淺析SAP系統采購收貨、發貨和發票校驗對KCZN公司會計業務的影響

(云南昆船智能裝備有限公司 云南 昆明 650236)

一、傳統采購業務與SAP采購模塊對比

在當前經濟環境下，幾乎所有的企業都是以市場為導向，追求利益最大化，而開源節流是企業追求利益最大化的重要手段。采購與市場對接最為密切，對企業的效益影響尤為深遠，任何企業高層都十分關注。以最小的成本換取最大的收益幾乎是所有企業追求的最大目標。但是，在現實中往往是這樣一種情況：采購的產品質量參差不齊，采購過程效率低、采購貨品不能及時到位，企業庫存壓力不斷增大等問題時常發生，企業不堪重負。

(一)監督和控制機制不到位。在傳統采購中，采購部門行使采購環節的管理職能，在這種模式的基本流程是：根據各部門的采購需求->制定采購計劃->詢報價->下達發運通知->入庫->財務部門付款，這樣做的缺點主要是：從物料管理到采購管理再到供應商管理都由一個職能部門來完成，缺乏必要的監督和管控。

(二)信息共享程度弱。大部分的采購員與供應商談價格是通過電話完成的，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上掌握在業務人員自己手上，信息沒有共享。這樣可能造成的影響是業務的可追溯性弱，一旦某一單出了問題，很難查到原因；同時采購任務的執行優劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業務的影響大。

(三)傳統采購模式在操作方式和透明度等方面相對落后，企業與供應商建立買賣關系，這種關系是短期的，采購人員是通過最低價格來評判，在訂單的數量和價格下達到供應商后，供應商可以根據自身情況進行判定是否接單。人為影響因素較大。

(四)相較于傳統采購業務，SAP的采購模塊具有以下特點：

(1)SAP采購系統中是以職責為核心，在SAP中分為各個管理部門，每名員工在SAP中對應各自的職責，這些是預先設定的，不能干擾，這樣可以節省每個環節的審批時間。

(2)業務可以追溯，在ERP采購上可以做到對每筆采購訂單進行追溯，無論任何時間，只要這個訂單已經產生，就可以查找到，包括數量、價格、發票。

(3)避免操作中人為因素，在傳統采購中存在大量人為因素，對于ERP系統，對供應商就是按照設定的條件進行分析，從而避免的人為思想。

二、SAP MM模塊構架

MM模塊和FI/CO模塊一樣是SAP后勤模塊組中的重要模塊，它由采購管理、庫存管理、發票驗證等部分組成，同時涉及到采購、倉庫、財務等部門，并同SAP其他模塊(SD、PP、PS、PM、FICO)有密切聯系。

MM模塊(Material Management)，即物料管理模塊，物料(Material)的含義極廣，我們可以將看不見的東西都稱之為物料。在SAP系統中，重點關注的是能直接或間接為企業帶來增值的物品，如原材料、半成品、成品、水、電、設備、儀器儀表等等，我們把它們納入物料管理，并進行編碼、分類，收集并記錄它們的一般或者特殊屬性(如形態、價格、重量、單位、存放條件、生產批次等)。先解決了物料管理的最大問題——分類與編碼，再看SAP中MM的其他內容，MM模塊解決了如何“買”和“裝”的問題，“運輸”是MM和SD共同關注的問題，PP模塊將解決“生產”難題。

以倉庫為核心，物料的動作無非是：入、出、移動。入，即以什么樣的價格買入并入庫，；出，有以下幾種：銷售出庫、采購退貨出庫、生產領料出庫、報廢出庫、樣品出庫、移庫出庫等；移動，分為不同庫房間移動，不同地點移動等。無論是哪種類型的操作，每一次的變化SAP都會產生一個憑證即Material Document。

在SAP中，標準的采購流程一般包含采購申請、訂單處理、貨物收發、發票校驗、付款清賬五個環節。每一環節都有系統單據生成，貨物接收和發票校驗環節自動生成會計憑證，SAP通過采購訂單歷史將以上信息關聯。

三、采購收貨對會計業務的影響

(一)創建采購訂單

在SAP系統中，采購員根據部門需求按物料編碼進行BOM批量查詢，創建采購訂單。

(二)詢報價

通過比較哪家供應商報價合適，根據需要選定供應商報價作為參考。

(三)簽訂合同

比價完成后確定供應商簽訂合同，合同打印后簽字蓋章，轉換成PDF格式，發郵件給供應商蓋章確認。

(四)采購收貨

采購收貨是執行采購訂單的重要環節，按照發票和貨物的先后順序不同會產生兩種情況：一是發票先到而貨物后到，稱之為收發票；二是貨物先到而發票未到，稱之為收貨。在實際工作中，采購員對于收發票的情況不做處理，收貨的情況則根據訂單情況辦理暫估入庫。

在SAP系統中，保管員在mm模塊點擊入庫，系統會自動生成會計憑證：

這里以購進原材料-編碼器為例

借：原材料-編碼器

貸：應付賬款-暫估-集成過賬

采購價格差異-原材料-編碼器

(其中應付賬款-應付暫估科目是一個過渡科目，在財務審核時會沖平。)

四、發票校驗對會計業務的影響

如果說采購訂單是采購流程的起點，那么發票校驗就是這個流程的終點。收貨及發票校驗完成后系統會按照實現配置好的科目自動生成會計憑證，并且實時傳遞到財務模塊。整個過程分為兩步：第一步，采購人員拿到紙質發票進行發票預制；第二步，數據同步到財務，財務人員進行發票校驗，這時只需要在SAP系統中輸入采購訂單號，SAP系統就會根據收貨情況帶出發票的信息。

若發票金額與入庫金額一致：

借：應付賬款-暫估-集成過賬

應交稅費-增值稅-進項

貸：應付賬款

若發票金額與入庫金額不一致：

借：應付賬款-暫估-集成過賬

應交稅費-增值稅-進項

采購價格差異-原材料-編碼器

貸：應付賬款

采購價格差異-原材料-編碼器

由此可以看出，科目“應付賬款-暫估-集成過賬”只是一個過渡科目，在財務人員發票校驗完成后會自動結平，應付賬款的掛賬金額為增值稅發票的價稅合計金額。

五、采購發貨對會計業務的影響

出庫時發票校驗已做，且發票金額與入庫金額一致時，SAP系統會自動推送會計憑證。如購入的編碼器用于生產，在發票校驗完成后由采購部門出庫處理，并且采購根據采購用途選擇相對應的移動類型，SAP系統會自動配置對應的會計科目。

借：生產成本-投入-外購件

貸：原材料-編碼器

六、總結

上SAP系統前，材料入庫、出庫、到貨和材料發票無法做到有機結合，項目成本歸集不及時，手工核簽和審批流程費時費力。上線系統后，單就采購環節來看優勢較為明顯：

(一)實時的信息傳遞，有利于節省時間和資金

SAP的集成性可以讓采購人員隨時將請求轉換為采購單。采購單中包含各種信息，比如供應商的最新價、供應商報價和長期合同價等，都可以自動進行價格比較。借助供應商評估功能，篩選出最佳產品質量和服務水平的供應商。采購單歷史記錄自動更新，確保每一項業務的都是最新運行狀態，比如可以隨時了解貨物或發票是否已經收到。這一系列功將采購成本降到最低。

(二)精準的庫存管理，有利于進行動態計劃

只要收到貨物，采購執行每一項收貨/發貨業務之后，可以立即更新庫存。同時，數據傳遞到FI模塊，貨物的價值得到更新。

綜上所述，只有充分理解和掌握SAP系統中采購收貨、發貨和發票校驗的集成性，才能為物料數據分析和成本數據分析提供有力的依據。為此，企業有必要投入更多的人力物力構建更加高效的系統，獲取第一手數據為企業管理者決策提供最強有力的支撐。