機構改革背景下高校檔案工作體制機制建設路徑探析

摘 要：在全面深化改革的背景下，檔案工作作為中國特色社會主義事業的一部分，檔案工作體制機制亟待創新以順應新時代發展要求。本文在分析高校檔案工作體制機制建設現狀和問題的基礎上，強調在檔案組織機構設置不斷優化、強化以人為本的管理體系建設、鼓勵創新開展檔案利用服務等發展趨勢下，高校檔案工作體制機制建設要從轉變傳統思維、構建檔案工作網絡、拓展檔案館新職能方面探索發展路徑。

關鍵詞：機構改革 高校檔案工作 體制機制建設

中圖分類號 G271.2 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-17

★作者簡介：劉彩云，貴州財經大學檔案館，館員，四川大學檔案學專業碩士研究生，研究方向為現代文件管理與電子政務。

Abstract Under the background of deepening reform in an all-round way， archival work is a part of socialism with Chinese characteristics， so the construction of archival work system and mechanism needs to be innovated urgently to adapt to the requirements of the development of the new era. Based on the analysis of the current situation and problems in the construction of archival work system and mechanism in universities， this paper emphasizes that under the development trend of continuously optimizing the establishment of archival organization， strengthening the construction of people-oriented management system and encouraging innovation in the development of archival service， new development paths should be explored in the construction of archival work system and mechanism in universities from the perspective of changing the traditional thinking， constructing archival work network and expanding the new functions of archives.

Keyword institutional reform; archival work in universities; construction of system and mechanism

黨的十九大提出要堅持全面深化改革，堅決破除一切不合時宜的思想觀念和體制機制弊端。在機構改革的背景下，高校檔案館需要積極探索檔案工作體制機制建設之路，將機構改革挑戰轉化為發展契機，實現可持續發展。

一、高校檔案工作體制機制建設現狀

1.高校檔案工作體制建設現狀。根據《高等學校檔案管理辦法》中有關設立高校檔案館的規定，我國各大高校按要求建立了校檔案館或綜合檔案室。目前高校檔案機構設置情況主要有兩種：一是設置檔案館，作為學校二級機構;二是未達到設館條件，在學校黨政辦下設綜合檔案室或檔案科。檔案館和綜合檔案室的設置為實現高校檔案的集中統一管理奠定了基礎。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》第一條指出：“堅持并不斷完善黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進檔案事業協調發展?！盵1]高校檔案工作應堅持在學校黨委和行政的領導下，由校檔案館或綜合檔案室歸口負責，職能部門、分院等各方面共同參與的檔案工作體制。

2.高校檔案工作機制建設現狀。設置檔案館的高校，其檔案館的組織機構設置最初大多遵循以下三種劃分方式：按照工作職能、檔案門類、檔案工作環節劃分。隨著檔案事業的發展，這三種劃分方式的單一性逐漸凸顯，不利于高校檔案館開展檔案實踐創新。因此，一些高校檔案館根據學校情況和檔案工作實際對組織機構設置進行了調整。

目前，高校檔案館組織機構設置逐漸傾向于將三種劃分方式兩兩結合，靈活劃分，其中較為普遍的方式有檔案門類結合工作職能劃分（如中國人民大學檔案館設置文書檔案室、科技檔案室、人事檔案室、學生檔案證明辦理中心、辦公室）、檔案工作環節結合工作職能劃分（如中山大學檔案館設置了辦公室、監督指導部、管理利用部、信息技術部、校史編研部）。

二、高校檔案工作體制機制存在的問題

1.檔案機構管理職能弱化。各大高校檔案機構設置情況不一，有獨立建館的，也有設置綜合檔案室的，建制級別不同。高校檔案館在高校大多劃分為教輔部門，綜合檔案室則掛靠在二級機構之下，在管理職能上相較于其他內設職能部門有所弱化[2]，導致檔案工作規章制度執行落實不力、檔案法律法規宣傳效果不佳。

2.檔案資源體系建設不全面。各高校檔案館檔案資源管理范圍、管理水平參差不齊，有的檔案館統籌管理學校綜合檔案、學生檔案、人事檔案，有的則只負責學校綜合檔案的管理，人事檔案由人事處或組織部管理，學生檔案由學生處或招生就業部門管理。此外，高校檔案館以《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）為依據開展檔案管理工作，其中對于電子檔案、實物檔案歸檔問題尚無具體規定，實操性欠缺，且該《辦法》于2008年起開始施行，至今已十年有余。檔案館若沒有以發展的眼光看待檔案工作，簡單遵循《辦法》的規定，將導致對檔案工作中新產生的檔案載體、新的專業檔案、傳播媒介等缺乏關注，造成資源體系建設不全面。

3.檔案利用體系建設有所局限。在服務對象上，高校檔案館作為內設機構，主要服務于高校及師生，在挖掘檔案資源、拓展服務公眾、服務社會方面仍有待開展。在服務方式上，由于各高校對檔案工作重視程度不同，檔案工作發展程度、檔案管理水平、檔案信息化建設情況參差不齊，直接影響著檔案館提供檔案利用服務的質量。如信息化建設程度較高的高校不僅提供實地查檔業務，還拓展遠程查檔、在線查檔、網上展廳建設等工作。

4.檔案工作隊伍專業水平不足。高校檔案工作隊伍由檔案館專職檔案人員和各部門兼職檔案人員組成，其中具有檔案學、信息資源管理、計算機學科專業背景的人員少，學歷層次較低，專業結構不合理，導致專業水平不足。此外，各部門兼職檔案人員在從事所在部門的工作之余無償兼管部門檔案收集、整理、移交工作，工作積極性、主動性不足。

三、機構改革背景下檔案工作體制機制發展趨勢

1.不斷優化檔案組織機構設置。在遵循“統一領導、分級管理”的原則下，優化檔案組織機構設置，使其向扁平化發展、管理層級簡化、管理權力內收、事業服務性外放是順應機構改革發展大勢所趨。檔案館作為集政治性、社會性、科學性、教育性、服務性、獨立性與文化性于一體的文化事業機構，是從事檔案事業、開展檔案實踐的主要力量。為更好地發揮其維護歷史面貌、服務社會實踐、收藏文化財富、積累傳播知識的職能[3]，檔案館以改革為契機，結合未來檔案工作重點對傳統機構設置采取裁、并、撤的重組措施，優化業務流程，以實現集約化發展。

2.強化以人為本的管理體系建設。進入新時代，以人為本的思想在檔案資源體系建設、檔案利用體系建設和檔案安全體系建設中得到進一步強化。黨的十九大闡明了中國共產黨人的初心和使命就是為中國人民謀幸福，為中華民族謀復興，檔案工作應始終貫穿這一主旨。檔案工作從最初為統治階級服務，發展到提出建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，再到提出建立覆蓋人民群眾和民族復興各個方面的檔案資源體系，為人民服務、為民族復興服務成為未來檔案資源體系建設和檔案利用體系建設的主旨。在檔案安全體系建設方面，在檔案開放中依法保護個人隱私、保護個人信息安全也備受關注。

3.鼓勵創新開展檔案利用服務。網絡服務是創新開展檔案利用服務的有效途徑，隨著網絡技術的發展，探索運用網絡提供檔案利用服務仍將大有可為。我國檔案利用服務從最初的封閉式、手工式的統治階級特權到提供全宗簡介、案卷目錄等初級服務，現今發展到信息時代網絡技術的運用實現檔案利用服務向信息服務方式轉變，實踐證明網絡不僅極大地提高了檔案利用服務效率，也為檔案館豐富利用服務方式、延伸服務層面、拓展服務范圍、提高服務質量創造了更大的平臺。

四、高校檔案工作體制機制建設路徑

1.轉變傳統工作思維，擴寬檔案工作視野。國家檔案局原局長、中央檔案館原館長楊冬權曾將新時代檔案工作的新思維總結為“人”“民”意識、先行意識、創新思維、網絡思維、合作思維，這五種新思維不僅是對檔案工作實踐的總結和概括，也是黨的十九大引領的社會發展新趨勢下檔案工作新趨勢[4]。我國高校檔案館作為內設機構，主要服務于學校和全體師生，在對外開放、服務社會方面雖并無強制要求，但作為國家檔案事業的組成部分，在機構改革背景下，高校檔案館仍需打破傳統內設機構的工作方式，切實轉變工作思維，提高對檔案工作發展趨勢的認識，在服務于學校管理與教學科研的同時，拓展服務對象和服務范圍。

樹立“人”“民”意識，高校檔案館檔案資源體系建設和檔案利用體系建設范圍要圍繞“人”“民”擴展，以建立覆蓋全日制教育、非全日制教育學生，包括在職、離退休教職工在內的，記錄學校各方面發展情況的檔案資源體系為目標;樹立先行意識，要對檔案收集和征集工作實行前端控制，統籌文書和檔案工作，提前做好檔案異地備份、異質備份工作;樹立創新思維，關注新的檔案形成者、檔案載體、檔案利用人群、檔案工作合作者、檔案傳播方式等[5];樹立網絡思維，注重館藏數字化建設與增量數字資源建設，實現檔案資源整合與共享，充分利用網絡開展業務指導、專業培訓、學術交流與研究等工作[5]，順應管理利用網絡化趨勢;樹立合作思維，主動加強與行業內外的機構合作，與檔案行政主管部門、省內外高校檔案館加強業務探討與學術交流，與檔案科研教學單位合作建立實習基地，與企業合作開展檔案數字化加工等。

2.憑借深化改革之機，構建檔案工作網絡。

一是構建兼具穩定性與彈性的組織機構。在保持組織機構設置相對穩定性的前提下增強組織機構彈性，圍繞檔案資源建設和利用體系建設擴展業務，對職能單一且工作量較小的科室進行人員裁減或撤銷，對業務相近、工作內容類似的科室進行機構合并，根據實際需要謹慎增設新機構。在實體科室劃分的基礎上通過組建虛擬工作組的方式（如工作小組或項目團隊）增強組織機構設置的彈性，以便靈活應對常規工作以外的臨時性事務、重大工作等。

二是建立學校范圍內的檔案工作網絡。遵循“統一領導”原則，高校檔案館牽頭成立學校檔案工作領導小組或檔案工作委員會，依法領導與協調全校檔案管理工作，由校領導擔任委員會主任，各部門、各分院主要負責人或分管檔案工作的領導為委員會成員。遵循“分級管理”原則，在各部門、各分院確定一位領導分管檔案工作，配備一至兩名兼職檔案員，負責各自部門檔案的收集、整理與移交，據此編制學校各部門檔案工作人員名單，在人員工作發生變動時及時更換并做好工作交接，及時更新名單。

三是加強檔案工作隊伍建設。建立檔案工作目標考核體系，將檔案工作納入各部門的年終目標考核內容以及檔案工作人員的年終績效考核內容，調動全校專兼職檔案工作人員的工作積極性。建立獎懲機制，將檔案工作成果與工作人員年終績效發放、職稱晉升等切身利益掛鉤，增強檔案工作隊伍的活力。

3.充分利用網絡技術，拓展檔案館新職能。網絡技術為實現數字化轉換、大容量存儲、有序組織、全程管控、實時實地展示創造了可能性，高校檔案館在檔案收、管、用各工作環節充分利用網絡技術，有助于推動檔案館拓展記憶宮殿、數字城堡、政務窗口、文化家園和知識寶庫的職能，更好地服務于為人民謀幸福、為民族謀復興。

一方面，利用網絡技術實現館藏檔案數字化和增量電子檔案全程管控，可以有效發揮為師生留存校園記憶、為城市留存城市記憶、為人民留存社會記憶的職能，打造校園文化家園。例如，將網絡技術與檔案館傳統的館日活動相結合，輔助開展檔案在線展覽、在線法制宣傳、檔案征集、征文、攝影作品評比等活動，不僅突破了時間空間限制，擴大了館日活動的影響力，更加豐富了館日活動形式。另一方面，利用網絡技術實現文檔一體化管理，可以打造覆蓋學校管理、教學實踐與科學研究的檔案數字城堡與知識寶庫，實現檔案資源開發利用，豐富檔案利用服務方式，優化檔案利用查閱服務，搭建覆蓋每一位師生乃至社會公眾、服務于學校管理與教學科研的信息服務窗口。高校檔案館可積極加入數字校園建設，建立檔案資源共享平臺，推動檔案資源在校內各部門實現資源共享，繼而搭建所在區域高校檔案資源共建共享平臺，開展遠程查檔服務，讓檔案利用者少跑路。

參考文獻

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[N].中國檔案報，2014-05- 05（1）.

[2]李彥，王雪君.大數據背景下高?！按髾n案”管理體制構建研究[J].浙江檔案，2018（7）：17-19.

[3]趙屹.檔案館的現在與未來[M].世界圖書上海出版公司，2015.

[4]楊冬權. 新時代檔案工作的新思維（上）[N]. 中國檔案報，2018-01-11 （3）.

[5]楊冬權. 新時代檔案工作的新思維（中）[N]. 中國檔案報，2018-01-15 （3）.