加強醫院合同檔案信息化管理的有效途徑探討

陳慶

摘要：隨著社會主義經濟的快速增長，醫院合同檔案管理在醫院經濟風險管理中發揮的作用越來越顯著。在全球經濟趨同的大背景下，信息技術成為生產力的制高點，大數據的支持為合同檔案管理帶來了諸多便利，更成為學術界理論研究與實踐的重點方向。基于此，就信息時代背景下的醫院合同檔案信息化管理展開探討，從人才培養、軟硬件設施建設、數字化檔案館、安全防護等角度，提出了加強醫院合同檔案信息化管理的有效途徑，以期為醫院合同檔案管理的發展提供更廣泛的思路。

關鍵詞：醫院 合同檔案 信息化管理 人才 基礎設施 數字化檔案館

中圖分類號：R197.3 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2020）04-0123-02

在現代醫院管理之中，合同是必不可少的一部分，在醫院的經濟活動中，合同是規定各方權利和義務的重要憑證，直接影響著醫院經濟活動的正常開展。醫院合同檔案信息化管理，通過與信息技術的結合，可以實現檔案的統一管理，進行系統化的分類并對各類檔案信息資源實施統一管理，將不同類型的檔案全部集中于數據庫之中，這樣紙質合同在進行歸檔保存的同時，可以隨時調用電子存檔文件，大大提高工作效率，并確保檔案內容的完整性。在信息時代，應強化合同檔案管理意識，樹立正確的信息科學意識，將合同檔案管理與信息技術充分結合起來，利用大數據優勢提高合同檔案管理水平，從而全面促進合同檔案管理的規范化、標準化和信息化，以便更好地為醫院經濟活動提供服務[1]。如何更好地促進醫院開展合同檔案的信息化管理，是值得醫院檔案管理工作者深思的課題。

一、培養合同檔案信息化管理人才

醫院合同檔案信息化管理是近幾年才逐漸發展起來的，因而幾乎每個醫院都存在短缺合同檔案信息化管理的人才。首先，醫院可以加強對現有合同檔案管理人才的培訓，制定科學的合同檔案管理員工在崗培訓計劃，并投入一定的經費，既可以在內部選拔信息化人才擔任培訓導師，也可以通過外部聘請專業人才的方式開展專項培訓，不斷通過專項培訓提升已有工作人員的信息化水平。其次，醫院可以與當地高等院校聯合，既可以利用高校的設施和教研能力，幫助醫院培養信息化檔案管理人才，也可以與高校簽訂就業協議，每年到高校招聘相應數量的信息化人才，擴充醫院內部已有的人才，通過不斷引進新的專業化人才，滿足信息化時代醫院對信息化人才的需求[2]。最后，醫院要將信息化教育作為普及教育的一種，通過靈活多樣的方式對合同檔案管理人員進行知識教育普及，比如專題講座、實踐演練等方式，幫助員工拓展計算機理論知識，加強辦公自動化技術的學習，提升實踐操作能力，熟練掌握合同檔案信息化操作的步驟、使用技巧。

二、加大資金投入，促進基礎設施建設

合同檔案信息化的建設與管理，需要醫院高度重視，并且舍得投入大量的資金購置相應的設備，配備開展合同檔案信息化管理工作所需要的硬件設施，如計算機、打印機、網絡設備、存儲器等。在硬件設施投入上，要以檔案資源的信息化為對象，以檔案資源為基礎，基于信息技術和網絡環境進行精細化管理，為醫院各部門各科室提供更詳盡的檔案信息服務。配齊硬件之后，還要繼續配備相應的軟件，信息化辦公軟件、信息處理系統及處理檔案工作的專業軟件等;只有硬件沒有軟件也難以做好信息化管理工作。配備齊全軟硬件設施之后，還要定期投入相應的資金對軟硬件設施進行相應的維護。醫院合同檔案信息化是一個持續動態發展的過程，在后期信息化管理的過程中，依然需要投入大量的人力、物力及財力[3]。因此，醫院可與國家相關部門進行協商，爭取通過國家財政資金專項撥款的方式獲得相應的支持，以此來減輕醫院自身在合同檔案信息化管理方面投入資金帶來的經濟壓力。

三、利用互聯網、大數據建立數字化檔案館

醫院合同檔案的信息化管理，要利用網絡、大數據等技術做好合同檔案的收集與統計工作，然后建立醫院自身的合同檔案數據庫，在信息化的基礎上進一步實現網絡化、共享化。合同檔案中有些信息是極其重要的，并不是每個部門都有權限審閱，因此需要合同檔案管理部門通過一定的設置，針對各個部門、科室專門設置相應的權限，部門可以直接提取相應的合同檔案信息進行分析，并確保檔案管理部門的領導可以隨時利用網絡查閱存儲的合同檔案詳細信息[4]。網絡化合同檔案管理，可以實現檔案信息的共享。在社會不斷信息化、網絡化發展的背景下，檔案管理工作也要緊隨社會的進步，不斷作出調整，通過保證網絡之間的信息共享，使網絡資源化的合同檔案管理工作符合時代的發展，從而促進整個醫院合同檔案管理水平的提高，實現檔案全方位的綜合管理。通過互聯網、大數據等多種信息技術對合同檔案信息化管理提供高效的支持，改造醫院合同檔案管理系統，建立規范化的合同數字化檔案館，徹底實現整個醫院合同檔案的信息化管理，為今后醫院合同檔案管理的發展打下扎實的基礎。

四、健全檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平

醫院應高度注重合同檔案信息化管理的制度建設，促進合同檔案信息化管理工作逐漸走上正軌，越來越規范。比如制定與技術方法相應的制度，制定硬件設施維護養護制度，制定檔案系統設計的標準，通過制定相應的標準，確保醫院合同檔案信息化管理有序開展。在確保醫院內部相關部門更方便審閱合同檔案信息的同時，也要及時加強對合同檔案信息化的安全管理;醫院的合同檔案信息化管理缺少了安全作為保障，那么隨時都有丟失的威脅。要通過購買專業的安全軟件、系統加密及數據加密等措施，嚴格控制醫院以外任何單位、個人未經授權私自讀取醫院內部的合同檔案信息。利用現代信息技術手段促進合同檔案管理高效化開展，在工作得到有效保障的同時，應注意信息風險問題，要通過各種手段提高信息風險抵抗能力。從技術層面來講，檔案管理首要解決的是數據加密問題，通過先進算法對合同檔案數據進行加密，用戶只有得到認證才能正常操作，所以數據非正常途徑流出，均以加密文件形式存在，沒有權限將無法解析[5]。特殊文件有特殊加密流程，普通權限無法打開，醫院擁有唯一權限，使用者必須通過唯一權限使用資料。生物識別技術的安全性比較高，指紋、面部識別都是安全性較高的技術，在研發過程中可以考慮運用這些技術。合同檔案系統還要賦予用戶信息資源的權限，不同身份的權限是不一樣的，在調取資料與權限不符時，不能查看或將強制退出。通過對多種安全防護技術及軟件的應用，可進一步加強整個醫院信息化的安全水平。

五、結語

綜上所述，在信息時代，信息技術的滲透對醫院合同檔案管理提出了新要求，醫院要清楚地認識到這一點，并積極作出相應的改變，確保合同檔案信息化的順利發展。由于醫院合同檔案信息化管理需要投入大量的人力、物力及資金作為基礎，因此醫院可以通過在崗培訓或外部引入等方式提高檔案管理部門工作人員的信息化水平;投入相應的資金，確保軟硬件基礎設施運行狀況良好;利用網絡、大數據建設合同數字化檔案館;利用多種措施確保合同檔案信息的安全。合同檔案信息化管理是一項系統工程，需要相關工作者付出巨大的努力。

參考文獻：

[1]徐燕.大數據時代加強合同檔案信息化管理的有效措施[J].辦公室業務，2019（16）：93-94.

[2]謝虹，戴文娟.公立醫院經濟合同管理與控制的實踐探索[J].衛生經濟研究，2019（10）：69-71.

[3]時洪亮.加快醫院檔案管理信息化建設的實踐探索[J].中國城鄉企業衛生，2019（8）：220-222.

[4]林國英.大數據對醫院檔案管理發展的影響與建議[J].蘭臺內外，2019（25）：13-14.

[5]張翼.新時期醫院檔案的信息化管理探析[J].河北醫學，2019（5）：879-880.

責任編輯：孫瑤