淺析檔案數字化工作常出現的失泄密隱患

余珺

按照目前的工作流程來說，檔案的數字化環節有四個主要部分，這是部分緊密相連，一環扣一環，可以總結為數據的生成、數據的流轉、數據的存儲以及數據的使用等。數據被壓縮在網絡信息中，每一個環節都有可能被竊取信息，從而導致檔案的失泄密。常見的失泄密情節有以下幾種情況：

一、違規外包掃描

據真實案件了解，2014年4月的一天，甲公司的某個部門檔案信息管理人員XX遭遇了意外。因為在他之前是乙公司的員工負責了該部門的檔案信息管理工作，他擔心之前掃描的文件讀取在新程序中會有問題，所以他就擅自做主，把之前所有的原始文件備份數據在檔案服務器上試運行，如果運行正常的話，就直接把它們刪掉?？墒牵瑔栴}是當時的部門檔案信息管理系統剛好完成升級，系統里的各類資料和文件必須要重新進行命名才可以正常查看和運行，就是這一點讓XX產生了大意，他修改好原始文件資料名稱時，違規使用了互聯網計算機，而且他修改完了之后忘了刪除源文件，最后導致原始資料在計算機互聯網中泄密。

二、資料流轉不登記

據真實案件了解，2016年8月的一天，有關部門發現當下有微信群正在傳播一份神秘的標注了“機密”的文件。該部門想深入調查，一探究竟。經調查后發現，這份機密文件的出處是一名曾就職于檔案局信息管理部門的XX。他所在的部門當時正在進行檔案的數字化管理，所有原始紙質文件資料需要統一掃描上傳到檔案數據庫當中。但是由于當時的掃描人員疏忽大意，掃描完之后沒有一一核查掃描件與原件是否對應，導致一份檔案落在了數字化工作現場。XX在整理資料時恰巧發現了該資料，并且受好奇心的驅使打開了該文件，發現其內容與自家親人有關，于是拍下內容發布在了家族微信群里，導致機密文件的泄露。

三、存儲載體丟失

據真實案件了解，2015年12月的一天，某地區檔案局的工作人員發現該檔案室的一個移動硬盤不翼而飛，里面存儲著大量的機密文件和原始檔案資料，他隨即向有關部門匯報了此事，經核查，該硬盤中的資料涉及人員較廣，從監控中查看應該是被竊取并意圖銷毀。

四、違規復制擴散

據真實案件了解，2002年12月的一天，有關部門發現當下有幾份機密文件正在網絡上秘密傳遞，傳遞途徑為電子郵箱。經過有關人員的深入調查，找到了信息傳遞的雙方，并經過詢問得知，其中發件方是某地區檔案局的工作人員A，收件方B為發件方A的好友。B以搜集論文資料為由向A索要檔案資料，A咋未經上級允許的情況下擅自從數據庫中搜索了7份檔案資料發送給B，其中2份是機密文件。

（南京市浦口區人民政府泰山街道辦事處）