基于“互聯網+”的科技檔案管理創新

葉倩YE Qian；葉甜YE Tian

（①國網河南省電力公司電力科學研究院，鄭州450000；②中國科學院檔案館，北京100190）

0 引言

以信息化發展為基礎，通過大數據技術、計算機網絡技術以及人工智能技術等，推動科技檔案管理的創新，實現科技檔案的數字化和電子化，促進科技檔案管理的共享和保存，進而提高科技檔案的利用率，為大多數科技工作者提供檔案支持。

1 科技檔案管理的困境

近年來，我國科技檔案的管理機制不斷完善，管理水平不斷提高。但是，由于各種因素的限制，仍然有很多問題需要解決，主要體現在以下幾個方面：

1.1 科技檔案的歸檔水平低 我國很多單位對于科技檔案管理的重要性認識不足，對于科技文檔的重視程度不足，因此科技檔案的歸檔水平較低，管理不完善。尤其是一些較大規模的科技活動，只有檔案的立項保存，缺乏正規化的管理，難以真實反應科技活動的真實過程和重要數據等，歸檔文件不全，缺少評估以及記錄的文件，導致了科技檔案不全。

1.2 科技檔案利用率低 當前，我國對科技檔案的使用程度較低，尤其是與社會需求不匹配，再加上在科技檔案管理的不同環節之間的碎片化和不兼容，很難在所有技術檔案的質量上取得突破。此外，我國的科技檔案管理系統中，無論是檔案工作者、還是科技檔案管理的系統軟硬件仍不能滿足現階段網絡化時代的發展需求，科技檔案管理的信息化建設過程仍然任重道遠，因此，有必要構建完整的檔案管理服務系統，積極與信息化技術相結合，促進科技檔案管理的發展和進步，提高科技檔案的利用率水平。

1.3 科技檔案存在較為普遍的分散管理問題 從科技檔案的現狀來看，有些部門認為每個部門管理檔案更加方便，甚至有些部門的科研人員也一直希望科研成果成為私有財產。結果，大量科學技術文獻分散在不同部門或科學技術工作者之間。而這些技術文獻或者文檔中有非常關鍵的數據，如果文件被隱藏或篡改，會導致科技檔案的價值喪失。

1.4 科技檔案的有關法律法規相對薄弱 當前，我國關于科技檔案的法律法規建設仍然相對落后，尤其是在保密性上，沒有完善的法律法規，法規的重點尚不清楚。保密的相關規定在建設中遠遠落后，并且管理規則顯然與現代信息化的要求不匹配，這些問題對科技檔案管理的信息化建設以及網絡機密性造成了一定的困難，導致科技檔案無法依法行事，科技檔案的機密性嚴重不足。同時，目前還沒有完整的科學和技術報告系統，也沒有明確的定義規定和操作規范，從而難以有效地促進科技檔案的共享和使用。

1.5 管理模式不適合互聯網時代 我國絕大多數機構或者企業的科技檔案管理模式仍然相對落后，沒有順應時代發展的潮流，造成的結果是大多數科技檔案的保密規格過高，無法有效利用，難以更好地促進社會發展。的確，在這些科技檔案中，很多數據確實需要進行保密，但也也有部分材料可以對社會公開，而這種全面保密的做法限制了科技檔案發揮其應有的作用，也不符合目前共享的需求。

2 通過“互聯網+”管理科技檔案的創新思想

互聯網的飛速發展為科技檔案管理的發展帶來了新的機遇，利用其提高科技檔案的創新性和生產力，將對傳統的科技檔案管理產生巨大影響。

2.1 檔案的標準化管理和提高其效率要求引入互聯網 根據當前的科技檔案管理現狀，科技檔案管理通常不能非常及時、高效地收集檔案文件，在總結分析時往往難以滿足業務需求。即使保留了某些內容，其中的許多內容也無法發揮應有的作用。檔案零散和信息不足等問題使科技檔案無法有效地作為參考，更不用說最大化其收益了，就共享信息資源而言，標準化的信息平臺構建也迫在眉睫。同時，過于繁瑣的歸檔和借閱程序將花費研究人員大量時間，降低了研發效率，迫切需要更便捷的使用方法。

2.2 資源共享，開發和使用檔案需要引入互聯網 當前，互聯網已經影響了許多行業，例如電子商務，在線電影和電視以及交通運輸。檔案工作從為企業和機構提供服務到向社會提供綜合服務的轉變已成為檔案工作者的共識。在線科技檔案管理將有助于在科學技術創新領域提供集成化和社會化的信息服務，其整合是大勢所趨。而且，隨著科學技術的發展，信息時代公眾采取的各種科學技術行動變得越來越復雜，對信息及時性、移動性和便利性的需求也增加了。公共信息服務的便利性增加為科技檔案滿足公眾不同的需求服務提供了必要的條件。

3 在“互聯網+”環境中開展科技檔案工作的條件

3.1 數字化內部環境 內部環境主要是指新時期科技檔案的創新發展，這不僅在一定程度上彌補了傳統檔案工作的不足，而且為內部環境增添了新的特色。科技檔案管理逐步形成了現有網絡、數字化和信息化的集成管理工作。網絡技術的使用可以提供數字信息的相互集成，搜索和使用，從而滿足檔案信息化的需求，呈現出良好的發展趨勢。

3.2 外部環境網絡化 毫無疑問，外部環境的聯網也是互聯網環境下科技檔案管理的重要變化，外部環境包括社會環境和外部技術環境。科技檔案的外部環境趨向于數字化，網絡化和信息化。在信息技術飛速發展的影響下，外部環境更加復雜，可以有效地促進管理創新和改革。

3.3 科技檔案面臨的挑戰 在互聯網+環境中，科技檔案館面臨許多挑戰，可以總結如下：首先，缺乏檔案意識，主要是由于某些項目單位沒有認識到科技檔案的重要性，不重視科技檔案的積累。其次，由于缺乏全面的數據采集，相關的科技人員沒有及時注冊和傳輸文件信息，導致文件信息丟失。第三，有必要改善文件存儲的操作：沒有相應的塊來創建文件存儲，或者文件存儲不具有防蟲，防火和防盜功能。第四，很多從事檔案管理的人員綜合素質低下，收集、分類、編目、存放等不符合程序要求。

4 基于“互聯網+”的科技檔案管理創新策略

4.1 全面收集文件并建立專門的數據庫 科技檔案的收集是檔案工作的基礎。有必要擴大科技檔案的數量和內容，弄清需要檔案的具體工作部門，并在每個具體環節引入管理方法。統一歸檔時間，對科技檔案的每個文件的目錄進行分類，并收集研究項目的全過程，對信息進行全面記錄，并定期匯總和評估檔案材料。改進相關硬件，安裝快速的文檔信息管理系統，創建科技檔案管理數據庫。但是由于一些部門的科技檔案信息過于龐大，很難一一地組織科技檔案。有必要通過信息技術加強數據的收集和處理，自動組織和信息數據庫的系統集成，有效降低人員成本，并保證信息收集與處理的質量，實現檔案管理的標準化。

4.2 轉變思想觀念，實行專業管理 科技檔案是科學研究工作的結果，因此，有必要將科技檔案管理的工業與科學研究相互結合起來，以實現共同進步。在科技檔案管理結構方面，需要專門機構和專業人員來管理科技檔案，需要對相關的管理人員進行綜合性的培訓，包括技術培訓、道德培訓、法律培訓以及知識培訓等，提高科技檔案管理人員的綜合素質，使其滿足當前科技檔案管理信息化的發展要求，促進科技檔案管理的信息化進程。

4.3 完善控制機制 在對科技檔案信息化的過程之中以及完成后，將根據特定改革的狀態對文檔管理工作的所有部分進行重組，并確定適合科技檔案管理的各種職位，可提高工作人員和技術的一致性以及文件管理效率。結合科技檔案管理系統的建設，專注于創新科技檔案管理理念，促使科技檔案的管理由傳統的管理模式逐漸向全過程管理轉變，組織相關的檔案管理人員加入到研究項目之中，并以實物形式收集和組織科技檔案。確保記錄與研究管理之間的同步，檔案工作者必須參與科學技術項目的整個過程，例如研究與實驗，歸納與鑒定，促進與轉化等，以確保技術文檔的完整性。在將互聯網與科技檔案館整合時，應更加重視主要工作，有必要在檔案館中建立實用的科學技術檢索系統，提高檔案利用的效率。完善文件管理系統是互聯網+形勢下科學檔案管理的根本保證，高度重視科技檔案信息化管理工作，并通過激勵制度和考核制度，提高相關人員的積極性，以提高科技檔案管理信息化管理的效率。

4.4 充分利用科技檔案 首先必須從強調擁有過渡到強調應用上。檔案管理人員應積極建立公開檔案信息管理模型，并不斷研究檔案的價值，以使研究人員可以更輕松地訪問和使用檔案，并努力將死檔案轉變為實時檔案。通過科技檔案信息化，將信息技術與檔案管理整合，為科技檔案的開發和使用奠定了基礎，也為最大限度地利用科技檔案提供了機會。因此，科技部門應當高度重視互聯網上科技檔案信息資源的開發，為單位的科學技術生產活動提供優質服務。開發科技檔案時，有必要根據部門和相關研究項目的一般工作需要，對原始數據進行匯總、分析、過濾、計算、研究和處理，并形成專題匯編，以提供嚴謹的文檔服務。一些與數據庫中涉密無關的信息應發布在互聯網上，以便利科學技術人員的使用，從而使檔案真正為人民服務。關注“移動互聯網”的發展趨勢，積極開發和定制用于移動終端和手機、微信等客戶端訪問、請求、處理、下載或上傳的界面，真正實現更多便捷、免費、互動的信息資源訪問需求。

5 結束語

總體而言，以當前的“互聯網+”水平，應積極更新我國企業科技檔案管理系統，以大大提高企業科技檔案管理的整體效率。同時，我國所有企業都要高度重視科技檔案的管理，并將其引入企業戰略規劃體系。企業開展科技檔案管理活動，應積極整合互聯網技術，以實現各種科技檔案資源的快速、準確匯總和共享，并以“互聯網+”模塊形成的科技檔案管理系統為基礎，確保在互聯網+時代的背景下不斷創新和發展。