淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案工作

朱翠玲

摘要：企業(yè)記錄的存檔、收集和保存不僅可以保護(hù)原始數(shù)據(jù)，而且還可以確保企業(yè)在履行社會(huì)責(zé)任、履行公共職責(zé)和不斷發(fā)展創(chuàng)新方面的安全。作為檔案管理的一部分，現(xiàn)代管理技術(shù)和科學(xué)理論必須不斷地結(jié)合起來(lái)，優(yōu)化檔案管理的具體措施，檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新和檔案管理的現(xiàn)代化。該文件簡(jiǎn)要分析了基層企業(yè)檔案管理的缺陷以及如何妥善管理檔案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;缺陷不足;改進(jìn)措施

1基層事業(yè)單位在檔案管理工作中的不足之處

1.1對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

檔案是企業(yè)發(fā)展的證明，也是文件標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。原則上，所有單位都必須強(qiáng)調(diào)檔案的管理，以確保檔案和文件的完整性，并便于今后查閱和研究。然而，現(xiàn)實(shí)情況是，一些基本服務(wù)沒有充分注意這項(xiàng)任務(wù)，因?yàn)樗鼈冋J(rèn)為檔案管理過于繁瑣，而且沒有足夠的工作人員來(lái)處理檔案。這導(dǎo)致征聘了一些即將退休的前工作人員，從而對(duì)檔案管理的效率產(chǎn)生了影響。

1.2 檔案管理方式過于落后

隨著現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，許多信息處理、文本處理、信息收集等技術(shù)被應(yīng)用于檔案的收集和處理，檔案的存儲(chǔ)與紙張脫鉤，從而增加了諸如數(shù)字、音頻和攝影數(shù)據(jù)等存儲(chǔ)形式，并檔案的傳統(tǒng)管理工作做出了一定的改變。然而，在現(xiàn)階段，這種管理方式并沒有實(shí)際應(yīng)用，許多基本服務(wù)采用最新的、最簡(jiǎn)單的工作方法，然后用手工處理和摘要，這不僅影響到檔案管理的效率，此外，還有阻礙檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的腳步。

1.3檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

隨著檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平的要求也越來(lái)愈多。除了基本的檔案管理技能外，檔案管理人員還需要熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)使用方面的技能。由于各部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視以及工作人員的短缺，很難挑選專家，特別是年輕人和合格人員。

1.4部分基層事業(yè)單位的檔案管理工作多頭化

隨著我國(guó)的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，許多政策和機(jī)構(gòu)正在得到改進(jìn)，企業(yè)的工作正在取得進(jìn)展和達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。基本服務(wù)還必須以統(tǒng)一的方式管理檔案，以改善資源的運(yùn)作。然而，在現(xiàn)階段，我國(guó)許多基層企業(yè)的對(duì)策管理提出了全面和多方面的管理問題。比如說(shuō)，人事資料由人事處保存，會(huì)議文件和工作摘要由秘書處科保存，財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)科保存等等，這種管理方式不利于管理所有服務(wù)數(shù)據(jù)，也不利于今后的訪問和分配，嚴(yán)重影響服務(wù)的效率、發(fā)展和轉(zhuǎn)換。

1.5檔案信息查詢效率較低

大多數(shù)部門在檔案管理現(xiàn)代化方面出現(xiàn)延誤，各部門之間缺乏網(wǎng)絡(luò)連接，檔案網(wǎng)絡(luò)無(wú)法接入，需要檔案的人無(wú)法智能地接入檔案，導(dǎo)致搜索速度緩慢，訪問率低，訪問率低。雖然一些檔案部門已經(jīng)建立了現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，但信息技術(shù)的使用填補(bǔ)了檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理、管理方法和查詢方面的重大空白。

1.6檔案管理系統(tǒng)不兼容

現(xiàn)階段，使用計(jì)算機(jī)化文件的單位大多使用自己?jiǎn)挝换蛏霞?jí)開發(fā)的辦公室軟件;只有一小部分單位會(huì)應(yīng)用專門的檔案管理相關(guān)軟件系統(tǒng)。由于辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單位之間的差異，很難轉(zhuǎn)換不同軟件環(huán)境中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，也很難對(duì)文件進(jìn)行電子存檔。因此，由于軟件來(lái)源缺乏統(tǒng)一性，檔案管理的現(xiàn)代化速度放慢。

2如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作

2.1豐富檔案管理的方式

為了更快更好提高基層事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，首先必須改變傳統(tǒng)和獨(dú)特的管理方式，并通過采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)使管理多樣化，從而形成計(jì)算機(jī)化的檔案管理模式，做到數(shù)字化和虛擬化。管理方法的多樣化增加了當(dāng)?shù)仄髽I(yè)中檔案管理的總量，大大減少了單位的存儲(chǔ)空間。不僅如此，無(wú)紙檔案的管理將簡(jiǎn)化獲取信息的程序，并便利各單位之間的文件傳輸和流通，以便利聯(lián)合工作。

2.2 檔案收集無(wú)紙化

現(xiàn)代數(shù)據(jù)收集方法有所增加，數(shù)據(jù)可以以圖像、電子文檔、音頻、視頻、壓縮文檔等形式在無(wú)紙計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)可以通過現(xiàn)代壓縮、掃描、攝影、音頻輸入等技術(shù)全部保存，這種管理方式能夠?yàn)橄嚓P(guān)的工作人員節(jié)省了更多的工作事件，工作人員的工作量也會(huì)減少，而且更準(zhǔn)確地保存了信息和文件，提高了檔案管理的質(zhì)量。此外，無(wú)紙檔案的收集減少了紙張資源的使用情況，并做到了環(huán)境保護(hù)。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

為了優(yōu)化檔案管理模式，必須提高工作人員的整體素質(zhì)，使他們能夠有效地使用所有檔案管理信息系統(tǒng)。本單位的工作人員如果表現(xiàn)出高度的責(zé)任感和責(zé)任心，可被挑選并分配到技能發(fā)展領(lǐng)域，然后將其再與其他工作人員進(jìn)行交流溝通，以提高工作人員的整體素質(zhì)。檔案管理應(yīng)由政治上可靠、積極主動(dòng)和負(fù)責(zé)的同事負(fù)責(zé)，并配備根據(jù)檔案管理工作量配備的檔案工作人員。

2.4 建設(shè)、完善檔案管理的制度

建立和改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)不僅能有效對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，提從而提高工作人員的工作效率，最重要的是有利于規(guī)范工作人員的操作，保證工作人員能夠嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)進(jìn)行具體的工作。因此，基本服務(wù)管理人員必須改進(jìn)工作人員條例和細(xì)則，以確保檔案的管理不被濫用和任意性。除此之外，工作人員必須意識(shí)到，通過定期參與學(xué)習(xí)和提高自己的認(rèn)識(shí)、技能，對(duì)于更加有效和有條不紊地管理檔案十分重要。

2.5做好檔案管理基礎(chǔ)性工作

檔案管理的質(zhì)量和效率與檔案管理的質(zhì)量直接相關(guān)。檔案管理的基本工作可以在四個(gè)方面進(jìn)行，下面將會(huì)進(jìn)行具體的分析：第一，檔案是穩(wěn)定和永久的，這就要求內(nèi)容是真實(shí)的，項(xiàng)目是完整的，結(jié)論鏈?zhǔn)峭暾摹Ｈ绻霈F(xiàn)缺陷，則該想法是完整的，并保持檔案的完整性;第二，建立檔案存取記錄系統(tǒng)，以提供準(zhǔn)確和及時(shí)的服務(wù)，并充分發(fā)揮檔案的作用;第三，強(qiáng)調(diào)安全：必須優(yōu)化存檔條件，加強(qiáng)安全、防火、飛行、模具、昆蟲咬等;第四，保密性：保密程度和保密期應(yīng)根據(jù)在保密環(huán)境中使用的記錄的性質(zhì)來(lái)確定。

3結(jié)束語(yǔ)

鑒于上述情況，迫切需要改進(jìn)基本服務(wù)的檔案管理，有關(guān)工作人員必須高度重視檔案管理，在新時(shí)代的科學(xué)和技術(shù)框架內(nèi)，優(yōu)化檔案管理方式，提高總的工作人員素質(zhì)，使檔案管理更加適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，為今后使用和管理檔案提供便利條件，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和基本服務(wù)的持續(xù)發(fā)展。

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