淺談人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用

文| 黃 娜

人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用

（1）存儲量大且占用空間小。人力資源管理軟件在人事檔案管理中應用，可以將單位個人的所有人事信息，包括基本信息、個人履歷、社會關系、執業資格、專業技術聘任、獎懲情況、調動情況、繼續教育等信息都導入到系統中，而且人力資源管理軟件的存儲量大，又不占用實地空間，這樣人事部門可以快速地通過軟件進行員工信息的查詢，大大地提升了工作效率。此外，人力資源管理軟件的安裝，只需要在內部網絡中安裝便可。（2）方便了信息數據的統計和分析。人力資源管理軟件結合了國家人力資源部門的工資年報，建立了格式化的表格，只需要利用人力資源管理軟件便可以快速的統計出人事勞資的信息，這樣填報工資年報時效率明顯提高。同時，人力資源管理軟件可以對本單位的人力資源情況經分析，主要是分析本單位人員的組織結構是否都合理，這樣能夠為本單位構建合理的人才隊伍提供參考依據，相比紙質人事檔案的查找，查找效率要快很多。（3）實現了信息資源的共享。通常情況下，在單位內部員工都相應有一個賬號和密碼，這樣方便員工可以快速地進行新查詢。同時，在職位晉升、技術競聘等環節，也可以通過人力資源管理軟件快速找出所需要的信息，實現了信息資源的共享，相比與紙質人事檔案嚴格審批才可借閱而言，有效地提高了人事檔案的使用價值。

人力資源管理軟件在人事檔案管理中面臨的問題

（1）投入和維護成本較高。人力資源管理軟件的應用，在投入和后續的維護環節需要一定的成本。主要是表現在：人力資源管理軟件引入之后，紙質人事檔案同樣也需要按照相關的檔案規范化要求進行檔案整理、歸檔和保存，這一期間會消耗大量的人力和物力，同時在軟件引入使用之后，還需要對軟件進行相關的維護工作，在人員培訓和資料收集等方面也需要投入一定的成本。（2）存儲信息完整準確性的問題。在應用人力資源管理軟件收集個人信息時，應當保證信息的完整性和準確性，這樣才能夠保證檔案信息的有效利用。但是，在人力資源管理軟件在進行信息錄入的過程中，由于涉及的文件數量較多，而且每天通過軟件記錄下的形象還需要本人進行仔細核對，一些紙質的文件資料也需要掃描儀進行導入，管理人員則需要對其進行二次核對之后才可進行資料整理和分類。可見，在建立人事檔案信息數據庫的過程中，需要耗費大量的人力物力和精力。相比較于傳統的人事檔案管理模式，其檔案歸檔環節是一個循序漸進的過程，而且需要根據相關的準入標準進行嚴格的審批才可進行歸檔，這樣的歸檔方式更加的真實和準確。（3）軟件安全性和保密性的問題。人力資源管理軟件在人事檔案管理中應用，需要建立起相應的檔案信息系統，但是由于信息系統容易遭受到惡意攻擊，可能會導致信息修改和破壞的問題，并且在信息修改和破壞并沒有留下痕跡，這樣便導致了信息失真。此外，有的人事檔案管理人員并非專業出身，檔案安全意識較為薄弱，也會導致電子人事信息失真。

人力資源管理軟件在人事檔案管理中開發和利用的建議

（1）保證成本效益分析的科學性。首先，加大人事檔案管理重要性的宣傳力度，正確地人事檔案管理的重要性和價值，從而加大資金、人員和技術上的投入，促使人事檔案管理工作的順利開展；其次，完善相應的硬件設備，設立專門的人事檔案部門和人員，同時做好檔案的“八防”工作，即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等；最后，選擇科學合理的人力資源管理軟件，保證人事檔案管理工作更加系統性、方便性和效率性，以此減輕工作人員的工作負擔，節約人力物力成本。（2）專門的人事檔案管理人員。要想充分發揮人力資源管理軟件的作用，還需具備良好的人事檔案管理隊伍，要保證人事檔案管理人員具有專業的檔案管理能力和良好的道德品質，同時也要熟練掌握信息技術，這樣才能夠有效利用人力資源管理軟件。同時，由于人事檔案的保密性較強，所以配備的檔案管理人員應當是保密意識較強而且是堅持原則的。此外，要加強培訓工作，不斷提升人事檔案管理人員的專業能力、道德品質和技術操作能力，落實相應的績效管理制度，激發工作積極性，提升工作效率，促進人事檔案管理工作高效進行。（3）落實軟件防護措施。由于人事檔案的保密性較強，因此在應用人力資源管理軟件時，應當強化人事檔案的安全意識，充分利用先進的技術對軟件進行相應的防護措施，可以通過建立防火墻、設置訪問權限、重要文件加密、網絡加密的方式進行。同時，為了避免信息系統遭受到惡意攻擊，應當對系統登錄設置密碼加密，也要及時地進行軟件更新，將已經處理好的檔案文件要及時備份和格式轉換，保證信息的完整性和準確性，避免遭受修改和破壞后無法進行復原，造成不可挽回的損失。

結語

總而言之，人力資源管理軟件在人事檔案管理中應用具有非常大的優勢，不僅存儲量大、占用空間小，而且方便查詢、工作效率高，很大程度上提高了人事檔案管理的效率，有利于實現人事檔案科學化、規范化和現代化管理。