企業管理與文秘工作的綜合影響研究

■ 張海迪

（中交第四公路工程局有限公司）

目前，我國經濟發展進入新常態，企業發展面臨日益復雜的內外部環境，多數行業市場競爭日益激烈，企業要想在此種環境下，在市場競爭中維持生存發展并占有一席之地，要統籌推進，協調做好多方面管理，包含質量管理、物資采購、人力資源與市場拓展等。企業發展中要將市場經濟發展方向作為導向，及時更新管理思路與手段。企業管理過程中文秘工作者自身的專業技能與素養關系到管理工作貫徹落實和工作效果實現，一方面，企業管理需要文秘工作的支撐；另一方面，文秘工作會影響到企業管理質量，因此筆者對企業管理與文秘工作的綜合影響進行一系列分析與建議。

1 文秘工作對企業管理的影響

文秘在現代化的企業管理中涉及內容較為廣泛，主要是從事于文書和秘書事務的任務崗位，具體來講文秘便是專業進行文字書寫和日常事務接待的文職人員。企業類型不同，規模不同，文秘指代側重點不同，在多數情況下，不僅能夠指代文秘崗位，還能夠指代文秘工作者[1]。

文秘工作具有多重特征。首先是職業化，文秘具有職業性特點，特別是具有專業化文書和秘書職業特征，稱之為文秘的典型屬性；其次是能力要求多樣化，文秘不只是要存在文字撰寫技能，還要具備良好的語言表述能力與優良的人際交往能力，這就決定著想要做好文秘工作，文秘工作人員能力必需具有多樣化；最后是公共化，文秘工作要圍繞企業整體利益最大化進行，涉及到與企業相關單位和政府機構的公關工作、協調工作和日常接待工作等，這些工作具有一定的公共性，彰顯著企業文秘公共性特征[2]。文秘工作的開展，為企業日常管理提供有力支持，促使企業管理科學有力有序進行，起到對企業管理開展的保障與支撐作用。

2 企業管理對文秘工作的影響

2.1 更新思維模式，順應企業發展

企業管理的最終目標是獲取綜合效益最大化，創造更多的經濟效益空間。因此，文秘工作要圍繞“經濟效益”這一中心，展現自身價值。現在，工業文明進入4.0，大步邁入數字化時代，企業經營環境變化速度越來越快，效率成本越來越高。企業要立足于優化資源配置，按照市場現有的環境調整做好管理工作的動態調整。文秘工作者要及時提升思維觀念，創新工作思路，通過敏感的意識對市場經濟發展方向進行感知，及時恰當調節工作模式，順應時代發展和企業管理的變動。文秘是企業管理中落實企管理控制的重要一環，文秘工作者必須擁有大局觀念、服務意識和創新思維，調整應對市場環境變化，獲取有價值的信息，做好上傳下達和信息互通，給企業決策提供依據支撐。

2.2 增強責任意識，助力企業發展

信息化時代的到來與發展，促使企業經營進一步優化提升的同時，還給企業生產經營帶來一系列挑戰[3]。企業管理是一系列決策制定和實施的過程，決策具有關聯性和互動性，任何一個決策在一定層度上都關系到企業今后的生存發展。文秘工作者要充當企業領導者的參謀助手，提供有益的建議，幫助領導者進行正確的決策。因此，文秘工作者要樹立責任意識，工作開展要保持與公司文化、領導者管理思想的高度契合，要增強自身綜合素質在企業管理決策中的作用效果。文秘工作者要積極吸收先進的管理方式方法，控制決策風險，要積極引導，做好優秀辦公系統的引進，要優化自身技能，提高自身工作效率和水平，服務好企業發展決策，保障企業管理科學的進行。

2.3 增強風險控制，提高工作協同

在企業發展規模與日劇增的背景下，文秘工作內容日益寬泛化與開放化，一方面要求內部瑣事被合理的處理，另一方面要求外部事務被有效的應對。前者包含信息獲取、材料積累和文化活動以及活動策劃；后者包含接待、單位協調、關系維護等，保障企業朝既定的方向發展。文秘要進行多層面的協調工作，延伸工作范圍與事業，提升自身交際能力與寫作能力，實現統籌協調的高效性。文秘工作者是復合型人才，要協助企業管理者對新領域進行開發，就應該在工作中學習，在學習中工作，訓練自身綜合實踐能力，更好的凸顯自身參謀與輔助職能。

2.4 明確權責，準確定位文秘職能

企業管理要求文秘確切的定位自身價值，傳統的文秘將文職視作核心，尚未完全凸顯文秘定位特征，無法將文秘管理的全部效用發揮出來。企業文秘管理水平的提升要明確職能，促使文秘職能確切的展現。首先，賦予文秘工作者一定的行政管理權利。企業管理者按照文秘崗位定位設置其管理職能，包含會議協調、事項督辦、目標管理、專項問題跟蹤整改等權利，致力于文秘工作者工作成效的提升。其次，完善績效考核機制。由于以往的文秘將文職視作中心點，難以全面凸顯辦公室管理價值，建議完善績效考核體制機制，圍繞精神激勵與物質激勵激發文秘工作者積極性，促使其全身心的投入到工作實踐中，給企業帶來較多的效益，最后，增加績效獎項。挖掘文秘工作者的自身才能，促使其在短時間內適應好崗位環境，實現企業管理滿意效果。

3 在企業管理中提升行政文秘工作效率的思考

3.1 培養文秘人員職業素養

（1）思想政治素養。企業文秘參與到企業管理工作中，應該具有思想政治覺悟，一言一行和黨組織保持思想上的一致性，要動態化的分析國家政策，執行黨組織政策。在自我工作實踐中要擁有自覺性與自律性，尤其是領導分配的任務要領悟到內涵與精髓，逐步的貫徹與落實。

（2）職業道德素養。首先是忠于職守，文秘工作者要熱愛自身工作，對工作具有高度的責任感與使命感，對自我與工作負責，不邀功不浮夸，腳踏實地的做好企業管理輔助工作；其次是誠實守信，文秘工作者在實際工作中要做到守時守約，立足于現有的工作制度規范和體制機制，嚴于律己，不做出違反工作規范的事情；最后是謙虛謹慎，行文秘工作者應妥善處理自我、同事和領導的關系，待人接物要大方得體，日常工作要靈活機動，巧妙化解各類矛盾，保障文秘工作的順利開展。

3.2 培養文秘人員工作能力

（1）協調與創新能力。企業文秘充當企業管理的媒介，也是企業人際交流的銜接者，應該協調好企業多項事務，包含同事和同事的沖突、同事和領導的沖突、企業和客戶的沖突以及企業與供貨商的沖突等，竭盡全力進行諸多關系的協調，努力為企業營造出積極向上的工作氣氛。針對創新能力的增強，文秘人員不僅要立足于領導層面，還要立足于員工與客戶的層面，打破傳統思維局限性，提出新穎的觀點和意見，解決工作中相關問題，找到工作中有效方法，不斷對工作落實進行創新。

（2）隨機應變與信息處理能力。在具體工作中，文秘人員會遇到各種類型的突發情況，如果不論大事小事，事事對領導進行請示匯報，會降低工作效率，同時由于缺少充足的時間，會影響工作效果，會影響領導對自身的印象，所以文秘人員要具備隨機應變的能力，遇到事情冷靜對待，果斷處理和溝通，妥善處理問題。在處理信息能力上，文秘要更多的獲取多種資料信息，加強信息甄別，做好信息管理與檔案管理，涉及到企業生產經營管理的重要信息要確保準確，通過合理的方法在大量信息中篩選出需求的信息，由此提升文秘人員處理信息能力。

（3）計算機軟件應用與文字撰寫能力，通過辦公軟件與設備開展工作，尤其是Word軟件進行文案和公文的創作、高效應用Excel提高工作效率和PPT軟件準備會議演講等，靈活掌握應用軟件的使用要點，做好文秘工作。另外是文字撰寫能力的提升，文秘工作者要熟練的掌握各種類型公文撰寫，掌握領導意圖，把領導指示、管理思路、會議精神落實在紙面上轉為文字，進而在企業內部進行宣貫和執行，提高企業文秘對企業管理的支撐力度。

4 結 語

綜上所述，企業領導者要深入關注企業管理與文秘工作的綜合影響，意識到文秘工作的重要性，通過有效方式提升文秘工作人員的素養和實踐能力，健全完整的企業管理體系，促使行政文秘工作設置的價值充分展現，帶動企業持續化運行。