建設(shè)項目檔案管理的缺陷及對策分析

王映遠(yuǎn) 云南省大理州賓川縣檔案館

一、建設(shè)項目檔案管理的缺陷

（一）登記困難，檔案部門無法介入重大建設(shè)項目檔案工作。項目檔案登記是檔案部門介入重大建設(shè)項目檔案工作的必要前提。多年來，各級檔案部門采取印發(fā) 《通知》等方式積極開展了項目檔案登記工作，但由于檔案部門掌握的項目名單沒有準(zhǔn)確的通訊地址和聯(lián)系方式，大量登記表無法準(zhǔn)確送達(dá)建設(shè)單位。盡管有些登記表被送達(dá)建設(shè)單位，也常常因為建設(shè)單位認(rèn)識不到位而置之不理。

（二）責(zé)任不清，重大建設(shè)項目檔案收集歸檔殘缺不全。由于認(rèn)識不到位等原因，許多建設(shè)單位不僅沒有成立檔案機構(gòu)，也沒有配備檔案人員，更沒有落實檔案收集整理責(zé)任，待到項目竣工時方被告知必須進(jìn)行項目檔案驗收工作，臨渴掘井，倉促安排有關(guān)人員負(fù)責(zé)檔案工作，而這些被臨時指定的人員既沒有參加過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也不掌握項目檔案收集、整理與歸檔工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，相關(guān)部門和參建單位給什么收什么，歸檔保管的項目檔案缺東少西、殘缺不全，不能反映項目建設(shè)全過程和工程建設(shè)實際。

（三）控制手段不力，項目檔案真實性不能得到有效保障。檔案的真實性、準(zhǔn)確性是建設(shè)工程檔案管理工作的基本要求。由于建設(shè)單位在建設(shè)項目開工之前不僅沒有對項目檔案的形成質(zhì)量提出明確要求，也沒有完善的控制措施和手段，導(dǎo)致項目建設(shè)過程中大量的檔案材料用紙不規(guī)范，形成手續(xù)不完備，內(nèi)容記錄不完整，書寫材料不符合要求，特別是有些建設(shè)項目土地征用、招投標(biāo)合同，由于書寫材料質(zhì)量不符合要求，字跡褪色嚴(yán)重，有的已經(jīng)無法準(zhǔn)確辨認(rèn)，影響了項目檔案憑證作用發(fā)揮。

（四） 驗收把關(guān)不嚴(yán)，檔案部門對重大建設(shè)項目檔案監(jiān)管失控。《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》 規(guī)定：“省以下各級政府投資主管部門組織驗收的項目，由同級檔案部門組織項目檔案驗收。”但實際工作中，政府投資主管部門極少組織重大建設(shè)項目驗收，往往由項目建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)驗收，如農(nóng)業(yè)、水利、交通、電網(wǎng)建設(shè)項目分別由主管部門組織驗收，項目檔案驗收工作也由主管部門檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)，市縣檔案部門在重大建設(shè)項目檔案驗收工作中處于被動尷尬位置，不管又不行，管又管不到位，驗收標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案管理混亂。

二、建設(shè)項目檔案管理的對策

（一）改進(jìn)方式，將檔案登記納入項目審批（備案）程序。完善重大建設(shè)項目檔案登記管理制度，協(xié)調(diào)相關(guān)部門將檔案登記管理納入重大建設(shè)項目審批（備案）程序，建設(shè)單位在履行重大工程項目審批（備案）手續(xù)時，應(yīng)同時到檔案部門履行檔案登記手續(xù)，既能夠提高檔案登記工作效率，又為檔案部門及早介入項目檔案工作、開展項目檔案指導(dǎo)服務(wù)工作創(chuàng)造便利條件，確保檔案部門從項目建設(shè)伊始有效督導(dǎo)建設(shè)單位將檔案工作納入項目建設(shè)議事日程，建立健全檔案管理體制和工作制度，落實檔案收集歸檔整理方面的責(zé)任，為促進(jìn)項目檔案工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）完善體制，推動項目檔案工作健康有序開展。項目建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理機構(gòu)，配備既精通檔案又熟悉項目建設(shè)的人員為檔案人員，建立健全以檔案管理機構(gòu)為核心、建設(shè)單位各部門和有關(guān)參建單位為基礎(chǔ)的檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)，為開展項目檔案工作提供人員隊伍保障。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員崗位職責(zé)，落實檔案收集、整理、歸檔工作責(zé)任，嚴(yán)把檔案形成質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在檢查項目建設(shè)進(jìn)度時同步檢查檔案形成質(zhì)量和收集歸檔工作，促進(jìn)檔案工作與項目建設(shè)同部署、同檢查、同推進(jìn)。

（三）強化控制，切實保障項目檔案的完整性真實性。堅持合同約束，強化檔案收集歸檔和整理質(zhì)量。即建設(shè)單位在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂承包合同、協(xié)議時，要設(shè)立專門條款，明確有關(guān)單位應(yīng)提交檔案的范圍、形成質(zhì)量、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔套數(shù)與時限、違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還要特別明確監(jiān)理單位對項目檔案完整性、準(zhǔn)確性審查的責(zé)任，進(jìn)而把保證項目檔案質(zhì)量落到實處。

（四）嚴(yán)格把關(guān)，統(tǒng)籌推進(jìn)重大建設(shè)項目檔案驗收工作。堅持檔案部門主導(dǎo)同項目建設(shè)主管部門檔案機構(gòu)各負(fù)其責(zé)的項目檔案驗收方式，強化檔案部門統(tǒng)籌管理地區(qū)重大建設(shè)項目檔案事務(wù)的能力。凡政府投資主管部門組織驗收的項目，由同級檔案部門會同項目建設(shè)主管部門共同組織項目檔案驗收；政府投資主管部門組織驗收以外的項目，由建設(shè)項目主管部門商函同級檔案部門同意后組織項目檔案驗收，驗收結(jié)果報同級檔案部門備案，為檔案部門統(tǒng)籌推進(jìn)本地區(qū)重大建設(shè)項目檔案工作，掌控重大建設(shè)項目檔案流向，整合重大建設(shè)項目檔案資源創(chuàng)造條件。

三、結(jié)束語

建設(shè)項目檔案作為建設(shè)項目的真實記錄，對于后期建設(shè)項目審計、管理、監(jiān)督、稽查、維護(hù)、驗收以及改造均具有重要的作用。因此，必須要立足于建設(shè)項目規(guī)模大、涉及面廣、周期長、投資長等特點，嚴(yán)格按照《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等系列文件的要求對建設(shè)項目檔案進(jìn)行管理。具體到實踐中，一是要創(chuàng)新方法，將檔案登記納入項目審批（備案）程序；二是要明確責(zé)任，提升重大建設(shè)項目檔案立卷歸檔質(zhì)量；三是要強化控制，充分保障檔案資源的真實性；四是要嚴(yán)格把關(guān)，統(tǒng)籌推進(jìn)重大建設(shè)項目檔案驗收工作。只有如此，才能不斷解決常見問題，真正實現(xiàn)管理規(guī)范、管理創(chuàng)新。