高校檔案工作崗位設置管理

摘 要：國家事業單位崗位設置管理、深化黨和國家機構改革，迫切要求高校檔案工作人員由身份管理向崗位管理轉變。合理地設定檔案工作崗位需要檔案部門的積極參與。文章結合改革實踐中出現的問題，探索檔案部門如何從工作目標、工作分析、流程設計、編制崗位說明書等方面配合人事部門開展這項艱巨復雜的任務。

關鍵詞：檔案工作 崗位設置 機構改革 崗位說明書

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-22

★作者簡介：韓曉穎，哈爾濱理工大學副研究館員，研究方向為檔案管理。

Abstract Optimizing the post setting management of state institutions and deepening the reform of party and state agencies makes it urgent for the archives staff in colleges and universities to transform from identity management to post management. Setting up the archives post reasonably requires the active participation of archives departments. Combining the problems that appear in reforming practice， this paper explores how archives departments can cooperate with personnel departments to carry out this difficult and complex task from the perspective of work analysis， process design， post description and so on.

Keyword archival work; post setting; institutional reform; post description

2018年，黨的十九屆三中全會審議通過了《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》和《深化黨和國家機構改革方案》。隨著機構改革的深入進行，各級檔案局（館）開始了工作職能劃轉，高校檔案館也正在經歷體制機制職能的整合優化和各種變革。在此過程中，我們深刻體會到做好檔案崗位設置工作對于機構改革的重要性。

一、檔案部門參與崗位設置管理的必要性

崗位是一個單位組成的最基本單元，每個崗位能否很好地完成工作，決定整個單位的發展。人們常認為聘用、考核都是人力資源部門的事情，但事實上如果沒有具體業務部門的深度參與，這項工作是無法完成的。

一方面，高校人事部門一般從宏觀上對崗位設置進行指導，對任職資格統一規劃，但對學校眾多的崗位職責與權限不可能了如指掌。在不熟悉檔案部門業務工作的情況下，不能夠科學地設定檔案工作的崗位。另一方面，崗位設置的方案是為部門服務的。由于檔案工作內容多樣、績效難以量化等原因，只有檔案工作人員積極地參與，才可能保證崗位設置的可操作性，提高效率。在構建崗位的過程中，檔案部門必然會重新審視檔案工作，發現問題。檔案工作人員也會在此過程中看到自己的不足。

二、檔案工作崗位管理中存在的問題

1.“因事設崗”引發的不適。檔案工作具有傳承性的特點。很多單位檔案部門固定用工，崗位長期不變動，檔案人員一般只熟悉自己常做的工作。一旦崗位變動，涉及其他檔案工作內容時會覺得生疏而缺乏自信，沒有形成有效的動態管理機制。改革前，大家隨著工齡和年齡的增長，薪級標準自然享受相應待遇。改革后，由于每一級別的聘任名額有限，存在被降低聘任級別而影響個人利益的可能。

2.崗位競聘中的矛盾。競聘中對于檔案工作崗位的選擇，大家自然會選擇薪酬相近，但工作內容相對較少、完成起來較容易、工作環境好、時間比較有彈性的崗位。或者為了追求更高的薪酬，競聘實際上對人員自身素質要求較高、工作內容不易量化、考核指標無法精確的崗位。高校檔案部門由于缺乏經驗，設置的指標體系不夠完整，缺乏辨別性、可靠性和有效性，導致有的崗位無人問津，有的崗位競聘者趨之若鶩。

3.工作考核難以統一標準。由于檔案工作的分工不同，工作內容和性質決定了工作要素很難具體衡量，不能實現同樣的量化考核標準。有的工作量大，容易完成。有的工作花費時間多，成果不顯著但意義深遠。還有的工作完成的質量與數量和檔案人員的知識水平、業務能力及綜合素質關系密切，工作的結果看不見摸不著，不容易或者根本不能量化，因此無法比較誰的工作效率更高，更出色。

三、檔案部門如何參與學校崗位設置管理制度的建設

1.確定未來檔案工作目標。目標是人們預期活動的方向和結果，是在一段時間內期望達到的目的和成果，按時間可分為長遠目標、中期目標和近期目標。隨著檔案工作內容日益豐富和不同時期工作重點的變化，經常會出現新理念和新方向，正確的目標是檔案事業發展的基礎和動力。首先，明確的工作目標能激發檔案人員自我完善的意識，使其更加主動地開展工作。例如，為了實現檔案內容更加豐富的目標，負責收集工作的人員會更加自覺地深入各個部門走訪，積極尋找各種類別、載體、形式的有存檔價值的材料，檔案工作的活力會得到進一步加強。其次，樹立工作目標可以促使我們在檔案工作中分清主次和輕重緩急，合理地安排工作的節奏，防止工作中顧此失彼。

2.做好檔案工作分析。工作分析就是崗位分析或者職位分析，是通過各種有效的手段詳細準確地了解與崗位工作有關的信息的過程。檔案部門要根據當前的管理水平、實際情況、檔案人員素質和崗位工作性質的不同，確定不同的工作分析方法。首先應明確檔案工作的各項職責，其次對崗位進行分類。

工作分析的方法有六種，即職責分解法、問卷法、訪談法、工作日志法、觀察法、專家訪談法。個人認為職責分解法、工作日志法和觀察法較適用檔案工作分析。

職責分解法是對部門的職責逐層分解，比較難明確各個崗位非常具體的任務，對進行這項工作的人員的管理素養要求高。

工作日志法是任職者在一定周期內，按照時間順序詳細記錄自己的工作內容，并以此為基礎，經過分析、歸納與整理，明確崗位相關信息的一種方法。工作日志法對于檔案工作的任何環節都適用，可以很好地總結檔案工作規律。

觀察法是直接到工作現場，對任職者的作業活動進行觀察、記錄、分析歸納。觀察法可以獲取更加真實的信息，可作為工作日志法的補充。檔案利用工作和數字化工作可以較多地使用這種方法。如在接待利用者過程中，可以考察檔案人員的服務態度，以及觀察總結不同種類的檔案在提供利用時所需要花費的不同查找時間。在檔案數字化掃描工作中，分析掃描不同種類的檔案單位時間內可以完成的數量，對于不同質量的檔案原件，如何選擇設置不同技術參數更為恰當等等。

3.進行檔案工作流程設計。檔案管理是一項嚴謹、有秩序的工作。建立檔案工作流程可以使工作有序進行，即使出現錯誤也可以及時分析出是哪個環節出現了問題。高校檔案工作可分為收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計八個環節。其中收集、鑒定、整理、保管、檢索、統計等項工作是基礎工作，編研與利用屬于開發利用環節。因此，整個檔案工作內容又可劃分為兩個方面：基礎工作和利用工作。據此，我們可以嘗試將高校檔案工作流程設計為兩種模式供選擇。

其一，按照八個環節模式設計。即每一類別檔案根據工作量大小，由一人或幾人負責完成此類檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計所有的工作環節。優點：工作人員熟悉所負責類別的檔案館藏，對于利用者能提供較為快捷的服務。缺點：各類檔案負責人之間缺少協作，利用者為了解決某個問題，可能會查找多個類別的檔案材料，要重復說明利用需求。同一個檔案員要一邊整理接收到的檔案材料，一邊接待隨機來訪的利用者，不能自由靈活地深入基層部門了解檔案工作狀態。很多人只熟悉自己負責的檔案類別管理，對其他檔案類別并不熟悉，不利于工作傳承和未來發展。

其二，檔案工作模塊化分工。即將檔案部門內部組織設定為收集整理部門、利用部門、數字化工作部門、綜合辦公管理等部門。每一部門內部根據需要安排若干工作人員，每人有主要類別的分工工作，還會兼任其他類別可替換崗位。優點：首先，各個部門內部既有分工又有合作，人員需要相對較少。根據不同類別檔案的形成時間和移交時間不同，每個人能夠科學地安排工作時間，提高工作效率，并有更多的時間可以深入基層部門了解檔案積累情況和工作重點。其次，可以根據利用者提出的需要，在各類檔案數據庫和實體庫查找檔案材料，集中提供給利用者，讓利用更便捷。缺點：利用部門人員如果對館藏檔案的文件內容不熟悉，就只能按部就班地按照檢索步驟查找，查準率相對會低一些，無形中對檔案工作者的素質提出了更高的要求。

4.重視檔案工作崗位說明書的編寫。

（1）檔案工作崗位說明書的作用。有利于檔案工作經驗的總結，能夠將各種有用信息結合起來并不斷完善、書面固化，即使人員變動也可以保證檔案工作的穩定性。通過規范的崗位說明書可以使人在最短的時間內全面地了解該崗位檔案工作內容，有效地工作，從而避免失誤。

（2）檔案部門編寫崗位說明書的意義。

一是便于檔案工作輪換。學校檔案工作內容變化不大，重復操作性工作較多，適當地從一項檔案工作任務轉移到另一項任務，可以在一定程度上克服檔案工作的單調乏味感，使檔案人員能發揮更多的才能。獲取新經驗，嘗試新職責，增長新知識新技能，這些對于促進檔案事業發展具有積極作用，詳細而明確的崗位說明書使工作輪換更容易實現。

二是便于檔案工作擴大化。崗位說明書詳細描述每一項工作任務后，檔案館可以隨時根據需要對人員和任務進行自由組合式的調整。如檔案人員原先承擔一項工作任務，現在可以同時承擔兩項甚至三項工作任務，并獲得相應增加的經濟報酬。

三是激勵學習檔案管理技能。高校檔案類別較多，各類檔案的管理方法既有共同點又有不同點。一些專門檔案如財會類、基建類、人事類都有各自形成特點、管理要求和相關的行業規定。崗位說明書對工作的詳細描述能夠促進檔案員在平時工作中自覺學習積累相關的知識，培養能力，提高技能。

（3）編寫檔案工作崗位說明書的注意事項。崗位說明書沒有固定的格式，只是一個提供管理效能的工具，一般會包括工作描述與工作資格兩大方面內容，不同時期目的不同，內容也會不同。檔案部門編制的崗位說明書一定要根據檔案工作需要，選擇真正有價值的組成內容，不能簡單化，也不可貪大求全。

在實踐中發現，學校檔案部門對于人員任職資格的設計不夠完善。往往對于年齡、身體條件、受教育程度、工作經驗、職業資格等顯性的任職資格非常重視。專業知識、專業技能等半顯性任職資格經常被忽視，各種技能、能力的水平和個性特征等隱性任職資格甚至根本沒有被考慮，但這恰恰是最應該被重視的因素。個性與品質、自我形象、價值觀與態度、內驅力與社會動機，這些隱性任職資格決定檔案工作人員的行為是否會偏離既定工作目標，是否會降低工作的積極性與效率，是否能有意識地控制自己的行為、維護自我形象。隱性任職資格無法在短時間內用某種標準來準確衡量，但對于檔案工作的績效具有極其重要的影響。在檔案工作的組織群體中，每個人的價值觀都極為重要。它會影響人與人之間的關系，影響個人對決策和問題的解決方法的選擇，影響個人對所面臨的形勢和問題的看法，影響關于道德行為的標準的確定。因此，在編制檔案工作崗位說明書時，應更加突出對隱性任職條件的要求，盡量將對價值觀的較高要求放在首要地位。

（4）對崗位說明書進行修正與完善。檔案工作崗位說明書的制定不是一勞永逸的一次性工作。一方面，隨著學校戰略方向的改變，組織機構設置的變革，學校檔案工作的內容甚至崗位設置本身都會發生變化，檔案工作的職責、職能和工作任務會有變化。另一方面，已經編制的崗位說明書是否完全適用于檔案工作，需要經過實踐的檢驗，有一個反饋的過程。發現偏差要及時找出原因，采取措施，給予糾正，確保實現工作目標與計劃。因此，檔案工作崗位說明書的使用過程必然是一個動態完善的過程，是在保持相對穩定性的前提下不斷根據情況變化調整、持續改進的過程。

檔案工作崗位設置是新時期檔案事業的重要組成部分。不可否認，高校檔案部門在參與管理制度的建設中有許多不完善的地方，但我們相信，經過學習探索和總結經驗教訓，一定可以提煉出適合檔案工作實際的規律和方法。

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