企業合同管理法律風險識別與防范措施

文| 權青峰

企業得以發展的重要手段就是參與合作，而合同對企業合作關系有著重要的維持和規范作用，基于此，合同管理成為現階段企業管理工作中的重要內容。在市場經濟制度快速發展和完善的背景下，我國企業合同的法律制度逐步完善，這不僅提升了企業合作關系和合同管理的規范性，同時也賦予了合同管理工作更大的壓力。企業合同風險是目前致使企業經營風險出現的重要因素，合同管理風險的存在一方面會使企業經營受到直接影響，另一方面也給企業的生存造成了嚴重的威脅。因此，我們要給予合同管理應有的重視，并在管理工作中的法律風險管理上有所側重。

企業合同管理概述

無論是維持企業合作關系還是提升企業合作關系規范性上，合同都發揮著不可或缺的作用。合同的簽訂是基于雙方自愿的背景下來實現的，其簽訂工作的完成意味著法律效應和強制性效應的出現。如果在合作過程中合同一方并未嚴格按照合同規定履行職責，那么另一方可以以合同為依據強制性的進行賠償事宜。就合同約束性和法律效應來講，其作用并不停留在合同一方，而是對合同雙方都具有作用，是保證雙方合作關系良好開展的重要措施。企業要使自身經營活動得到正常開展，就必須基于與合同相對方簽訂各種合同的背景下來進行。

就合同簽訂和履行過程而言，企業特定利益受到侵害等情況時有發生，而這些利益受損害情況的發生可以總結為合同風險，這也是實施合同管理致力于解決的主要問題所在。對存在于合同中的法律風險來講，其是導致企業經濟效益被損害的直接因素，甚至對企業生存也會產生不利影響，所以，我們要加大對企業合同法律風險管理和防范的重視力度，并以針對性措施為依托，從而使存在于合同中的法律風險得到有效的消除。

合規風險定義

對企業來說，通常的風險是指影響其總體或部門生產經營目標的不確定性。在市場經濟環境中，企業的生產經營行為應該遵循合規義務，而一旦違反合規義務，便發生了合規風險。在ISO19600-2014《合規管理體系 指南》的3.12中明確指出，“合規風險是對合規目標影響的不確定性。合規風險是不符合組織合規義務的可能性和后果”在合規管理體系中，合規目標是由組織制定的，是組織行為符合組織適用的合規義務的要求一致。合規風險主要涉及不合規事件發生的可能性以及不合規導致的后果，其中，不合規是指未履行合規義務或者違反合規義務。

從這個角度出發，合規義務與合規風險之間存在一一對應關系。目前，大多數公司開展生產經營活動的過程中在面臨一般性的市場風險、管理風險，如銷量下降、質量或財務問題的同時，更要考慮到生產經營活動合規風險，特別是一些企業越來越多的合規風險已經連續發生。同時，監管當局也正以更大力度地宣傳或頒布具體法律法規，并積極應對、打擊企業的違規行為。

合規風險的存在是一個相對概念，它是比照“合規義務”是否履行的不確定性而產生的“合規風險”。假如企業沒有承擔“合規義務”，就無所謂“合規風險”。反之，承擔“合規義務”越多，未履行或者違反合規義務而導致的“合規風險”也越多。同時，如果承擔“合規義務”標準越高，企業是否能夠履行就更具有不確定性，由此未能達到合規義務要求而導致的“合規風險”發生的概率也越高。

合同管理法律風險的范圍與識別

合同管理制度風險

科學完善的合同管理制度能夠讓合同管理各項工作變得有據可循、有法可依，對于合同管理人員能夠起到指導和約束作用，使之嚴格遵守管理制度細則開展合同管理工作，竭力避免自身出現違規操作，那么合同管理必然會取得更加理想的效果。然而部分企業在制定合同管理制度之前并未詳細研讀我國的法律法規，導致合同管理制度不夠嚴謹，有些制度內容與法律法規稍有不符，按照這類條款制定和履行合同，會在一定程度上誘發法律風險，需要企業能夠予以充分重視。

合同管理程序風險

企業合同管理工作通常擁有標準化的工作流程，每一項程序的規范操作都至關重要，一旦在程序上出現疏漏將會出現法律風險，企業利益將受到損害。有些企業制定的合同管理程序缺乏關聯性，程序之間的聯系不夠緊密，實際執行過程中就會出現各種各樣的問題；還有些企業對于合同程序的操作沒有加以細致說明，這讓管理人員在具體操作中容易做出不當行為，進而加大了合同管理的法律風險。因此，對于合同管理的程序風險也是企業需要重點防范的。

合同訂立法律風險

1.合同訂立的主體。對于合同訂立的主體來說，必須是法律承認的、具有民事主體資格的自然人、法人或其他組織，超出這個范圍的主體簽訂的合同將被視為無效，其在合同中規定的權利義務都不能得到應有保障，企業將會面臨極為不利的局面，不但會蒙受不可估量的經濟損失，企業的社會形象也會遭到破壞。為了防范這一風險，企業在簽訂合同之前必須確認對方是否具備法律承認的主體資格，還要調查其資信狀況，這些都是非常必要的準備工作，可以說，準備工作越充分，企業面對的合同管理法律風險就會越小，利益也會得到有力保護。

2.合同訂立的條款。在企業簽訂的合同條款中關于雙方的權利義務有著清晰的論述，只有雙方都能準確理解合同條款并予以嚴格執行，才能有效避免出現糾紛和沖突，進而規避合同管理的法律風險。要想達到這一目的，就要在擬定合同時對于條款是否合法進行論證，并對條款進行逐一注釋，幫助合同簽訂雙方更加深入透徹地理解合同條款內容。除此以外，在擬定合同后必須由相關部門進行審核，確定合同的合法性以后才能準予實施。

合同履行法律風險

1.合同不履行或履行不適當的法律風險。對于合同不履行或者履行不適當的現象在合同管理過程中是比較常見的，也是控制合同管理法律風險的關鍵。合同不履行包括拒不履行和履行不能，拒不履行是指在具備履行能力的前提下合同一方以各種理由推脫，拒絕履行合同約定，這種情況并不等同于違約，另一方需要根據實際情況進行分析和決斷，采取有力措施來維護自身權益，如催告、解除合同或是追究其法律責任等；履行不能指在不可抗力條件下引起的合同一方不能履行合同的情況，可以通過中止履行、行使不安抗辯權或是解除合同等方式來防范法律風險。履行不適當也是企業在合同管理中應該重點考慮的一種情況，譬如說遲延履行、部分履行以及全部履行等都包含在此范疇內，對于企業利益造成的損害很大。因為訂立合同就是在法律法規的約束下順利履行相關義務，所以在整個合同管理過程中合同雙方必須積極進行溝通，從而妥善解決各類問題；當發生合同不履行或者履行不適當的情況時，合同履約方有權追究違約方的責任，要求其賠償自身經濟損失，以免企業蒙受不法侵害。

2.合同變更的法律風險。當合同生效以后就會對合同雙方產生法律約束力，任何一方都不能擅自變更合同，而合同變更需要在特定條件下才能成立。有時在合同履行期間仍然會出現合同主體或合同條款變更的情況，應該結合具體情況進行應對，致力于將法律風險扼殺在萌芽中。譬如說：合同主體發生變更時，極有可能出現變更后的主體資格不合法的情況，如果未變更的一方沒有對新的合同主體資格及資質予以調查，其面臨的法律風險就會急劇上升。合同變更還有一種情況，即合同約定無法順利履行，此時原有條款將不具備遵守價值，合同雙方可以以法律法規為基準，基于自身需求，重新談判和訂立合同，或者調整原有條款。

3.合規風險源。合規風險源是指組織活動中可能引發合規風險發生的內在的要素和組合疊加的要素。在對100多個違規案例涉及186人違規事例統計分析發現，因為權力引致的合規風險事項發生占比是96%，從這占比看，權力是合規風險源中最主要的合規風險源，也將是主要決定合規風險的分布特征。根據對這些不合規案例事實的檢索統計分析，審批權、市場客服與銷售權、人事權、采購權、放行權、計量權、財務資金權和擁有關鍵信息權等八項權力，密切影響行為的合規性。

企業合同管理法律風險的控制措施

完善合同管理制度

企業應大力推行全面合同管理體系，明確各層次、各單位、各部門在合同管理中的地位和職責，明確合同的歸口管理，在資信調查、立項、審批、調研、會簽、履行、驗收和結算等環節中進行嚴格管控，對于法人授權委托，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統計與檢查考核，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與考核等工作予以貫徹落實。同時，企業應推行集團公司標準化統一合同文本，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，使合同管理法律風險處于可控狀態。

采取戰略化的管理策略

合同的審核機構對于企業的合同管理水平要提出更高的要求。企業要提高法律風險預防能力，這也是企業合同發揮實效性的最基本要求。長期以來，企業在開展合同管理的工作的過程中，多是采用事務性的管理模式，當出現問題后只能被動解決。企業要想滿足市場發展需求，就要在管理上實施改革和轉型，運用全新的管理理念和管理模式，對合同實施戰略化管理，做到明確目標，清除一切阻礙合同管理的因素，在保證企業經濟效益的前提下，對于合同的內容予以完善，發揮合同的法律風險控制效應。

實施合同信息化管理

在信息時代，合同管理信息化是一種必然趨勢，不但能夠充分發揮信息的作用，及時發現和處理法律風險，而且會讓企業合同管理工作朝著現代化、標準化的方向大跨步邁進。企業要重視合同管理信息化建設，可以運用目前成熟的ERP合同管理信息系統，將合同供應商審核準入、合同簽訂、審批、用印、付款和收貨等環節全部在系統中完成，構建以合同為主線的合同全生命周期管理平臺，實現合同業務標準化管理，實現橫向業務協同和縱向上下級管控，提升合同管理效率，促進合同管理工作規范化、標準化、程序化、系統化，同時將合同管理系統與公司財務系統、物料采購系統、OA辦公系統實現全方位對接，提高合同管理的效率。ERP合同管理系統上線運行可以防止出現人員失誤現象，減少誤差，確保合同的安全性。同時引入先進的技術和設備，加強企業信息化建設，為合同信息化管理創造有利的環境。企業對于收集到的信息需要及時進行整理和分析，判斷當前合同管理工作中是否存在法律風險，查明法律風險的形成原因，并制定相應控制措施，以便提高合同管理法律風險的控制效果，促使該項工作更具有針對性和實效性。

打造高水準的合同管理隊伍

企業合同管理需要一批高素質的管理人員來負責，加強管理人員專業素質能力培養已經成為一項刻不容緩的工作。首先，企業要將合同管理內容和要求傳達給相關管理人員，使之明確意識到自身肩負的重大使命，嚴格按照法律法規及企業合同管理制度和流程進行操作，保證合同管理的專業性和規范性。其次，企業還要著重培養管理人員的法律風險防范意識，確保他們能夠充分了解合同管理常見的法律風險和控制對策，在法律風險來臨時能夠保持冷靜頭腦，采取正確的方法進行應對，使企業的損失就降到最低。

強化普法宣傳

企業在進行合同管理法律風險控制時，必須全面加強對員工的普法教育，要提高全體員工的法律意識及風險防范觀念，為企業法律風險控制提供良好的基礎。要進一步加強企業合同承辦人員的法律素質，針對容易出現法律風險的崗位，如財務部門、營銷部門等，需要提高合同風險防范宣傳力度，并注重對員工的崗前考核，企業的法律事務部門則需要定期對容易出現法律風險的崗位進行總結，開展法律講座，并為相關崗位工作人員進行資料發送，強化重點崗位人員的法律觀念。

對合同管理法律風險防范意識予以增強

以現有意識為基點，推動其法律風險防范意識的增強不僅是規避風險發生的有力方法，而且也是對風險予以有效掌控的重要路徑。就現階段企業沒有相對健全的合同管理制度這一現狀來講，導致此現象發生的重要因素就在于其不具備合同風險防范意識。一般情況來講，對風險防范意識得以增強代表著多個方面的內容，除了提到的較為表面的主觀意識外，風險的識別，分析以及規避等都是其重要內容。從企業角度來講，無論是其生存還是發展，都是以利益最大化為導向和根本目標的，如果企業在日常經營過程中出現了法律風險且不能借助商業利益對其予以彌補時，企業就會以趨利避害的方式作為主要解決方法。

聘請專業法律顧問，實現對合同簽訂問題的全面跟蹤

合同管理由于與法律法規的相關內容掛鉤，所以就合同管理中的合同法律風險識別和規避工作而言，僅僅依靠非法律專業的一般員工是無法勝任的。所以想要使企業合同管理中法律風險得到有效的規避，企業還要從外聘請專業的法律顧問，由其來負責合同管理過程中的相關法律事務和問題。具體來講，合同簽訂前的法律問題、合同簽訂中的法律問題以及履行過程中的法律問題乃至合同糾紛時的法律問題等均由聘請的律師來負責，以此幫助企業能夠及時發現存在于企業合同管理過程中的風險，使企業的合法權益免受損害。

對全過程實施動態管理

在經濟快速發展背景下，法律風險存在于企業合同管理中的各個環節。隨著企業外部法律環境、戰略方向以及業務范圍的不斷改變，其無論是法律風險、企業合同管理過程中的法律風險種類還是法律形式也不是固定不變的，而是動態變化的。因此，在企業合同管理過程中以法律風險為核心開展管理活動時，要將管理動態化作為首要遵循的原則，并將其應用到合同管理各個環節當中。

合同簽訂中的法律風險控制

在這一環節，企業需要結合實際情況，組織專業的法律人才、業務人才、財務人員共同參與到合同文本制定中，以此保證合同內容更加契合自身發展需求。其次，企業要參照合同文本順序，對合同管理制度進行全面完善，以此保證企業后續良好的履行合同。最后在審核合同條款時，要結合合同的性質、種類、關聯度，對合同各項條款進行逐項分析，針對不清晰、不明確的條款，需要雙方進行進一步的溝通，必要時要在合同附件中給出解釋，避免出現理解歧義的情況。企業審核完合同內容后，還需要將合同交給專業的合同管理人員，對合同中涉及到的內容、權利義務等合法性進行審核，確保合同的法律效力。

企業合同管理中有關法律風險的相關建議

在合同簽訂前，要對合同雙方的基本情況有清晰的了解與掌握

要在對對方企業有充分了解的基礎上開展合同簽訂，從而使潛藏風險得到有效的避免或降低。在了解過程中，對方企業具體地址、工商部的備案情況以及企業資金情況等均要作為著重了解的內容。同時在合同履行過程中，一旦因一方錯誤導致對方利益受到損害，那么就要給予對方一定的補償；而針對雙方都存在錯誤的情況其責任則需要各自承擔。

合同履行過程中，必然存在不確定因素

合同簽訂和履行過程中并不是一成不變的，很有可能出現在固有合同基礎上出現相應變化的情況。例如合同一方未按照合同條款內容履行自身職責，或者受到不可控因素影響而阻礙其履行合同條款內容。就雙方履行合同條款實踐活動而言，雙方相關證據的缺失是引發法律風險的重要因素。如果在此過程中出現糾紛，應以友好協商為原則來對糾紛予以處理，這對后續合同雙方搜集對自身有利的證據和材料是有利的。就銷售合同簽訂來講，其貸款回收條款中要將還款時間和時間段予以明確，如果出現到期未償還的情況，還要逐步增強回款力度，并將相關責任落實到個人，及時催繳。

結束語

在激烈的市場競爭形勢下，企業需要面對和處理的問題變得越來越多元化，而合同管理中的法律風險更是不容小覷，需要企業能夠將其擺在重要的位置，采取有力措施加以防范。同時，企業必須制定完善的合同管理制度，實施戰略化管理和信息化管理，打造高素質的合同管理隊伍，以此來強化合同管理法律風險控制效果，維護企業的經濟利益和完美形象，進一步提升企業的市場競爭力，從而為企業的持續健康發展保駕護航。