新形勢下干部人事檔案管理的問題及對策

解云菲

摘 要：目前，事業單位改革是一個熱門話題，各大媒體爭相報道將在2020年底前進行事業單位全面改革，建立起管理科學的機關事業單位新體系，但是在事業單位各項改革全面推進的今天，各項工作都會有新的變化，那么干部人事檔案將面臨新的變革該如何進行推進管理將是檔案工作人員應思考的新課題。

關鍵詞：干部人事檔案;管理;對策

1 干部人事檔案現狀

根據各省市上級組織部門的要求，各公務員、事業單位、大型企業根據干部管理權限管理干部人事檔案。干部人事檔案一般由各單位組織人事部門集中管理，便于組織人事部門各口使用。目前各單位管理的檔案包括：在編干部檔案、在編工人檔案、在編退休人員檔案、在編去世人員檔案。總的來說各單位檔案管理工作均為再編人員的干部人事檔案。各政府機關、事業單位、大型企業均按照市委組織部的相關精神進行管理，按照上級部門的文件要求進行“三齡二歷”的審核認定、檔案的整理、學歷的認證及補充，各類檔案材料的歸檔以及檔案電子化的掃描處理等。

2 干部人事檔案在新形勢下的管理問題

事業單位改革已在有條不紊地全面推進，在推行改革的過程中，干部人事檔案是一個重中之重的問題，如何有效合理的管理干部人事檔案？是各組織人事部門、干部人事檔案管理人員需認真研究的課題。

1）外聘人員的檔案管理。外聘人員的檔案管理一直來說是一個大問題，也是這一次人事制度改革檔案管理面臨的新問題。外聘人員因為沒有編制，工作單位不能接收其檔案的保管，這一類人員的檔案一直都零散在各人才中心保管，各人才中心只是履行了管理的職責，并沒有給予干部人事檔案的整理、鑒別等服務，只能在現有的檔案材料基礎上提供閱檔服務。因此，外聘人員干部人事檔案不完整，管理不規范是肯定的了，在這種管理的模式下，干部人事檔案并沒有發揮其作用，而只是找了一個安全的保險箱罷了。

2）流動人員檔案管理的問題。流動人員的檔案根據其戶籍所在地托管在各人才中心保管，各人才中心僅對于其現有檔案進行保管和提供借閱服務，而其本人在各單位流動的工作過程中產生的檔案材料并沒有與各人才中心個人檔案進行歸并，而各單位管檔人員在清理歸檔材料時，因這類人員無法歸檔，只有零散材料，那么就有可能造成原始材料的丟失，造成檔案材料的缺失。檔案材料是個人在學習、工作過程中形成的原始材料，反映其個人的生活、學習，用于組織考核、本人晉升、提拔的重要依據。因此，檔案原件的丟失是無法彌補的，也是對國家、個人，都會造成重大的損失。

3）不在冊人員的檔案管理。不在冊人員是指其原來是本單位的在編在冊人員，因個人辭職等某些原因與原單位中止了合約關系，但因種種原因檔案沒有轉遞走，仍留在原單位保存。這一類人員檔案管理員往往忽視了它的存在性，由于檔案管理員工作和人員的變更，很容易在交接等過程中丟失這一部分人員檔案，從而造成損失和國家財產的流失，因此檔案管理員要做到細心和留心這一類人員檔案的保管。

3 新形勢下外聘人員檔案管理的對策

1）把外聘人員納入本單位的檔案管理范疇。有管檔條件的單位把外聘人員檔案納入到本單位來管理是對外聘人員管理的一個比較好的方法。通過外聘人員檔案的管理，充分了解外聘人員基本情況，充分了解外聘人員的成長經歷，家庭情況、評優評先等情況為組織、人事部門提供有力的依據。把外聘人員檔案納入本單位管理，從根本上杜絕了檔案材料的丟失、材料不完整等問題。

2）把外聘人員檔案歸屬到所在單位區域人才部門管理。沒有管理條件的單位，可以組織外聘人員把檔案集中歸屬到單位所在區域的對口人才部門幫助管理。以免外聘人員檔案閑散在各個不同的人才部門，方便組織人事部門對檔案進行利用。近幾年來各人才市場大力規范檔案管理，對檔案管理、查閱、轉遞等項目進行免費服務，對個人辦理檔案業務的也進行了窗口式服務，方便了流動人員托管檔案難、收費高的問題。

3）專人負責外聘人員的檔案管理。有條件的單位如果外聘人員較多，可以安排專人負責管理外聘人員檔案管理，定期對材料進行歸檔、整理、轉遞、查借閱、目錄的打印等等。主要是對干部檔案材料進行實質歸并處理，杜絕檔案形成材料零散造成丟失的事故。

4）人事部門要對廣大職工宣講宣傳檔案的重要性。提高檔案的意識是檔案工作的根本策略，檔案工作人員、檔案歸屬部門負責人要及時、定期地跟員工宣傳檔案知識，讓他們提高檔案的意識。讓大家了解自己的人事檔案重要性，讓大家了解自己的檔案是記錄個人成長過程的重要材料，是伴隨人一生的重要依據。只有從個人做起，都提高、重視檔案意識，互相監督，才能把檔案工作做好。

4 外聘人員檔案如何整理

外聘人員檔案的材料歸并問題是一個重要的事，一直以來外聘人員的個人人事檔案都不在其工作的單位保管，造成了材料的遺失、檔案不完善的問題，導致組織人事部門的缺乏參考依據，也影響了個人的發展，讓個人在提拔、晉升過程中受到限制。

1）收集外聘人員形成的零散材料。外聘人員檔案不在本人工作單位是一個普遍存在的現象，那么用人單位人事部門在處理外聘人員形成材料時要建立外聘人員臨時資料冊，把外聘人員在本單位、工作、學習、評優等形成的材料歸并在一起，建立起臨時檔案資料冊，等到個人離開單位時一并轉遞到新的單位，這樣檔案材料就不會丟失，個人也不會在本單位工作期間形成空缺。

2）把外聘人員形成的零散材料歸并到本人檔案中。為了更好地保護外聘人員檔案材料，讓檔案材料不丟失，單位人事部門可以把該同志在本單位形成的歸檔材料分批轉到本人所托管的人才中心進行個人人事檔案的歸并，這樣一來，就避免了檔案材料的丟失。

因此，人事部門在管理外聘人員資料時，應選擇責任心強、吃苦耐勞、工作細心的同志來承擔此項工作，在工作中要時時留心外聘人員的零散材料的收集，懂得與形成部門進行溝通，定期收集資料，其次，在更換資料管理員時要及時進行交接，最好要擬定簽收交接本，進行交接材料的簽收，以便追責管理。

5 外聘人員的檔案審核

外聘人員的檔案材料存在著不齊全不完整的情況比較普遍，隨著今后改革的發展，外聘人員也要和在職在編人員一樣有著評聘職稱、提拔晉級的權利，那么在干部人事檔案審核的過程中應該怎樣去審核外聘人員檔案呢，本人認為對聘人員可以采取以下措施進行檔案審核：

1）重點審核“三齡二歷”信息。如果有條件的單位，把外聘人員檔案納入統一管理的范圍，那么就可以按照各級組織部門檔案審核的標準去審核，重點核查“三齡二歷”等重要信息。如果統一管理起來仍有困難的單位，可以把外聘人員檔案集中管理在所在單位對口的人才市場，有需要可以統一進行閱檔、查閱。

2）建立詳細的電子采集表。檔案不在所在單位查找起來非常的復雜，并且在人才市場去查詢信息不僅要辦理相關的手續，并且還要兩個黨員同志專人去閱檔。因此招收外聘新人入職時，一定要核其實干部人事檔案，并且建立起相關的電子采集表，了解其本人的基本情況，在招收入職前一定要去核實其檔案，杜絕招收有不良記錄的人入職，為單位的人事管理、選人用人把好關。

參考文獻

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[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.