淺析企業《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執行中的問題與對策

沈淼

摘 要：在編制及執行《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的過程中，筆者從檔案工作的收集、整理、利用三個階段分析、梳理了遇到的問題并提出了相應對策，旨在便于《表》的落地執行以及為首次編制《表》或再次修訂《表》時，提供參考。

關鍵詞：管理類檔案 歸檔范圍 整理保管方式

一、引言

2012年，國家檔案局發布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，筆者企業在行業指導下按《規定》完成了《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱“《表》”）的編制。“管理類”是指行政管理、生產管理、經營管理、黨群工作四類檔案的統稱，是企業進行各項管理過程的真實記錄，管理類檔案的“應歸盡歸”可作為企業依法治企的重要依據，而《表》的編制影響著應歸，《表》的執行影響著盡歸。

二、研究現狀

從2014年底的20家央企完成《表》的編制審批后，現各行業也已分批完成《表》的編制審批，逐步進入了實施執行階段。

研究成果方面，多以《表》編制階段的問題為研究對象，以《表》的執行階段的問題為研究對象的較少。李子林提出文件材料歸檔范圍劃分不清晰，條目表述籠統;組織體例把握不準，致使編制主線模糊。王洋提出附表條目內容重復。

以上研究表明，《表》雖完成編制，但執行中仍存問題，有些是因編制時考慮不周，有些是因管理類檔案特點引發。

三、問題分析

1. 收集方面

（1）責任不清，界限不明

按《規定》文件材料組織有按職能或問題和按部門兩種組織體例，此處筆者以按職能組織為研究對象。職能體例組織文件優點是可應對企業機構變化;缺點一是文件材料歸檔責任不清晰，如：資本管理文件，既含規劃部門又含財務部門;二是部門的歸檔范圍界限不明確，一個部門的歸檔范圍分散在多個條款中，很難形成部門應歸文件的范圍，影響執行。

（2）難以脫《表》

按《規定》，在滿足其最低保管期限前提下，企業可自主靈活設置保管期限。在實際中，各部門產生的文件種類相似，但因內容不同保管期限各不相同，造成無論是專職檔案員還是兼職檔案員或歸檔人都很難脫《表》準確判斷出保管期限，必須逐份文件照《表》核對，導致歸檔整理效率低。

（3）不易催收

《表》包括企業所有管理類文件材料，涉及企業所有部門、所有職能。但是，檔案部門不掌握各部門職能內所完成的具體工作信息，無法判斷出各部門在實際工作中是否真正產生了職能內的文件材料。《表》只能作為歸檔范圍的依據，不能作為催歸范圍的依據，使《表》不易執行，無法實現文件管控。

2. 整理方面

（1）組卷整理方式

整理，將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程。《歸檔文件整理規則》雖然要求以件為單位整理文件，但仍需按事件的邏輯順序排列使之有序。管理類文件包括一個事件的多個節點文件，這些文件保管期限不同，導致其無法延用原文書檔案按保管期限-年度-機構的組卷整理方式。

（2）整理時間

管理類文件的歸檔時間可采取隨時歸檔或隨事歸檔。隨時歸檔，即產生文件就及時歸檔;隨事歸檔，即事件完結后集中歸檔。隨事歸檔文件齊全、邏輯性強，易整理;隨時歸檔的文件所涉及的事件后續未知，無法判斷事件節點或閉環情況，導致不能將同一事件的文件排序在一起，只能依靠電子檔案系統檢索查找。

3. 利用方面

為服務企業各項活動，檔案部門需及時整理文件以提供高效的利用，但管理類檔案利用效率仍有限。一是因企業各部門的職能權限及知悉范圍不同，導致不能信息共享;二是其數量大、范圍廣，需大量時間進行整編、數字化加工工作，檔案部門人員缺乏，無法及時完成檔案整理環節，影響檔案利用。

四、對策

1. 加強收集歸檔力度

可根據企業實際情況編制《XX部門管理類檔案歸檔指南》，將職能體例和部門體例兩種文件組織方式結合，即條款內容按職能體例形式，條款排列按部門體例形式。既便于歸檔部門明確本部門歸檔范圍，完成歸檔操作，又可作為檔案部門催歸及考核的依據，以加強檔案收集歸檔力度。

2. 調整整理保管方式

考慮管理類文件數量、歸檔時間及形成規律等因素，其可采用以件為整理單位，再以事件為保管單位的整理保管方式。一份文件為一件檔案，每件檔案按事件一定的邏輯順序排序、編號、裝盒。一盒可裝一個事件文件，也可裝多個事件文件。管理類檔案按照年度-機構排列上架，可不需再按保管期限分類。

3. 合理調配工作人員和內容

檔案管理部門可根據本企業實際檔案歸檔量及人員配置情況，組織專業檔案外包人員完成日常管理類檔案的整理工作，避免造成大量管理類檔案積壓無法利用;專職檔案人員監督、指導歸檔情況，保證應歸盡歸，同時開發檔案系統，在系統中通過流程、權限等措施管控文件安全，提供利用服務，提高利用效果。

五、結論

本文通過在執行《表》時，就收集、整理、利用過程中遇到的問題，提出了三個相應對策，旨在便于《表》的落地執行及為首次編制《表》或再次修訂《表》時提供參考。

綜上，《表》雖然是收集歸檔環節的制度文件，但卻直接關系到檔案整理、利用等工作環節，因此在編制《表》時，應從企業實際出發，以需利用、可利用為目的，編制便于實施執行的《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

參考文獻：

[1]李和平.《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》實施指南[M].北京：電子工業出版社，2013

[2]蔡盈芳.編制企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表（一）[J].中國檔案，2015（3）：28-29

[3]李子林.《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》及其執行問題探析[J].北京檔案，2016（8）：28-30

[4]王洋. 《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》實施問題的探討與思考[J].北京檔案，2020（2）：21-23

[5]國家檔案局.DA/T22-2015.歸檔文件整理規則[S].北京：國家檔案局，2015