機關事業單位檔案保密工作幾點思考

呂世遠

摘 要：經濟的發展，科學技術的進步，大數據時代的來臨，事業單位檔案管理工做面臨的機遇和挑戰，對于檔案的保密工作提出了新的要求，將新的管理辦法和信息技術應用到事業單位檔案管理中，對事業檔案保密工作具有重要意義，從檔案管理人員的素質、信息安全技術的應用、檔案管理制度的建設，都是能夠加強檔案保密工作的措施，本文主要闡述了事業單位檔案保密工作中的問題，以及家愛情檔案保密工作的對策，供相關人員參考。

關鍵詞：事業單位;檔案保密;泄密

1 事業單位檔案保密中存在的問題

1.1 領導對管理工作認識不夠

事業單位檔案管理中存在嚴重的散漫態度，檔案管理人員認為只要將檔案方在檔案保管室或者存放于電腦上，檔案就是安全的，不存在泄密和丟失的可能，單位的領導人對于檔案的管理工作也疏于監督，對于檔案信息保密工作的重要性認識不足，對于檔案管理人員的工作疏于督促，這樣就造成嚴重的檔案保管失誤，對于檔案保密的重要缺乏關鍵性的認識，領導層的認識不足導致的檔案保密失誤的現象就會出現[1]。

1.2 部門歸檔立卷制度貫徹不到位

在很多事業單位中，很少有部門制定檔案立卷制度，就算制定了檔案立卷制度的部門，也會因為各種原因沒有落實這種制度，主要有兩點原因，一是覺得分部門檔案立卷比較麻煩，檔案管理人員不愿意動手實行，部門人員的變動不大，部門內部的事情較少，整理檔案的內容也較少，覺得沒有必要分部門立卷歸檔;二是，部門人員較少，空不出人手對部門的相關事務和重要資料進行立卷歸檔，因此，對于制定的立卷歸檔制度，并沒有在實際工作中落實，也沒有進行良好的展開。

1.3 檔案信息化管理程度較低

隨著科學技術的進步，大數據時代和“互聯網+”時代的來臨，檔案管理也逐漸向電子檔案轉變，紙質檔案雖然也存在，但是由于電子檔案的方便，很多事業單位逐漸將紙質檔案遺棄，但隨著而來的問題就是，電子檔案的安全問題也逐漸暴露，電子檔案面臨著網絡上各種不安全因素的侵害，檔案的信息化程度較[2]。

1.4 檔案信息安全意識淡薄

檔案管理人員對于檔案管理中，能夠影響檔案信息安全的因素認識不夠深刻，安全方法意識比較薄弱，來自信息網絡的威脅是最值得檔案管理人員注意的問題，由于檔案管理人員的素質不足，導致出現檔案信息問題的情況屢見不鮮，對于層出不窮的網絡信息危害檔案信息安全的意識比較低，工作人員覺得沒有必要刻意對檔案信息進行特殊的安全保護，這樣的意識是不利于檔案信息安全管理工作展開的。

2 事業單位檔案保密工作加強措施

2.1 完善事業單位信息化檔案管理制度

提高檔案管理的信息化程度、制定合理的信息化整改政策是事業單位檔案管理向信息化、便捷化邁進的第一步。因此，為完善這一步驟，以全面的支持與制度保障，切實保證檔案工作信息化地開展，相關工作人員應當從內部管理機構的設置出發，將信息化的管理和控制作為首要要求，并不斷提升檔案管理部門的獨立性。這就要求相關事業部門配套質量良好的軟硬件設施，并建立健全一套完整的指導監督體系，讓檔案管理體系一信息化為核心，并在檔案管理的實踐中不斷落實，最終形成一條完整的檔案收集、整理、保存、查閱等的信息化制度鏈條，從而實現檔案管理真正與“互聯網 +”的信息時代接軌。

2.2 使用多重防護手段保障檔案信息安全

事業單位若想保障檔案信息的安全，需要對檔案信息進行有效的保護，保護的方式有很多，可以進行預防，也可以進行控制，現如今的網絡科學技術發展迅速，在對檔案信息安全造成危害的同時，也可以利用網絡信息技術對檔案信息進行保護，例如設置防火墻，對與進行檔案信息瀏覽的人員進行安全驗證，如用戶信息驗證、電子簽名、實時身份驗證等手段，加強對檔案信息的網絡保護，設置訪問權限，防止不法分子趁機盜取機密檔案信息，定時更新檔案信息防護系統，及時升級防護系統，杜宇出現漏洞的檔案信息安全問題及時進行修補，對檔案信息安全負責[3]。

2.3 重視檔案管理人員的隊伍建設

培養專業的檔案管理人員，檔案信息的安全關乎這單位甚至是國家的安全，對網絡信息平臺的安全也有狠打的影響，從檔案管理人員的素養和專業性等方面對檔案管理管理人員進行培養，是一個非常重要的舉措。

2.4 出臺相關檔案工作標準

國家相關部門可以依據如今的檔案管理現狀，有針對性地出臺一些政策和措施，保證檔案保密工作的正常開展和檔案信息的安全，促使事業單位的相關工作有序進行，使檔案信息能夠有效地被大家利用。

2.5 完善檔案信息反饋系統

在完善相關管理制度的同時，一套完善的檔案信息反饋系統也不可或缺。由于反饋信息往往對事業單位下一步的工作具有一定的導向意義，因此，為提高開發工作的科學性，事業單位應當借助互聯網絡，及時反饋檔案信息資源的開發、利用及傳播成效。完善這一系統可以通過建立檔案開發者與用戶交互式的交流平臺、提高檔案編研開發的針對性等方式入手，充分發揮互聯網絡能夠打破時空限制的便捷性，讓檔案開發者對利用者的信息需求有及時的掌握，從而為建立檔案用戶數據分析引擎提供現實基礎。除此之外，為使事業單位的檔案信息更加具有針對性，實現針對不同用戶的實行信息推送等個性化服務，還可以建立檔案用戶需求感知引擎，即建立以用戶瀏覽數據、瀏覽時間等為基礎進行分析的一套機制。在這種個性化服務的模式下，用戶的滿意程度能夠得到有效提升;同時其對檔案機構建設的意見和建議也為事業單位檔案部門今后的工作指明了方向，從而有效促進了檔案管理工作的科學性[4]。

3 結束語

面對快速發展的社會，在大數據和“互聯網+”的背景下，事業單位檔案保密工作面臨著巨大的挑戰，不僅要面對來自網絡環境對檔案信息安全的考驗，還面臨著事業單位自身內部管理制度以及問題的考驗，想要在信息安全度低的情況下保證事業單位檔案信息的安全性，就需要進過重重考驗，加強對事業單位信息安全的管理，從制度本身、管理檔案信息的人員以及利用先進的信息技術加強對檔案信息安全保密的管理。

參考文獻

[1]韋立國.事業單位檔案管理策略探究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2018（08）：38-39.

[2]于愛平.淺談行政事業單位檔案管理的創新思路[J].科技經濟導刊，2018，26（21）：219.

[3]陳玥彤.事業單位檔案管理信息化的建設方法探討[J].辦公室業務，2018（12）：77+82.

[4]王麗英.大數據環境下的事業單位檔案信息保密研究[J].辦公室業務，2018（11）：35+44.