“互聯網+”時代檔案工作改革的挑戰與機遇

文| 李艷利

“互聯網+”時代檔案管理工作面臨的挑戰

1.檔案信息管理人員與屬性發展改變。檔案指的是在各種社會活動中形成的具有保存價值的資料，通常主要包括文字、圖像、表格、聲音以及影響等，所以在檔案管理工作中，主要是由檔案主體對檔案內容進行集中統一管理，實現對信息檔案的合理利用，在這一過程中，檔案形成者與管理者是明顯劃分開的。如今，在”互聯網+”時代背景下，每天都會產生非常多的信息數據，人們的日常活動都會有相應的記錄，而這些記錄在大數據平臺中會成為單獨的數據庫。

2.管理重點隨著檔案管理模式發生改變。在傳統的檔案管理工作中，通常都是在固定的時間內接受有關部門所傳輸的信息，然后對所接收到的信息資料進行整理與管理。如今，在”互聯網+”時代下，很多檔案部門都是利用計算機來接收檔案信息，大部分的檔案信息都是以電子數據的形式呈現出來，文件在剛剛產生時就可以歸入到相應的檔案庫中，然后系統自動生成相應的文件號與目錄。因此，管理的重點戶因為檔案模式的變化而發生改變，只有提前介入到業務系統當中，實現檔案管理軟件與數據信息之間的有效連接，從而才能實現自動化歸檔工作。

“互聯網+”時代下檔案工作的轉型策略

1.盡快介入到數據中心信息化建設與設計中。在信息化管理系統中，必須保證檔案部門參與到整個過程中，如今，我國信息技術正處于快速發展的重要時期，部門管理工作都是分開進行的，所以在管理架構上缺少了一定的整體性。通過對信息技術與相關軟件的合理使用，更有利于信息數據的縱向傳輸，但是這卻在一定程度上影響了數據信息的兼容性，所以最終很難實現數據信息的有效共享。針對這種現象，對于相關的檔案管理人員而言，一定要將自身的數據管理權力充分發揮出來，成為整個數據中心的管理者與控制著，對數據的生成、整理以及使用等進行全程的監控。

2.構建科學的管理標準與制度。基于”互聯網+”時代下，檔案信息的來源渠道具有一定的多樣性，所以檔案管理工作也不在僅限于對紙質檔案進行收集與整理。社會中的每一個人員都可以生產出相應的信息，這種導致檔案信息在類型生呈現出了非常明顯的復雜性，很多數據需要轉換成軟件之后，才能對內容進行有效讀取，所以檔案管理部門即便儲存了非常多的檔案信息，但是也很難將檔案信息的使用價值充分發揮出來。因此，檔案部門一定要對檔案信息進行合理規范，結合實際情況制定出統一的管理標準一致制度，并且在數據生產、數據管理、數據歸檔以及數據使用等多個環節中，每一個環節都應該制定出相應的管理方法，從而保證在管理工作上具有一定的規范性。

3.加強對民眾關于網絡信息的保密教育工作。基于”互聯網+”時代背景下，人們在對檔案數據進行使用時體現出了非常明顯的自由化特點，這就對數據信息的保密性造成了非常嚴重的影響，比如，經常會出現學術論文抄襲現象。同時，網絡社交已經成為人們日常生活中非常重要的組成部分，但是在社交過程中可能無意傳輸的內容，也會導致數據信息發生泄漏。針對這種現象，開展檔案報名宣傳教育工作有著非常重要的作用，讓民眾可以全面認識到網絡信息保密的重要性，從而才能對網絡信息的使用行為進行合理規范。針對于相關的檔案管理部門而言，應該加強對宣傳部門之間的溝通交流工作，通過合作共同對傳輸到網絡上的信息進行嚴格檢查與審核，對于涉密的文件或者是與軍事相關的信息一定要采取措施進行處理，保證不會對信息造成泄密之后，才能上傳到相應的網絡上。因為紙質文件在傳播過程中會受到一定的限制，所以產生的影響也比較有限，但是如果轉變成圖片的形式上傳到網絡中，那么傳播的范圍以及傳播的速度很難進行及時控制，因此，開展民眾保密教育工作有著非常重要的作用。

4.保證檔案人員的積極性。在傳統的檔案管理工作中，往往都是處于半封閉和半開放的狀態，檔案信息只能由內部人員進行使用，然后送至管理部門之后，才能開展后續的管理工作，當用戶需要對檔案信息進行使用時，需要到管理部門進行查找，因為檔案工作將重點放在了保密性方面，這就導致管理人員的工作態度都比較消極。基于”互聯網+”時代下，檔案部門已經不再是唯一的信息獲取渠道，所以這種管理方式也已經不能滿足時代的發展要求。針對這種現象，檔案管理人員一定要提升自身的積極性，主動對信息數據進行收集，并完成對檔案數據信息的管理工作，在一定的時間內對檔案進行管理與維護，從而為用戶提供更加優質的檔案服務工作。

結語

綜上所述，基于”互聯網+”時代背景下，傳統的檔案管理工作迎來了更大的機遇和挑戰，傳統的檔案管理方式已經不能再滿足時代發展要求。因此，一定要對”互聯網+”時代檔案管理工作中存在的問題進行深入分析，對現有的管理方式進行不斷優化和完善，從而在未來才能實現更加長遠的發展。