檔案編碼是檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

賴六英

摘要：在檔案管理過程中，檔案編碼工作較為重要，是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要因?yàn)樵趪?guó)家檔案管理工作實(shí)際發(fā)展的過程中，需要對(duì)各類信息資源進(jìn)行整合，融匯數(shù)據(jù)信息，建立專門的管理機(jī)制，逐漸提高檔案管理工作可靠性與有效性。在檔案編碼的過程中，通過合理方式對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，創(chuàng)新工作形式，能夠滿足當(dāng)前實(shí)際發(fā)展需求，建立先進(jìn)的管控體系，通過現(xiàn)代化工作形式對(duì)其進(jìn)行處理，逐漸提高檔案管理工作可靠性與有效性，達(dá)到預(yù)期的工作目的。

關(guān)鍵詞：檔案編碼;檔案管理工作;關(guān)鍵環(huán)節(jié)

做好干部人事檔案管理工作，是落實(shí)黨中央提的“黨管干部，進(jìn)一步建立健全干部選拔任用”機(jī)制，防止“帶病提拔”干部的戰(zhàn)略決策中必不可少的重要一環(huán)。作為檔案管理人員，所肩負(fù)的歷史使命非同一般。首先，必須具備優(yōu)良過硬的政治素養(yǎng)，做到一切聽黨指揮，忠誠(chéng)于黨，忠誠(chéng)于人民，堅(jiān)守黨性原則，牢固樹立對(duì)黨負(fù)責(zé)，對(duì)干部負(fù)責(zé)的信念。這就要求檔案管理人員還必須掌握嫻熟的、適應(yīng)所從事工作的技能技巧。這樣才能工作起來得心應(yīng)手，起到事半功倍的效果，達(dá)到提高工作效率的愿望。干部檔案是干部成長(zhǎng)過程的歷史記錄，根據(jù)工作需要提供給組織調(diào)閱。面對(duì)浩如煙海的一疊疊檔案資科，要做到查找迅速，準(zhǔn)確無誤，并不是一件容易的事情。下面，我就圍繞這方面工作談?wù)剛€(gè)人的體會(huì)。

一、系統(tǒng)編碼。首先采用五筆字形法對(duì)各姓氏進(jìn)行編碼，做到有序可循。第一步，把姓氏的第一筆按橫（一）1;豎（|）2;撇（/）3;點(diǎn)（、）4;橫折（乛）5的順序進(jìn)行歸類。第二步，把姓氏中第一筆相同的，再看第二筆;第二筆又相同的再看第三筆，第三筆又相同的再看第四筆。依此類推從少到多排列。如：于1120，丁1200，王1121，黃1221，苗1222，范1224，李1234"。

二、個(gè)人編號(hào)。將名字中的兩個(gè)字，各取第一筆第二筆，按五筆字形法得出一個(gè)四位數(shù)的編號(hào)。如果名字是單字的，現(xiàn)在一般做法是按筆劃順序數(shù)出前四筆，按五筆字形法編成一個(gè)四位數(shù)的編號(hào)，不足四筆的部分用0代替，湊足四位數(shù)編號(hào)。但我認(rèn)為，名字是單字的，不管該字多少筆劃，也只取第一第二筆，后面用兩個(gè)0代替，編成一個(gè)四位數(shù)編號(hào)。這樣，單名的都會(huì)排在檔案柜里相應(yīng)編號(hào)的前面，一目了然，更容易操作。檔案袋放進(jìn)、取用都方便得多，如“王平”個(gè)人編號(hào)就是1400，比取四筆的編號(hào)1431更好找[1]。

三、準(zhǔn)確編碼編號(hào)是管理好檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。大家都知道，人事檔案隨人走，干部調(diào)動(dòng)其個(gè)人檔案也隨之轉(zhuǎn)移，所以有一個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則很重要。而要使各地的編號(hào)方式一致，首先就對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。檔案管理人員必須熟練掌握常用漢字的筆順筆畫，對(duì)國(guó)家新出臺(tái)漢字筆順筆畫正確寫法心知肚明，了如指掌。如果對(duì)筆順筆畫的正確寫法產(chǎn)生模糊，當(dāng)然就編不出統(tǒng)一規(guī)范的檔案編碼編號(hào)，當(dāng)管理人員調(diào)整更換時(shí)就會(huì)產(chǎn)生“忙、亂”現(xiàn)象，影響工作效率[2]。由于漢字總體來說結(jié)構(gòu)復(fù)雜，筆畫多，受各種因素影響和書寫習(xí)慣干擾，往往出現(xiàn)對(duì)同一個(gè)字的筆順筆畫各人有不同的寫法。正因如此，國(guó)家文字改革部門才要針對(duì)社會(huì)上不同時(shí)期存在的不同看法做出統(tǒng)一規(guī)定。所以，我們都要認(rèn)真仔細(xì)地學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定，做到舉一反三，觸類旁通;熟練掌握，精準(zhǔn)運(yùn)用。而不能對(duì)過去存在的不正確習(xí)慣寫法我行我素，聽之任之，自行其是;不符合規(guī)范要求的不正確寫法要堅(jiān)決改正，一步一個(gè)腳印，保證檔案管理規(guī)范化。這也提醒我們檔案管理人員要有全局意識(shí)，樹立大局觀念，譬如禿寶蓋第一筆是點(diǎn)而不是豎，豎心旁的筆順是點(diǎn)點(diǎn)豎，而不是先豎后點(diǎn)：（不適用“先中間后兩邊”的規(guī)則）。“萬”的筆順是先寫橫，再寫橫折鉤，后寫撇，而不適用“從左到右”的規(guī)則（詳見附<筆畫筆順易錯(cuò)字集錦>），等等。萬一筆順筆畫弄錯(cuò)了，當(dāng)然編號(hào)也就跟著錯(cuò)了;編號(hào)錯(cuò)了，該份檔案的擺放位置也就走樣了，所以別人查找起來也就麻煩了[3]。

四、檔案管理人員的工作責(zé)任心強(qiáng)了，精準(zhǔn)編碼的技術(shù)難題解決了，我們只要按照制定成文的規(guī)章制度和有關(guān)操作規(guī)程去做，那么，其他問題也就迎刃而解了[4]。

當(dāng)然，工作成績(jī)只有更好，沒有最好。隨著時(shí)代的迅猛發(fā)展，各種高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，原有的問題解決了，又會(huì)有新的挑戰(zhàn)來臨。時(shí)代賦予我們的使命就是：堅(jiān)持做到與時(shí)俱進(jìn)，勤奮學(xué)習(xí)，耐得寂寞，忠于職守。那么，看似枯燥無味的檔案管理工作也會(huì)變得生機(jī)盎然，讓你在平凡的工作中亨受到得心應(yīng)手的愉悅，抒發(fā)出檔案人默默無聞、無私奉獻(xiàn)的高尚情愫！

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡偉麗.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014 （1）：77.

[2]劉希國(guó).檔案RFID管理的標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)編碼方法及應(yīng)用[C].決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集.2015：191-191.

[3]張珊.試析檔案與圖書條形碼技術(shù)的應(yīng)用[J].河南科技，2014 （24）：271-272.

[4]杜峰.檔案智能管理系統(tǒng)的改進(jìn)研究[D].南京郵電大學(xué)，2015.