如何提高檔案現代化管理與利用水平辦法研究

田樹青

【摘? 要】基于提高檔案現代化管理和利用水平的辦法進行研究，先闡述檔案管理實現現代化的重要意義，然后分析檔案現代化管理中存在的問題，并以此為依據，提出實現檔案管理現代化發展與利用水平的途徑，其內容包含：注重檔案管理規范化建設、加大檔案管理經費投入和創建高素質的檔案管理隊伍等，目的在于有效提高檔案管理質量。

【Abstract】Based on the research on the methods of improving the level of modern management and utilization of archives， this paper firstly expounds the significance of modernization of archives management， then analyzes the problems existing in modern management of archives， and on this basis， puts forward the ways to realize the modernization development and utilization of archives management， which include： paying attention to standardized construction of archives management， increasing investment in archives management and creating a high-quality archives management team， etc.， with the aim of effectively improving the quality of archives management.

【關鍵詞】檔案管理;現代化;利用水平;辦法

【Keywords】archives management; modernization; utilization level; method

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0031-03

1 引言

伴隨社會經濟飛速發展，各行各業每天都會產生復雜的數據，其中有部分數據信息會以紙質檔案形式加以保存利用。但是傳統的紙質檔案管理模式，不論管理方式還是檢索方式，都已經無法適應現代化社會發展需求。為此，越來越多的企事業單位，都已經從傳統紙質檔案管理轉變為電子化檔案管理，不僅提高了檔案管理工作效率和檔案利用價值，還節約了檔案管理資源。基于此，針對如何提高檔案現代化管理與利用水平辦法，展開以下分析。

2 檔案現代化管理的重要意義

在信息時代發展背景下，越來越多的企事業單位檔案管理方式，由最初的紙質檔案管理形式，逐漸向檔案管理現代化方向發展。在企業或單位中實現檔案現代化管理，不僅能實現檔案資源共享，同時還能節省檔案存儲空間，方便檔案管理和查詢利用。對此，針對檔案現代化管理的意義進行研究。

2.1 有助于實現檔案資源共享

傳統紙質檔案管理通常以分類整理檔案為主，要想實現檔案資源共享，需要消耗大量的人力、物力和財力，甚至還需要通過“調檔”的方式獲取檔案，雖然此種方式也能保存檔案實現共享，但在使用中存在檔案資源流動慢和利用率低等問題。簡單來說，實現檔案現代化管理，運用現代計算機網絡技術存儲檔案傳遞信息，提高檔案管理效率和檔案資源利用率，是必然的發展趨勢。

2.2 有助于節省檔案存儲空間

紙質檔案管理需要先進行統一的分類編目管理[1]，但運用計算機技術能把紙質檔案轉變成為電子檔案，而且還可以把電子化的檔案資源存儲在硬盤或光盤中，不僅有效節省了檔案存儲空間，方便檔案編研利用，還節省了人力物力。

2.3 方便檔案管理和查詢

傳統的紙質檔案管理，需要對傳統紙質檔案分類歸檔，編制檢索工具，才能方便檔案人員查詢利用檔案。但此過程需要耗費大量時間和人力資源，不僅影響檔案管理效率，也會浪費使用者查詢時間。檔案現代化管理的運用，能有效解決傳統紙質檔案管理與利用缺陷，不僅能提高檔案管理效率，還能設計出具有人性化和便捷性的檢索工具，提高使用人員的查詢效率。

3 檔案現代化管理中存在的問題

在實際工作中，當前檔案管理現代化發展面臨著一些問題，主要表現為：管理的標準化程度有待加強、檔案管理經費投入有待加大、管理人員綜合業務素質有待提高等?；诖?，針對檔案現代化管理中存在的問題，展開較為深入的分析。

3.1 管理的標準化程度有待提高

根據企業或單位的檔案管理現狀可看出，在實際工作中存有重視不夠、認識不清等問題。加上檔案現代化管理具有一定的復雜性，除了需要檔案管理人員具備較高的業務素質技術水平以外，還需要具備統一的檔案管理系統軟件，但是因這些問題的存在，致使檔案信息出現不規范、不安全等問題，不僅在一定層次上影響了檔案管理現代化水平的提高，還阻礙了企業發展[2]。

3.2 檔案管理經費投入有待加大

一般情況下，對檔案現代化管理經費的投入，與領導對檔案管理事業的重視程度成正比。但是根據目前部分企事業單位領導而言，其沒有充分意識到檔案現代化管理的重要性，致使資金投入無法滿足檔案現代化管理發展需求。尤其針對發展中的基層單位，除對檔案現代化管理缺乏基本的認識之外，還受資源條件及資金限制，不僅檔案存放管理整體條件較差，缺少安全設施，還缺乏檔案管理現代化必須的設備和網絡環境，增加了檔案管理現代化實施難度。除此之外，部分單位還在檔案室堆放其他雜物，給檔案管理造成了不利影響。

3.3 管理人員綜合素質有待提高

從檔案管理層次展開分析，在檔案現代化管理工作中，“人”才是檔案管理的主體。檔案現代化管理，需要借助計算機快速處理技術和互聯網高速傳輸技術等，及時收集處理檔案資源，快速查閱利用檔案資源。檔案管理人員除了需要具備專業的檔案管理能力之外，還應具備一定的信息技術知識，以便提高檔案現代化管理水平和管理質量，這就需要企業或單位創建完善的檔案管理人才培養機制。但是，大部分企業或單位的檔案管理現狀是，沒有創建完善的人才培訓計劃，致使員工素質能力無法得到提高，無法達到檔案現代化管理所需要的能力要求，最終導致工作人員紛紛辭職或謀取其他崗位[3]。

4 提高檔案現代化管理和利用水平的途徑

針對當前檔案現代化管理中存在的問題，對提高檔案現代化管理和利用水平的辦法，展開較為深入的分析，其內容包含：注重檔案管理規范化建設、加大檔案管理經費投入和創建高素質的檔案管理隊伍等，從而提高檔案管理質量和管理效率。

4.1 注重檔案管理規范化建設

要想實現檔案管理現代化，需要確保檔案管理工作具有一定的規范性與科學性，使其在實際工作中發揮出最佳效果。在檔案管理中單純依靠技術手段或專業化標準是難以實現預期目標的，不僅無法提高檔案管理效率，還會對現代化發展造成影響。因此，相關部門在對檔案管理實現現代化時，需要確保檔案管理建設具有一定的規范性與科學性，對檔案管理工作實現現代化發展起到積極的促進作用。加強檔案管理規范化建設可以從以下幾個方面著手。首先，建立科學合理的電子檔案管理系統，規范對電子數據的監督管理工作，以制度為保障提升電子檔案管理水平。其次，有機整合電子檔案資料，強化各部門之間的聯系，從全局出發以更加系統化的方式管理檔案資料。最后，要簡化電子檔案管理流程，讓電子檔案管理體系更具實踐性，進而更好地發揮出其自身的作用與價值[4]。

4.2 加大檔案管理的經費投入

要想充分發揮檔案現代化管理的重要作用，單憑建設檔案管理規范是遠遠不夠的，還需要相關領導對檔案管理現代化的重視，針對檔案現代化管理增加資金投入，保證檔案現代化管理工作的順利開展。在創建檔案館、檔案室時，需要達到現代檔案館、檔案室建設規范要求，充分考慮檔案管理現代化的發展需要，有針對性地添置檔案管理現代化設備，有效保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。除此之外，現代化的檔案管理還需要在實際工作中配備相關辦公設備，加強現代化技術在檔案管理中的應用，提高檔案管理的現代化水平。這就需要領導重視，加大在電子檔案管理方面的資金投入，不斷更新設備與技術，提高檔案現代化管理水平和利用率，營造出更多的經濟效益和社會效益[5]。

4.3 創建高素質的檔案管理隊伍

創建高素質的檔案管理隊伍，是檔案事業穩定發展的基礎，也是新形勢下檔案現代化管理的必然發展要求。但要創建一支素質高、服務優的檔案管理隊伍，需要在實際工作中落實競爭機制，擇優上崗。對此，可以從以下幾個方面入手：首先，改變人的思想觀念。人作為檔案管理現代化建設中的重要組成部分，要想實現檔案現代化管理，就需要讓檔案管理人員充分意識到檔案現代化管理的重要性，相關部門應當有計劃、有針對性地引進檔案專業人才，培養出具有扎實理論知識和操作技能過硬的檔案現代化管理專業人才，并在新形勢發展背景下，合理運用先進技術手段管理檔案和保存檔案。其次，掌握豐富的理論知識和較強的技術水平。在檔案現代化管理工作中，管理人員除了需要豐富的理論知識，還需要具備較強的開拓創新意識和較強的技術水平，推進檔案管理現代化發展。針對此，需要相關部門創建科學、嚴格的選拔制度，選拔出具有較高道德水平和職業素養的檔案管理人才，讓其從事檔案管理工作，提高檔案管理水平和工作效率。除此之外，還可以通過聘請檔案管理專家、信息技術專家，給在職員工上課培訓，教授檔案管理現代化方面的知識和發展方向，提高檔案管理人員的認識和專業水平，全面應對檔案管理現代化中存在的問題，確保檔案管理現代化建設順利推進。最后，加大檔案業務培訓。在檔案現代化管理中，檔案業務培訓發揮著重要作用。所謂檔案業務培訓指的是根據檔案工作的新要求和新規定，讓檔案管理人員在學習中提高自身素質和工作水平，明確提出檔案管理人員需要在指導和培訓過程中，全面掌握現代檔案管理工作的新特點。根據檔案管理工作新要求、新標準，擬訂科學、有效的培訓內容，使檔案人員轉變思想觀念，學到新技能、新方法，達到檔案管理現代化的新要求，適應檔案現代化管理工作[6]。

5 結語

基于新時期發展背景下，傳統的紙質檔案管理工作已經無法滿足檔案管理現代化的發展需求，實現檔案管理現代化，是社會的必然發展趨勢。因此，在促進檔案管理現代化發展時，需要先了解檔案管理現代化過程中存在的問題，注重檔案管理規范化建設、加大檔案管理經費投入，創建高素質的檔案管理隊伍等有效方法，提高檔案管理現代化水平，才能實現檔案現代化管理。

【參考文獻】

【1】徐智.提高民政檔案現代化管理水平的措施[J].山西青年，2020（2）：229.

【2】龔天.關于提高企業檔案現代化管理水平的思考[J].商情，2019（27）：161.

【3】楊芳.簡析提高檔案管理現代化水平的途徑[J].卷宗，2017（25）：82.

【4】朱秀宇.談如何提高檔案現代化管理與利用水平[J].中國科技投資，2017（1）：246.

【5】王穎.淺談基層檔案管理現代化和專業技術人員素質的提高[J].科學與財富，2017（11）：15.

【6】王亞慶.提高檔案管理現代化水平的路徑選擇[J].西部皮革，2016，38（14）：226，229.