規范金融企業業務檔案管理的建議

張杰

摘 要：金融企業在發展的過程中，不僅要深刻地認識到檔案管理工作的重要性，同時還應制定科學合理的檔案管理制度，開展企業的檔案管理工作。金融企業在開展檔案管理工作時，應該充分發揮檔案信息的利用價值，為企業的長期可持續發展提供強有力的支持。

關鍵詞：金融企業;業務檔案;管理

檔案作為金融企業重要的經濟信息資源之一，其不僅將地方金融機構開展的相關金融服務業務真實、詳細的反映出來，而且通過準確紀錄金融企業的金融業務，為金融企業的業務開展以及發展提供了科學合理的數據支持。所以加強金融企業檔案管理工作的力度，不管是對于金融企業的業務發展，還是對國家的精簡建設都有著極為重要的意義。也就是說，檔案管理工作作為金融企業內部管理的重要手段之一，通過開展檔案管理工作，不僅有助于金融企業內部綜合管理水平的有效提升，同時也滿足了市場經濟發展對金融企業提出的要求。

1 金融業務檔案的價值分析

1.1 憑證價值

檔案自身具有的平整價值是檔案與其他不同類型的資料之間最大的區別。金融檔案不僅可以作為相關部門審查、篩選、研究以及處理相關問題的基礎，同時也為相關法律法規的執行提供了科學合理的數據支持。

1.2 開發客戶價值

金融檔案為金融企業研究和開發客戶價值提供了真實可靠的數據支持。比如，證券公司的潛在客戶開發，就是通過合理運用客戶檔案以及與客戶互動交流的方式進行的。作為金融企業來說，必須在開發潛在客戶的過程中，充分利用現有的客戶檔案信息，了解和掌握客戶的真實想法，通過與客戶之間進行情感交流和對話的方式，拉近與客戶之間的距離，才能在積極開發新客戶的同時，維持老客戶對企業的忠誠度，從而實現企業與客戶價值雙贏的目的。

1.3 維護企業和客戶利益

商業銀行長期發展過程中出現的各種憑證匯集成的銀行檔案信息，不僅為客戶與銀行之間經濟糾紛的解決提供了最真實、最完整的數據信息，同時也提高了銀行業務效率和質量的提升。

1.4 改善金融業的形象

良好的企業信譽與業績是幫助金融企業樹立市場形象，增強企業市場競爭力的關鍵。金融企業在發展的過程中，應該通過積極的收集、整理實物文件、照片文件以及視聽文件的方式，將企業的形象真實、全面且生動地呈現在社會公眾面前。

2 規范金融企業業務檔案管理的建議

2.1 規范管理業務檔案

首先，制定客戶業務檔案與歸檔范圍保管的期限表。金融企業在開展檔案管理工作時，必須按照自身業務工作開展的流程以及相關法律法規為基礎，積極的推動檔案管理模式的優化和創新。假如企業的業務范圍和流程必須更改的話，那么金融企業必須在第一時間內完成檔案管理制度的完善和修訂工作，確保后續檔案管理工作的高效進行。也就是說，金融企業必須在明確檔案管理期限和歸檔范圍的前提下，建立完善的客戶與企業利益維護機制，才能最大限度地滿足社會經濟發展對企業金融活動提出的要求。其次，金融企業檔案管理部門在開展檔案管理工作時，必須嚴格地按照文件材料形成的規律為基礎，梳理文件與文件之間的關系，以便于后期的查詢和利用。只有按照國家相關規定確定檔案歸檔的方式，并在檔案數據分類完成后做好編號，才能確保金融企業檔案管理符合相關的標準和要求。業務材料管理作為金融企業檔案文件材料的重要組成部分之一，檔案管理部門在開展檔案管理工作時，可以采取將原始文件存放于檔案中，將復印件存放于業務檔案中的方式。一般情況下，根據相關的規定和要求，金融企業發展過程中出現的各種業務文件材料都是一式一份的，假如是涉及到企業發展的核心文件的話，那么則應該根據其實際的使用范圍，合理增加文件的數量。假如金融企業采取的是紙質與電子文件歸檔同步進行的話，那么必須在檔案歸檔管理過程中確保兩者描述內容的完全吻合。假如企業的業務檔案只采用了電子載體形式的話，必須確保文件內容符合電子歸檔的相關標準和要求。另外，為了保證文件歸檔的科學性與合理性，金融企業在建設業務信息管理系統的過程中，檔案管理部門必須充分發揮其指導作用，為電子文件歸檔管理工作提供技術支持，才能滿足企業電子檔案管理的要求。最后，檔案管理部門整理歸檔文件材料的過程中，業務部門必須按照企業檔案管理的規定和要求，由檔案管理部門統一的進行業務檔案的分類與規定，避免因為業務部門與檔案管理部門之間協調不到位，影響企業檔案管理工作的高效開展。

2.2 強化規章制度管理

金融企業必須從以下幾方面著手，開展企業的業務檔案制度建立工作：首先，深入分析企業工作的性質，建立科學合理的規章制度，確保金融企業業務檔案管理工作的有效性。其次，金融企業必須建立完善的業務材料歸檔管理制度，將企業業務檔案的分類、整理等工作納入業務工作中，并以此為基礎對企業的業務人員工作績效進行全面的考核，確保業務材料歸檔的完整性。最后，假如金融企業采取的是外包管理業務檔案的方式的話，必須嚴格地按照要求審核承包方的檔案管理資質與安全性，同時在與其簽訂業務檔案外包合同時，必須明確以下幾方面的內容：1）檔案的安全保管。2）檔案利用范圍。3）檔案信息保密的責任和義務。就目前來說，國內很多根據相關法律法規投資設立的金融企業都涉及了海外機構，所以，金融企業在開展檔案管理工作時，還應設置相應的海外機構檔案管理體系，所有涉及國家機密的信息，在未經相關部門審查批準前，金融企業都不能擅自將其帶離出境。

2.3 科學管理企業

科學管理與利用檔案信息不僅是金融企業開展業務檔案管理必須具備的基本條件之一，而且還是確保企業業務檔案信息安全性的重要手段。所以，金融企業必須嚴格地按照《金融企業業務檔案管理規定》的要求，制定科學合理的檔案管理制度，促進企業業務檔案管理和利用效率的全面提高。金融企業在開展業務檔案管理工作時，必須制定嚴格的檔案信息安全管理制度，通過建立信息化檔案管理體系的方式，促進企業檔案管理水平的穩步提高。金融企業在建立檔案管理信息化系統的過程中，必須嚴格地按照要求加大檔案查詢審批登記的相關工作。也就是說，金融企業在存儲和安全管理客戶電子檔案的過程中，不但要確保業務信息的完整性與安全性，同時還應采取異地備份、異質等方法提高業務方案的安全性。隨著金融企業越來越重視檔案管理工作的重要性，金融企業也通過加大業務檔案編研與開發工作力度的方式，為金融企業檔案管理工作以及業務活動的開展提供強有力的支持。此外，金融企業還可以通過成立業務檔案鑒定小組的方式，按照相關規定和要求鑒定已經到期的業務檔案文件，然后將鑒定結果上報至企業管理部門。假如業務檔案已經到期且沒有利用價值的話，可以在負責人確認后進行銷毀。在檔案銷毀工作完成后，做好登記造冊的工作，同時保存檔案鑒定的報告，避免因為檔案管理流程違規，影響到業務檔案管理工作的開展。

3 結束語

總之，金融企業必須根據自身發展的實際情況，建立規范的業務檔案管理體系，促進企業業務檔案利用價值的有效提升，為企業的長期可持續發展提供積極的幫助。作為金融企業來說，在開展檔案管理工作時，應該在明確企業檔案管理制度的基礎上，合理的安排檔案保管、鑒定的程序，才能在確保業務檔案管理的完整性與安全性的前提下，促進企業檔案管理工作水平和效率的穩步提高，為金融企業的健康可持續發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]李芬.如何著力規范金融企業業務檔案管理[J].城建檔案，2018，11：72-73.

[2]景瀚.著力規范金融企業業務檔案管理[J].中國檔案，2018，09：50-51.