試論企業(yè)檔案管理工作的路徑

李然 劉陽

摘? 要：加強企業(yè)檔案管理工作，有利于企業(yè)綜合管理水平提升，夯實企業(yè)管理基礎。針對當前企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低、與中心工作融合度不夠、企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力有待提高、企業(yè)檔案信息利用率不高等問題，筆者著重從加強企業(yè)檔案管理重視程度、加強企業(yè)檔案管理隊伍建設、強化檔案服務職能、注重檔案資料收集、充分利用現(xiàn)代化檔案管理手段 、建立健全完善企業(yè)檔案管理制度等六個方面提出相應的解決路徑，對大數(shù)據(jù)時代企業(yè)應采取的企業(yè)檔案管理措施進行具體討論，希望能對提升企業(yè)檔案管理工作起到一定的參考作用。

關鍵詞：企業(yè)? 檔案管理工作? 問題? 路徑

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）08（b）-0155-03

Abstract： To strengthen the management of enterprise file， is conducive to the improvement of enterprise comprehensive management level， tamp the foundation of enterprise management. In view of the current enterprise file management work is not enough emphasis on the low side， insufficient integration with central work， professional ability needs to improve enterprise file management， enterprise file information utilization rate? not high， the author puts forward the corresponding solutions from the following six aspects： strengthening the attention of enterprise archives management， strengthening the construction of enterprise archives management team， strengthening the function of archives service， paying attention to the collection of archives data， making full use of modern archives management means， and establishing and perfecting the system of enterprise archives management. This paper discusses the measures of enterprise archives management that should be taken by enterprises in the era of big data， hoping to play a certain reference role in improving the management of enterprise archives.

Key Words： Enterprise; File Management; Problem; Path

大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展沖擊著各行各業(yè)，企業(yè)管理模式逐步擺脫傳統(tǒng)的人工管理逐漸向信息化、智能化的方向轉(zhuǎn)變。承擔企業(yè)“后勤”服務的檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)重要的管理內(nèi)容與模塊，不再是簡單的資料存放，而是憑借其強大的信息資源支撐企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，注重檔案數(shù)據(jù)的應用服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的無縫連接，建立一套符合企業(yè)自身特點、體現(xiàn)企業(yè)科學管理水平的檔案體系，提高檔案的工作質(zhì)量和利用效率，使企業(yè)檔案工作同步企業(yè)發(fā)展速度，從人力物力財力等方面優(yōu)化企業(yè)管理模式，提升企業(yè)效益，規(guī)避和抵御風險，積極探究企業(yè)檔案管理的適應路徑勢在必行。

1? 企業(yè)檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低

企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理工作的一項，因非企業(yè)主業(yè)，相對處于弱勢地位，大部分企業(yè)管理層更專注主業(yè)，對檔案管理工作不夠重視。甚至一些主管檔案管理工作的領導也沒有對檔案工作給予應有的重視，職工傳統(tǒng)思維中往往認為檔案管理僅僅是資料的保存，沒有形成對檔案管理的系統(tǒng)性思維。

1.2 企業(yè)檔案管理工作與中心工作融合度不夠

大部分企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)中心工作融合度相對較低，如何真正做到二者的有效融合發(fā)揮檔案管理的價值，方式方法十分重要。部分企業(yè)能夠意識到二者融合的重要性，卻找不到切入點，不知從哪抓起，將企業(yè)經(jīng)營管理工作和企業(yè)檔案管理工作平行開展，費時費力不見成效，形成惡性循環(huán)，導致企業(yè)對檔案管理工作更加不重視。

1.3 企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力有待提高

受傳統(tǒng)企業(yè)管理模式影響，企業(yè)檔案管理工作大部分仍處于較為傳統(tǒng)的模式。企業(yè)檔案管理人員往往存在兼職現(xiàn)象，部分從事檔案管理人員操作電腦水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象，加之企業(yè)專業(yè)檔案知識培訓以及檔案管理信息化投入、企業(yè)對檔案管理的要求不高等多重因素，檔案管理人員專業(yè)能力停滯不前，綜合能力相對薄弱，檔案管理隊伍不穩(wěn)定，沒有對檔案工作形成專業(yè)化、標準化、信息化認識。

1.4 企業(yè)檔案信息利用率不高

部分企業(yè)至今并未建立檔案信息系統(tǒng)，即便建設也存在在規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性上不一致，不能滿足企業(yè)檔案信息資源共享的需求，導致企業(yè)檔案信息利用率偏低。

2? 企業(yè)檔案管理工作的路徑探索

2.1 加強企業(yè)檔案管理重視程度

企業(yè)領導層要從思想認識上、政治上重視企業(yè)檔案管理工作的重要性，組織企業(yè)各層次負責人、檔案管理人員學習《檔案法》、企業(yè)檔案管理相關規(guī)定等，形成全企業(yè)重視檔案工作的氛圍，尤其是企業(yè)檔案信息化建設進程中，并非檔案部門自身工作，需要各部門積極配合、提供原始數(shù)據(jù)和建設性的意見和建議，企業(yè)管理層應提高企業(yè)檔案管理工作的地位和作用，建立定期聽取檔案工作匯報機制，及時協(xié)調(diào)解決企業(yè)檔案工作中存在的問題，同步做好企業(yè)檔案宣傳工作，結(jié)合開展“國際檔案日”“檔案法宣傳周”等系列活動積極宣貫企業(yè)檔案最新進展，強化企業(yè)檔案管理影響力。

2.2? 加強企業(yè)檔案管理隊伍建設

檔案管理隊伍是企業(yè)發(fā)展的重要力量，高素質(zhì)的檔案管理隊伍，不但是企業(yè)檔案管理的需要，同時也是企業(yè)檔案管理人員業(yè)務提升的需要，檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量。尤其是大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息化建設是檔案管理升級的必由之路。推進檔案信息化建設的關鍵是人。由于電子檔案的自身屬性，電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方法不同，這對檔案管理人員提出了新的要求，學習檔案學基礎理論，掌握檔案工作的規(guī)律性，其應熟練運用檔案管理工作流程和現(xiàn)代化的檔案管理技術。加強檔案管理人員的業(yè)務技能的同時，其責任心、責任感、事業(yè)心的培養(yǎng)也是提高企業(yè)檔案管理的重要一環(huán)，因此要對企業(yè)檔案管理隊伍綜合素質(zhì)的提高常抓不懈，為企業(yè)檔案工作夯實基礎。

2.3 提升企業(yè)檔案管理水平，強化檔案服務職能

加大企業(yè)檔案管理水平整體提升力度，堅持檔案集中統(tǒng)一管理原則，做好檔案的收集、整理、分類、保存等基礎性工作，強化檔案服務職能，發(fā)揮企業(yè)檔案的情報價值、評審價值、維權(quán)價值、營銷價值，推進檔案工作融入企業(yè)持續(xù)發(fā)展工作中，從基礎檔案、行業(yè)信息、全面分析、系統(tǒng)應用等不同層面遞次為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供服務信息，用好用活檔案信息資源，提高檔案利用率。如借助檔案數(shù)據(jù)信息平臺，對比分析企業(yè)不同指標信息波動變化以及變化的具體形式，動態(tài)跟蹤分析變化數(shù)據(jù)，對企業(yè)管理層經(jīng)營決策將發(fā)揮一定的作用。有條件的企業(yè)建議創(chuàng)建檔案室、閱覽室、資料庫，同時配備專職工作人員，對接各業(yè)務部門檔案資料的協(xié)調(diào)控制、歸檔管理以及應用，強化檔案服務職能落地。

2.4 注重檔案資料收集

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎性工作，而檔案管理工作的基層性工作是檔案資料收集，實時收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整的關鍵基礎環(huán)節(jié)。加強檔案分類管理，規(guī)范檔案收集范圍，根據(jù)企業(yè)檔案相關管理辦法及細則完善檔案的基礎數(shù)據(jù)收集內(nèi)容，并實行各部門聯(lián)動，全員采取定期和不定期相結(jié)合的方式參與檔案資料收集和補充，避免檔案基礎數(shù)據(jù)的缺失，確保原始檔案信息與進入檔案管理信息系統(tǒng)的電子檔案信息一致，確保匯總后的檔案資料層次清晰、材料齊全，在符合保密原則的情況下合理利用檔案。

2.5 充分利用現(xiàn)代化檔案管理手段

加強企業(yè)檔案管理的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息共建共享，企業(yè)應借助現(xiàn)代化的檔案管理技術和管理方法，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化、信息化。利用現(xiàn)代信息化的管理設備，通過信息數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設、信息流動渠道的設計等，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)檔案管理信息化，使企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)網(wǎng)上記錄、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析、監(jiān)控，確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性、規(guī)范性、可用性、精準性，改變傳統(tǒng)信息管理的事后模式為即時模式，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化，使企業(yè)檔案管理更加科學、合理、合規(guī)。

2.6 建立健全完善企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案工作是一項記錄企業(yè)歷史、服務企業(yè)、造福職工的重要事業(yè)。要堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹習近平總書記“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”關于檔案工作的重要指示精神，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》有關規(guī)定，考慮企業(yè)自身實際編制相關檔案規(guī)章制度，結(jié)合實際檔案工作開展適時更新規(guī)章制度，完善檔案管理機制，對企業(yè)檔案的收集、整理、分類、鑒別、歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀、移交、更新等各環(huán)節(jié)工作流程作出具體規(guī)定，保證檔案管理制度化運行。

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作的有效推進對企業(yè)發(fā)展起著重要作用。企業(yè)必須進一步關注企業(yè)檔案管理中應注意的問題，積極探索創(chuàng)新檔案管理路徑，漸進提升企業(yè)檔案管理水平和服務水平。

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