淺談如何做好基層事業單位檔案工作

朱翠玲

摘要：企業記錄的存檔、收集和保存不僅可以保護原始數據，而且還可以確保企業在履行社會責任、履行公共職責和不斷發展創新方面的安全。作為檔案管理的一部分，現代管理技術和科學理論必須不斷地結合起來，優化檔案管理的具體措施，檔案管理系統的創新和檔案管理的現代化。該文件簡要分析了基層企業檔案管理的缺陷以及如何妥善管理檔案。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;缺陷不足;改進措施

1基層事業單位在檔案管理工作中的不足之處

1.1對檔案管理工作認識不足

檔案是企業發展的證明，也是文件標準化的基礎。原則上，所有單位都必須強調檔案的管理，以確保檔案和文件的完整性，并便于今后查閱和研究。然而，現實情況是，一些基本服務沒有充分注意這項任務，因為它們認為檔案管理過于繁瑣，而且沒有足夠的工作人員來處理檔案。這導致征聘了一些即將退休的前工作人員，從而對檔案管理的效率產生了影響。

1.2 檔案管理方式過于落后

隨著現代科學和技術的發展和進步，許多信息處理、文本處理、信息收集等技術被應用于檔案的收集和處理，檔案的存儲與紙張脫鉤，從而增加了諸如數字、音頻和攝影數據等存儲形式，并檔案的傳統管理工作做出了一定的改變。然而，在現階段，這種管理方式并沒有實際應用，許多基本服務采用最新的、最簡單的工作方法，然后用手工處理和摘要，這不僅影響到檔案管理的效率，此外，還有阻礙檔案管理現代化發展的腳步。

1.3檔案人員專業素質不高

隨著檔案管理的現代化，對檔案管理人員的專業素質水平的要求也越來愈多。除了基本的檔案管理技能外，檔案管理人員還需要熟練的運用計算機使用方面的技能。由于各部門負責人對檔案管理的重視以及工作人員的短缺，很難挑選專家，特別是年輕人和合格人員。

1.4部分基層事業單位的檔案管理工作多頭化

隨著我國的社會和經濟發展，許多政策和機構正在得到改進，企業的工作正在取得進展和達到標準。基本服務還必須以統一的方式管理檔案，以改善資源的運作。然而，在現階段，我國許多基層企業的對策管理提出了全面和多方面的管理問題。比如說，人事資料由人事處保存，會議文件和工作摘要由秘書處科保存，財務資料由財務科保存等等，這種管理方式不利于管理所有服務數據，也不利于今后的訪問和分配，嚴重影響服務的效率、發展和轉換。

1.5檔案信息查詢效率較低

大多數部門在檔案管理現代化方面出現延誤，各部門之間缺乏網絡連接，檔案網絡無法接入，需要檔案的人無法智能地接入檔案，導致搜索速度緩慢，訪問率低，訪問率低。雖然一些檔案部門已經建立了現代化的信息管理系統，但信息技術的使用填補了檔案管理系統中數據處理、管理方法和查詢方面的重大空白。

1.6檔案管理系統不兼容

現階段，使用計算機化文件的單位大多使用自己單位或上級開發的辦公室軟件;只有一小部分單位會應用專門的檔案管理相關軟件系統。由于辦公室自動化系統和檔案管理系統的設計單位之間的差異，很難轉換不同軟件環境中產生的數據，也很難對文件進行電子存檔。因此，由于軟件來源缺乏統一性，檔案管理的現代化速度放慢。

2如何做好基層事業單位檔案管理工作

2.1豐富檔案管理的方式

為了更快更好提高基層事業單位檔案管理的質量和效率，首先必須改變傳統和獨特的管理方式，并通過采用先進的科學技術使管理多樣化，從而形成計算機化的檔案管理模式，做到數字化和虛擬化。管理方法的多樣化增加了當地企業中檔案管理的總量，大大減少了單位的存儲空間。不僅如此，無紙檔案的管理將簡化獲取信息的程序，并便利各單位之間的文件傳輸和流通，以便利聯合工作。

2.2 檔案收集無紙化

現代數據收集方法有所增加，數據可以以圖像、電子文檔、音頻、視頻、壓縮文檔等形式在無紙計算機上存儲。數據可以通過現代壓縮、掃描、攝影、音頻輸入等技術全部保存，這種管理方式能夠為相關的工作人員節省了更多的工作事件，工作人員的工作量也會減少，而且更準確地保存了信息和文件，提高了檔案管理的質量。此外，無紙檔案的收集減少了紙張資源的使用情況，并做到了環境保護。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質

為了優化檔案管理模式，必須提高工作人員的整體素質，使他們能夠有效地使用所有檔案管理信息系統。本單位的工作人員如果表現出高度的責任感和責任心，可被挑選并分配到技能發展領域，然后將其再與其他工作人員進行交流溝通，以提高工作人員的整體素質。檔案管理應由政治上可靠、積極主動和負責的同事負責，并配備根據檔案管理工作量配備的檔案工作人員。

2.4 建設、完善檔案管理的制度

建立和改進檔案管理系統不僅能有效對檔案的管理工作進行指導，提從而提高工作人員的工作效率，最重要的是有利于規范工作人員的操作，保證工作人員能夠嚴格的按照標準要求來進行具體的工作。因此，基本服務管理人員必須改進工作人員條例和細則，以確保檔案的管理不被濫用和任意性。除此之外，工作人員必須意識到，通過定期參與學習和提高自己的認識、技能，對于更加有效和有條不紊地管理檔案十分重要。

2.5做好檔案管理基礎性工作

檔案管理的質量和效率與檔案管理的質量直接相關。檔案管理的基本工作可以在四個方面進行，下面將會進行具體的分析：第一，檔案是穩定和永久的，這就要求內容是真實的，項目是完整的，結論鏈是完整的。如果出現缺陷，則該想法是完整的，并保持檔案的完整性;第二，建立檔案存取記錄系統，以提供準確和及時的服務，并充分發揮檔案的作用;第三，強調安全：必須優化存檔條件，加強安全、防火、飛行、模具、昆蟲咬等;第四，保密性：保密程度和保密期應根據在保密環境中使用的記錄的性質來確定。

3結束語

鑒于上述情況，迫切需要改進基本服務的檔案管理，有關工作人員必須高度重視檔案管理，在新時代的科學和技術框架內，優化檔案管理方式，提高總的工作人員素質，使檔案管理更加適應我國經濟發展的需要，為今后使用和管理檔案提供便利條件，從而促進檔案管理的現代化和基本服務的持續發展。

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