yī)院的持久健康發(fā)展。