新時代轉型升級中地勘單位檔案管理模式探討

郭 欣

（甘肅礦業開發研究院，甘肅 蘭州 730000）

1 概述

在習近平 “新時代中國特色社會主義思想”的指引下，我國經濟持續增長，地勘單位也在積極努力的為國民經濟貢獻自己的力量，風險與機遇并存，地勘行業也面臨著很大的挑戰。我國各類地勘行業在發展上并不十分均衡，再加上缺乏有效的行業規范與指導，使得地勘單位的檔案管理工作在整體上呈現出良莠不齊的局面。因此，選擇恰當的檔案管理模式，是目前地勘單位亟需解決的首要問題。加強地勘單位檔案管理工作，是現階段市場經濟條件下對地勘單位提出的新挑戰，把市場規模、管理服務水平，適應市場的產品檔次，和自身優勢結合和起來，對于推動地勘單位業的整體管理水平，增強市場競爭力，抵御和避免轉型升級將面臨的各種風險具有重要的意義。

2 檔案管理的內容與模式

為了更方便更科學有效地使用和保存檔案，檔案管理面臨的綜合性強、專業性強，管理人員不穩定，檔案模式動態性以及區域多元性等問題。綜合性強涉及到單位內部檔案管理工作的管理制度、管理方式、管理體制等多個方面，在選擇檔案管理模式時需要考慮單位的規模、技術水平、管理體制、管理模式等多方面的因素。檔案管理模式的動態性指不固定性，在企業化發展的不同時期其檔案管理模式可能存在著很大的差別。多元性是指檔案管理模式在區域、規模的不同存在差異性，例如我國企業和國家機構，國內機構和國外機構在檔案管理模式上的差異，而我國不同地區不同規模的企業在管理模式上也會存在差異性。

3 我國地勘單位主要的檔案管理模式現狀

3.1 地勘單位常見的檔案管理模式

3.1.1 社會化管理

許多地勘單位為了提高管理效率和降低檔案管理工作量，會選擇將工作中的產生的部分檔案移交給專業的檔案管理機構來管理，如檔案寄存中心，部分地質資料檔案交由測繪局、地質資料館等，其管理的內容主要包括檔案的實體管理、檔案庫房的建設、檔案數字化加工以及檔案管理軟件等內容。

3.1.2 集中化管理

集中化管理是目前地勘單位最為常見的一種檔案管理模式，它是針對檔案管理工作設置一個專門的部門（如檔案室、檔案處）來完成對工作中所有檔案的集中管理。此外，還有一種情況是將電子信息技術與傳統管理模式結合起來，在單位內部建立一個信息資源共享的平臺，不同部門之間可以通過共享平臺來實現資源的及時共享與利用。

3.1.3 分散管理

分散管理在部分小型地勘單位比較常見,因為單位規模小沒有設置統一的檔案管理機構，把檔案管理工作分散管理，各部門對本部門工作中形成的檔案進行收集保管。

3.1.4 集中與分散相結合

有的地勘單位雖然成立有中心檔案管理機構，但各部門和下屬機構又設置了分機構。中心檔案管理機構制定了統一的檔案管理制度及標準，對各部門進行規范化管理，各部門及下屬機構在檔案中心的指導下，對本部門工作中形成的檔案進行有效的管理利用。

3.2 地勘單位檔案管理模式中存在的問題

3.2.1 重視程度不足

部分地勘單位管理層缺乏對檔案管理的足夠重視，沒有將檔案管理工作納入地勘單位的戰略發展中去，致使檔案管理工作與實際工作契合度不高，沒有將信息化的檔案轉化為生產經營價值。更可怕的是，一些單位的決策者將檔案管理工作的內容還停留在整理文件、編纂材料的時代，沒有看到信息化檔案管理就是單位經濟進步的推手，甚至還片面的認為不應該投入人、財、物，使檔案管理工作發展停滯，不能與信息化列車接軌。

3.2.2 地勘單位管理模式與實際情況不符

我國地勘單位面臨事業單位分類改革的政策，逐步事企分離，企業化運行，創新管理模式，打造地勘行業新起點，還要解決“事企混雜體制不利于市場競爭”的難題，各地勘單位的改革和發展都處在探索階段，將主要精力都放在了經營和效益方面，文化建設相對較弱。在檔案管理方面，這類地勘單位往往顧及不到檔案管理建設，有的單位忽視檔案管理工作，顧及不到地勘檔案個別的特殊性，機密性，最終引起資料遺失；有的單位盲目跟風，只顧高標準建設，而忽視管理模式，使得檔案管理樣式化；有的單位直接照搬現有的已經成熟的檔案管理模式，在檔案建設中便投入大量的人力、財力，建成后卻發現執行困難；有的單位生成的檔案數量過少，不需要繁瑣復雜的管理流程，造成資源浪費；。

3.3 管理水平存在短板

地勘單位檔案管理水平存在短板，主要有兩個原因：一是人員配置斷層，業務能力參差不齊，很多地勘單位都沒有設置專門的檔案管理部門，只是由辦公室人員兼職處理；二是上級重視不夠，大多數地勘單位辦公經費有限，于是便縮減檔案管理方面的資金支出。而地質檔案又需要從基礎采集、整理、編寫等傳統人工模式產生基底，才能便于輸入到現代化信息系統中，以上都無法將檔案管理工作做到專業化，精準化。同時，高學歷，高水平人才也優先考慮生產部門，未能配備到檔案管理部門，大多數還是老同志兼職，人才缺口過大，老同志無得力助手等現象嚴重。這些都影響正常開展檔案管理工作。

4 完善地勘單位檔案管理模式的對策

4.1 改革創新管理思想與理念

地勘單位應提高對于檔案管理工作的認識，拓寬檔案管理人員的知識儲備，重視“收集和利用”，引入現代化的管理的模式。在注重資料安全、保密的情況的建設電子化管理，還應保留檔案的原始記錄性，認識服務于地勘行業的檔案的綜合價值。另外，地勘單位還應當樹立起信息共享意識，各部門對工作中形成的具有發展價值的檔案上報或交由檔案部門集中管理，各部門可申請借閱必須的檔案資料，打破資料借閱困難，各自為政的局面。

4.2 規范地勘單位檔案管理

不同的地勘單位在規模、經營能力以及經濟效益方面存在著很大的差異，因此檔案管理工作應當緊密結合單位的實力和規模，制訂符合地勘單位自身特點的建檔方案。檔案材料主要包括經濟合同，招投標材料，資質認證，產品在開發、銷售、轉讓產生的材料，人事檔案，財務檔案，公文檔案，地質檔案，項目產生的報告、圖紙，對外合作產生的相關文件等等。對于專兼職的檔案管理人員來講，規范管理程序，制定《檔案借閱制度》，把檔案分類，按地質檔案、文書檔案、項目檔案等分類收集，按保管期限整理。做到規范管理，案卷(件)整理歸檔合格，案卷(件)質量達標，案卷(件)保管查閱有章可尋。對檔案保管查閱過程出現問題的，要嚴肅查處。

4.3 改革創新管理方式方法

現階段，許多地勘單位為方便管理，機構設置為垂直線條式，各部門各自為政，互不溝通，辦事效率低下，很難實現文件檔案等資源信息共享。在文檔管理數字信息一體化平臺建設的大趨勢下，借助現代化手段，搭建信息共享平臺，使信息傳送更廣更快捷。如果中小地勘單位能力不足，可以尋求專業的咨詢公司來幫助，建立一套適應本單位發展的管理體系與管理模式。

4.4 利用計算機、網絡技術，建立檔案管理系統

利用現代化科技，建立電子化檔案管理系統，形成地質檔案大數據，方便數據交互，使檔案管理工作簡化，信息成本降低。開發符合單位模式不同要求，安全系數的軟件，精準分析計算，提供可靠的數據支撐，實現管理規范化、科學化、合理化。隨著科技的進步，期望有一天有專屬的檔案管理app，甚至是AI檔案管理模式。

4.5 建立健全的道德約束機制

建立制度框架，建立披露制度(檔案記錄)，職工誠信、信譽進行評估，通過社會培訓機構的培訓、學習，對職工進行制約，完善職工的職業道德的自律和他 律，加強對工作的誠信和信譽。

4.6 完善內部激勵機制，營造良好的內部環境

通過合理的績效考評體系和收入分配體系，建立激勵機制，充分調動地勘單位管理層和職工的工作主動性、積極性、創造性，將經營管理者、全體職工的未來與地勘單位的未來結合在一起。另外，管理者應認識和重視良好的企業氛圍、內部環境對管理模式的重要性，使任何管理模式都得以有效的運行、實施。

5 結語

地勘行業對社會經濟發展的不容小覷。地勘檔案對地勘單位的發展有著重要的參考利用價值，但由于地勘行業發展遇到瓶頸、經濟效益不穩定，地勘單位檔案工作存在著諸多問題。為此，應嚴格遵循《檔案法》等相關政策法規，在管理部門的監督和指導下，管理好地勘檔案，團結一心，共同做好地勘單位檔案管理工作。