檔案保管和檔案建成后管理模式探究

文| 郝玉進

在實踐過程中，采用合適的檔案保管方式，可以有效提高檔案保管工作效率，并在合理利用各種現代信息技術的情況下，推動我國檔案管理模式的多元化發展。

檔案保管模式概述

檔案保管模式的特征

1.文件來源的唯一性特點。在檔案保管時期，保管的檔案都是以實體檔案為主，因此是一個實體機關與文件群體唯一對應的關系。檔案作為特定機關、組織或個人在社會實踐活動中直接形成的產物，在產生處理過程中會形成多方面的歷史聯系，諸如形式聯系、來源聯關、內容聯系和時間聯系等。其中，檔案與形成者之間的來源聯系是首要聯系，也是最根本的聯系，假如割裂來源聯系，其他聯系的科學性就無法保證。

2.文件和檔案管理的分階段性。文件管理和檔案管理作為兩個相對獨立的系統分別運行，文件、檔案管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環節和步驟之中。文件作為形成機關實踐活動中產生的各種原始記錄，首先對機關的行政管理工作具有全方位的現行效用，是機關工作的工具、憑據。后來隨著文件針對的業務活動的辦理結束，文件的現行效用逐漸消失并進入半現行階段。但此時文件對機關的參考作用依然存在。直到最后，絕大部分半現行文件因為第一價值退化而徹底喪失現行作用，只有一小部分文件逐漸顯現出長遠的歷史價值，成為非現行文件，具有保存價值的非現行文件就轉化為檔案被永久保存起來。因此，文件的價值形態變化貫穿于文件的整個運動過準，它是決定各階段文件不同特點的最根本因素，從而導致了文件的階段劃分。

檔案保管模式的意義

在本文中所表述的“檔案保管”指的都是針對檔案保管廣義層面而言的，即泛指檔案日常管理工作。在論述檔案保管模式之前，我們先來了解一下“模式”的定義。所謂“模式”是指“某事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式”(出自:《現代漢語詞典》)。根據“模式”的定義，筆者認為，檔案保管模式是可以這樣理解的，即：“檔案保管模式”是指將有保存價值的文件作為檔案保管起來的標準形式。按照《檔案法》等法律法規的規定，根據“統一領導，分級管理”的原則，對國家全部檔案，必須設置全國規模的檔案機構進行管理。又由于各單位的性質不同，所以出現了不同的檔案管理機構，其中包括公共檔案館（國家檔案館、專業檔案館）；內部檔案機構（企業檔案館、檔案室）；檔案行政管理機構（各級檔案局、處等）；新型檔案機構（文件中心、檔案寄存中心、檔案事務所）。不同的檔案保管機構，雖然形成了檔案保管模式的多元化，但保管對象都是一致的，在電子文件出現之前主要保管的是檔案實體，檔案實體是指各種檔案材料本身，它是由檔案內容和載體兩部分構成的。

檔案建成后保管模式的基本概述

檔案建成后保管模式定義

所謂“建成后保管模式”是針對檔案工作長期以來以實體檔案管理為中心的“保管模式”而發展變革來的，此處指的 “后”并不是通常意義上所說的那種“后”,即：“落后”于某事物，而是以“后”來達到超越某事物。因此后現代所說的“后”是要永遠保持對于現有事物和現有秩序的超越狀態，換句話說，永遠之“后”的后現代主義，就是永遠在一切現有事物之“前”。這樣，后現代主義以其“后”的優越地位，永遠居“前”。從這個意義上說，“后保管”概念是對“保管”概念的超越。

檔案建成后保管模式的主要特征

1.電子文件的來源具有不唯一性特征。在各行業的不斷發展中，檔案資料的有效保管是各級部門整體效益不斷提高和長遠發展的重要基礎，隨著計算機數據庫的應用范圍變得越來越廣。因此，實行的有效保存、電子文件的合理利用，大大推動檔案保管模式向著后保管模式方向發展，并且在各種檔案數據不斷得到完善的情況下，單一來源的概念正逐步發生著改變。總的來說，傳統檔案保管模式在某些情況下已經不斷推動檔案保管工作進一步發展，使后保管模式的應用有著非常廣闊的空間。

2.文件和檔案之間具有不可分離性。隨著電子文件的產生，文檔一體化發展方式得到不斷完善，使文檔一體化管理得到真正實踐。雖然文件和檔案是在事物的不同階段出現的，但在社會本質、物質形態和相關信息等方面具有同一性，在本質上是相同的。在傳統檔案保管模式中，文件和檔案的分界線是文件的歸檔，可單獨進行管理。因此，其在手工操作情況下具有一定合理性。在電子檔案保存中，各種資料都可在電腦和網絡的合理應用下進行起草、歸類、整理和再利用等，對保持文件工作與檔案工作的一體性有著重要影響。由此可見，早期檔案保存工作的質量和建成后期檔案保管的工作效率有著直接聯系，并且以往文件與檔案管理方式在當前的檔案保存工作中有著一定效用。因此，現代發展中，先進技術的合理應用可以有效提高檔案保存的工作效率和檔案資料的利用效率，是后保管模式真正成立的重要支持。

結束語

總之,結合當前知識經濟的發展，以先進的技術為依托的檔案建成后保管模式是時代發展的趨勢，檔案保管模式將會被檔案建成后保管模式所取代。