淺談如何做好電子信息檔案管理中的安全防范

王君

摘要：電子信息檔案管理系統的建設與應用，能夠給檔案館開展各項工作提供良好的保障條件。系統建成之后電子檔案信息的搜集、整理、存檔、歸檔等各項工作將更高效，檔案資料的分類、查詢、調用在信息化的管理模式之下，數據信息資源的共享交流效果將逐漸增強，工作也更便捷。基于此，本文對做好電子信息檔案管理中的安全防范進行研究，以供參考。

關鍵詞：電子信息檔案管理;安全防范;方法

引言

目前，無論是機關、企事業單位，還是私營企業，工作中對電子計算機的依賴越來越大，辦公也變得更加方便快捷，而檔案信息化成為了管理檔案的最快捷方式，它提高了檔案利用的效率，讓檔案管理利用更便利，但電子信息檔案管理工作并不那么完美，與傳統的紙張檔案相比，風險性更大，如果沒有好的安全防范措施，電子信息檔案數據很容易被入侵。

1電子信息檔案管理系統構建所應遵循的基本原則

（1）規范化。任何工作要想保持一個穩定發展的狀態，都需要將其安全性、秩序性保障起來。電子信息檔案管理系統的建設與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯網信息技術的介入，使得系統很容易遭黑客攻擊，一些數據信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統應用的安全性、可靠性要求，需要在系統建設期間，分析可能會存在的安全隱患問題，確保每一個工作階段都能夠將規范化標準推廣，管理質量提升能夠給電子檔案應用帶來積極的推進作用。（2）一體化。一體化指電子信息檔案統一管理階段，做好集成化的管理模式應用，當各種數據信息資源能夠協調性應用，那么電子檔案的真實性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統應用期間會生成一個較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發性問題，在電子信息檔案管理系統建設階段，應探索管理周期設置要求，實現對電子檔案的有效性管理與應用。

2目前電子信息檔案管理中存在的安全問題

2.1電子信息檔案管理面臨網絡開放的威脅

電子信息檔案處在開放的信息環境中，它會因為計算機網絡分布的廣泛性、信息資源的共享性、信息通道的公用性等特點，使電子信息檔案被非法竊取、盜用以及內容任意刪改、增減。同時網絡系統還隨時有可能遭到網絡病毒以及來自黑客的各種非法攻擊，給系統造成不穩定或者導致崩潰，使電子信息檔案數據泄露和丟失，給電子信息檔案管理帶來不可彌補的后果。

2.2傳統紙質檔案管理存在的安全隱患

目前傳統的以紙質為載體的檔案信息資源在企業產品檔案信息資源體系中仍占絕大多數。對于這類檔案信息資源的管理與利用，通常采用原件存檔，制作復印件，加蓋專用章，按生產需求定向發放。如遇更改變動，則由檔案資料室書面通知相關使用單位，以舊換新，以確保檔案信息資源內容的真實有效。檔案資料室內部開設閱覽室，為相關技術人員現場查閱資料提供方便。如需外借必須履行相關申請、登記、審批手續。在信息技術不發達的年代實施這種利用方式，只要接觸到檔案信息內容的人員能夠嚴守國家保密規定，妥善保管好文件資料，不隨意拍照、復印、抄錄和帶離保密場所，不在非保密場所談論保密內容，就能有效防止保密技術資料外泄，確保其安全。

3防范電子信息檔案管理的有效方法

3.1加強硬件環境等基礎設施建設，為電子信息檔案管理提供安全保障

嚴格按照《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和電子信息檔案管理要求，積極配置與電子信息檔案管理工作相適應的數據服務器、應用服務器、入侵檢測系統及防火墻系統等，以保障計算機及其相關配套設備、設施的安全及運行環境的穩定高效，最大程度滿足對大量電子檔案數據存儲、讀取及安全的需求，不斷提高電子檔案的管理水平。

3.2電子信息檔案管理系統安全管理工作

電子信息檔案管理系統結合網絡技術手段，經過對各項工作的統一、規范管理，能夠做好與檔案館各個部門的業務對接，實現系統化、一體化的管理。尤其是現階段的網絡技術水平不斷發展，電子信息檔案的傳輸與共享速率逐步提升，人們體會工作便捷性、高效性的同時，在安全管理階段也有著硬性要求。所以考慮電子文件聯網之后的應用更容易受到網絡病毒的侵害，所以做好對電子信息檔案識別，從歸檔工作開始之初要求部門對這項工作全權負責。

3.3加強基礎建設，完善運行機制

為適應電子時代要求，確保電子信息檔案數據安全，應注重抓好以下幾方面建設：加強檔案數據信息庫房的安全設施建設。檔案庫房應配備溫濕度控制設備、噴淋滅火設備、紅外報警器、適合各種載體存放的具有防塵、防水、防盜、防磁的密集架或櫥柜、防盜門窗、電子門禁等系統。加強信息化檔案平臺建設。配備可用于制作、采集、傳輸、利用檔案信息資源的服務器，研發檔案信息管理系統，配備可用于紙質載體信息轉化成數字化信息的數字掃描儀。構建能與企業內部網絡系統連接的網絡服務平臺。在檔案庫房、工作室、辦公閱覽室全面配備計算機終端。加強電子信息檔案的安全風險防控。首先要嚴格遵守和執行國家各項保密管理規定。其次要建立和嚴格執行電子信息檔案資料的物理備份制度，防止因電子設備故障與軟件病毒給電子信息數據安全帶來無法彌補的損失。

3.4構建強大的信息安全防范體系

主要包括為電子信息檔案管理系統服務器和用戶終端安裝防毒軟件和防火墻系統以及對重要電子信息檔案進行定期備份等。通過在服務端和用戶終端安裝殺毒軟件，能有效避免電子信息檔案在使用管理過程中，被病毒侵害以及被非法盜取、任意篡改等情況的發生，最大程度減少電子信息檔案管理工作的損失。然而，安裝強大的防火墻系統也十分必要，通過該系統能有效阻擋來自外部網絡的非法用戶對檔案管理系統的入侵及破壞，為電子信息檔案管理工作構建又一道安全屏障。

結束語

總之，我們要做好電子信息檔案管理工作的安全防范，就必須加大硬件投入，積極構建與管理工作相適應的安全防范體系，不斷完善相關制度，規范系統使用權限，全面提高管理人員職業素養和業務技能，使電子信息檔案的管理水平逐步提高，有效規避管理風險，讓電子信息檔案更好地服務國家和社會。

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