基于業財融合的智慧財務報銷體系建設實踐

張佳興

【摘要】在互聯網+時代，日新月異的技術正在對人們的生產生活產生巨大影響，各行業爭相探索，期望用新技術推動企業經營效率更上臺階。目前對智慧財務的探討較多的集中在發展方向的理論概述上，落到實操甚至縮小到報銷領域的非常少。本文從項目背景、痛點剖析、實施步驟等方面著手，深入分析了S公司探索智慧財務報銷體系的建設路徑，可為相關領域智慧財務體系建設提供一定的參考。

【關鍵詞】技術創新業財融合流程梳理嵌入式管理

一、財務報銷管理迫切需要技術賦能

隨著社會經濟和技術的發展，近十年年來云計算、大數據、AI的概念廣為人知，在我國互聯網企業得到大范圍的應用，且逐步影響至國內各行各業。企業管理者們期望通過技術融智的方式，為公司發展特別是內部運營效率的提升帶來質的飛躍。這種迫切性在大企業尤為突出，聚焦到財務報銷管理，結合S公司實際有以下三點原因。

（一）財務報銷要求細致更新迅速。S公司有較好的財務基礎管理能力，15年前就響應集團號召成立了集團內第一批省級財務核算中心，對全省財務報銷進行集中化處理，且為每一項費用制定了清晰的報銷要求。這些要求對員工報賬、財務審核起到良好的指引作用，是核算中心初期建章立制、規范業務的必要手段。但經過十幾年的發展與迭代，為新業務或已有業務新問題制定的報銷規范，通過紙質件、郵件的形式都不能最快、最精準的傳遞到每一位報銷需求者手中，極容易導致業務側不明規則，財務側反復解釋的情況，在企業中形成內耗。

（二）報銷前已在多系統錄入信息。建立相應的系統助力公司精細化運營，是公司管理要求向下延伸，集中統計經營信息的利器。同一業務在流程上若涉及不同的管理部門，則可能出現不同系統管控不同環節的情況，各系統相互割裂、形成孤島。財務報銷作為業務完結的最后一個環節，對應的系統通常僅有數據收集功能，數據分析與檢查還是人工完成占多。在上述情形下，報賬人員信息重復填寫的惱怒情緒極易歸責財務。此外財務因沒有實時性的管控手段，若報銷審核中發現不合規問題，整改成本極高。

（三）人工審核點多系統控制點少。前期S公司采用電子影印件傳輸報銷附件，再人工核查判定單筆報銷是否符合財務要求。在此期間會計人員對審核點逐一核對，雖保障了入賬質量，但在一定程度上影響了審核效率，單據全流程流轉速度降低。

二、S公司構建智慧財務報銷體系的主要做法

首先是對智慧財務報銷體系的認識，只有明確了要達到的目標，才能在體系搭建上有中心和主線。S公司認為智慧財務報銷體系建設的主要目的有兩個：（1）服務廣大員工。一是讓報銷使用人有高效便捷的使用體驗，二是減少財務會計的人工審核點，釋放人力資源轉型業務會計或管理會計，助力公司價值提升；（2）加強風險控制。智慧財務更多依靠系統手段實現管理目的，能夠更加客觀、全面的控制標準化風險管理點，進一步織密企業風控網絡。其次是充分認識構建智慧財務報銷體系的兩個支撐點：新技術和業財融合。在效率提升方面要打破固思維，積極擁抱新技術，構建新模式，通過流程再造進一步激發生產力。在風險控制方面要前移財管理觸角，財務數據是業務發生狀態的記錄，它伴隨業務而生，因此僅想在財務報銷環節控制全部財務風險，是不全面的。

通過以上分析，S公司從四個方面推進智慧財務報銷體系的建設。

（一）業財融合達成共識

構建智慧財務報銷體系對業務從申請到入賬進行全流程的財務管控，在此鏈條上除財務部門外，還涉及業務需求部門與業務歸口管理部門。因此要將財務管理延伸甚至嵌入業務，必須業財融合達成共識。S公司主要開展以下三方面的工作：一是有公司領導的支持。從頂層向下統籌，最大化打破部門間的行政壁壘，站在公司層面統一調度資源；二是強化全員財務風險意識。S公司一直推進全員報銷工作，誰經辦的業務由誰負責報銷，因個人原因觸發財務風險的，建立相應的問責機制；三是權責劃分明確有序。前移財務管理必定需要有清晰的業財責任劃分，既要避免重復管控更要避免管理盲區，只有劃定要點，明確責任才能順利達成業財共識。

（二）一張表呈現報銷管控要點

基于業務生命周期全流程，以企業費用管理規范為準繩，依次梳理影響特定費用入賬準確性的要素，形成費用管控一張表。該表至少應該包含以下內容：管控要求、內容描述、管控環節、若有系統是否需要會計人工審核。

以差旅費管理為例，第一個管控要求為：出差需報經相關領導事前審批；對應的管控內容描述為：會計審核經辦人是否提交含有出差時間、地點、事由等的申請單，且已經相關領導事前批準；對應的管控環節為：出差申請；若有系統是否需要會計人工判定：否。后續管控要點以此類推進行歸納總結。

（三）建立系統增強自動化能力

為重點費用量身打造管理系統，不僅滿足業務管理要求，還應嵌入財務管控要點，并根據前述梳理的管控內容逐一匹配系統控制方式，主要歸納為以下三類：一是有明確量化關系的。如根據公司招待費管理辦法，每一類招待對應不同的招待人數和陪同人數，在招待費申請階段，系統根據招待類別依次嵌入對應的出席及陪同人數比例，招待費申請人在填寫電子申請單時對數據自動校驗，若有超標顯性化提示及糾錯，在業務形成的初期便實現風險實時控制；二是文字描述類的。如招待費發票抬頭為公司全稱，且不應為增值稅專用發票，該類原則性要求分場景在系統界面顯著位置予以提醒；三是需報銷人員錄入的標準格式信息。比如差旅報銷要求錄入以下信息：火車票起始地點、乘坐時間、票面金額、座位等次信息。如果僅是一人往返單一地點，也需要錄入八個信息點，還不論多人多地點出差的情況。S公司積極引入光學字符識別技術（OCR），通過手機拍照對標準格式所包含的信息進行自動識別，自動填寫至系統指定位置，大幅提升了員工報銷信息的填報效率。

（四）大數據分析深入控制報銷風險

前述控制均是基于單筆報銷而言，但是對某些需要交叉比對才能發現的問題，則需要進一步開展大數據分析。筆者以差旅費為例，通過大數據分析我們可以快速發現差旅費報銷單的出差日期是否重疊，進而人工介入分析重疊是否合理，有無重復領取出差補助。以上控制如果采用全人工的方式將花費大量的時間和精力，且不一定能做到全面檢查，投入和產出不成正比。

三、智慧財務報銷體系建設的思考

（一）系統建設需要業務骨干深度參與

企業要構建“好用、管用”的智慧財務報銷體系，不是財務部門一張藍圖繪制好，交給技術部門完成系統開發即可。建立一個好的財務系統需要熟悉費用管理制度、管控要點的業務骨干深度參與，系統設計的每一個環節都需要財務和技術的雙重確認，否則開發出來的系統僅是完成上線使命而不是管理使命。

（二）加快建設企業級數據池

目前部分公司一項費用涉及多個管理系統，或一項費用雖由一個系統管控，但數據也僅附著于該系統，較為獨立。換句話說，若需要分析費用與費用間的關聯關系，只能通過手工取數的方式完成。因此加快企業級數據池建設，連通各系統后臺數據形成共享數據庫，對于進一步強化財務報銷管控及分析能力大有益處。

（三）形成用戶問題反饋與解決的閉環機制

智慧財務報銷體系是不是靜止的，且只有隨業務發展、用戶使用習慣的變化不斷演進才能發揮更高效的作用。因此在系統運行過程中，應該重視用戶體驗，建立健全問題反饋、分析、整改的閉環管理機制，才能讓智慧報銷真正惠及員工，助力管理。

智慧財務在企業風險控制、高效運營方面有重要的意義。S公司通過明確目標、分析痛點、制定措施、創新技術等多措并舉的方式，打破業財壁壘構建智慧財務報銷體系，在提高員工報銷效率，輸出高質量財務數據上進行了大膽探索，結果表明這種探索取得了較好成效。未來智慧財務的概念會應用到財務工作的方方面面，比如財務機器人替代標準化支付、附件一站式傳輸電子化保存等等，但無論走向何處，都離不開與業務的融合，離不開培養一批復合型財務人才。此外還需要更進一步挖掘數據價值，用財務智慧為企業發展賦能。

參考文獻：

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