新形勢下企業精簡公文的思考

文| 吳立朋

新時代精簡公文的必要性

公文作為一種書面交流的載體，隨著時代的發展有了更加便捷的處理方式和手段，尤其是OA辦公的廣泛應用，更為公文處理效率的提高提供了環境和系統支持。

精簡公文有利于提高公文質量

公文從其概念上講，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面文章。無論從事任何工作，都要通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各項工作正確、高效地進行。主辦部門嚴格擬制，做到結構嚴謹、內容精煉，才能使公文更準確地體現管理意圖，使政策、措施和辦法準確有效，文件的審核部門嚴謹細致審核，最終形成精簡高效的文件。

精簡公文體現公文的權威性和嚴肅性

目前，企業各項規章制度的運行等管理行為都需要各部門相互配合，提前溝通，盡量避免出現管理指令相互打架、同一業務要求堆積如山，從而影響公文權威性和執行效率，尤其是會給執行文件帶來極大麻煩，所以，精簡公文、改進文風，方能營造貫徹文件的良好氛圍。

精簡公文有利于推動企業改革轉型、提質增效、從嚴管理

精簡公文，使企業的規章制度等文件更加規范、有序，減少因政出多門造成管理效率低下的情況發生。同時，精簡公文有利于控制文件數量，減少管理指令，促進企業精細管理，降低成本，減少消耗，突出管理創新創效，提升企業發展質量。

當前企業精簡公文面臨的問題及分析

當前新形勢下，企業公文過多的原因主要有以下原因。

“紅頭”文件情結。

部分部門和單位在思想觀念里，認為“紅頭”文件才是貫徹落實相關事項的源頭，對紅頭文件情結根深蒂固，各項管理指令都要以見到“紅頭”文件為準。有的部門認為發了文件就是落實要求，不發文件不能體現工作重要、領導重視，造成公文堆積如山。

擬制公文不嚴謹

一些部門認為不發文件就是沒有貫徹落實，不發文件就不能體現管理痕跡，不僅造成公文數量多，還影響管理執行。一些部門、單位隨意提升公文發文層次，能通過部門發文辦理完成的事項，為了凸顯工作重要，要求到辦公室發布公司文件或通知以顯示業務的重要，進而造成了大量的文件規格提高的現象。

主辦部門審核把關隨意，不重視公文審核質量

高質量的文件需要業務部門和辦公室通力合作，各盡其責，方能把體現公司指令的文件做好。一些部門自身認為公文審核把關在辦公室，從而失去對公文內容的審核義務，必然導致最后審核糾錯的職能降低。部分部門人員認為把公文提交到公文處理部門就萬事大吉，公文審核修改與他們無關；有的認為公文處理部門就是套紅、編號，從而導致公文內容不能得到有效審核完善。

辦公室人員業務素質不高

個別公文審核人員對起草的公文從文種選擇，到寫作方式，再到格式要素不熟悉，對需要審核的公文不能準確把握，會導致不合格甚至錯誤公文的出現。合格的文字秘書不但要熟悉公文，還要有較強的責任心和端正的工作態度，能夠在公文審核過程中發現問題，堅持公文處理的基本原則，可發可不發的公文堅決不發.

精簡公文的對策建議

改進文山會海精簡公文不僅僅是壓縮文件數量，更是改進工作作風，提升企業管理效率的一種手段。

進一步增強精簡公文意識

公文代表的是一級機關的書面形象，因此，從領導干部到全體員工都要對精簡公文有更加深刻和充分的認識，單位上下形成聯動，各級領導干部要帶頭轉作風，為公文審核工作的順利開展當好后盾、創造條件，作為公文處理部門，應與相關系統部門、所屬各單位、項目的人員及時聯系溝通，得到各級的支持和重視，形成上下聯動的格局。

注重政治學習

業務學習和相關政策法規以及國際慣例、市場經濟知識等學習，增強工作的針對性。要注重發揮團隊優勢，分工協作，壓擔子、交任務，全面提高重點文稿的質量。注重加強與上級機關、其他企業、地方政府辦公室等方面的相互交流，開闊視野，取長補短。適時組織辦公室人員進行內部培訓或委外送培，切實提高辦公室工作人員素質。

強化公文管理

結合企業實際，規范管理程序，做好公文考核評價工作，不斷提高公文質量和處理效率。推動辦公信息化平臺建設，建立健全辦公信息化制度，推行業務表單化辦理，縮短公文流轉、審批、發送的時間，提高辦公效率，節約辦公費用。同時嚴格控制發文數量的質量，文件必須確有必要才發，減少文件數量，提高文件質量，助推共同感到頭疼的“文件多”問題逐步解決。

加強執行力建設

企業管理機關的每個部門都是公文處理的當事人，負責公文處理的責任部門與各系統業務部門必須根據目前的業務職能進一步完善系統功能，進一步把精簡公文的職能理清，同時加強教育培訓，細化管理制度，讓制度流程化，并不斷抓好流程優化，做到流程信息化，從而實現管理創新。同時抓好制度完善，約束執行行為，形成良好的執行文化，做到令行禁止、有令即行，培養并養成好的執行習慣，從而進一步提升機關工作效率。