機關事業單位養老保險檔案信息化建設的思考

張萬敬

摘 要：在機關事業單位養老保險檔案管理中應用先進信息技術，有利于提升檔案調閱速度、利用效率和處理速度。通過加快養老保險信息化建設步伐，能夠提升珍貴檔案原件的保護力度，將養老保險檔案資料的真正價值體現出來。本文將簡述機關事業單位養老保險檔案管理信息化建設的重要性，并結合其現狀提出了具體可行的應對策略。

關鍵詞：機關事業單位;養老保險檔案;信息化建設

機關事業單位加快養老保險檔案信息化建設具有重要意義，讓養老保險檔案從紙質檔案向數字化信息檔案轉變，能夠保證檔案信息處理速度實現提升，節約足夠多的存儲空間，為檔案調閱創造有利條件。機關事業單位要意識到養老保險檔案信息化管理的重要性，這是永久保存檔案資料的有效途徑，對此應該增加投入，將現代信息技術的作用體現出來，保證養老保險檔案開發與利用順利進行。

1 機關事業單位養老保險檔案管理信息化建設的重要性

第一，通過在養老保險檔案管理系統內輸入關鍵詞，檔案使用者將快速查詢所需信息，從而提升了機關事業單位養老保險檔案信息檢索的效率。在應用電子加密技術后，將促使養老保險檔案信息獲得加密處理，提升了檔案信息的安全性與可靠性。第二，機關事業單位加快養老保險檔案信息化建設步伐，有利于提升養老保險檔案管理工作開放化水平，檔案數據不僅關注保管與利用，更提高了對采集、管理和服務工作的重視程度，促使養老保險檔案服務水平實現提升，將養老保險檔案信息資源的價值充分體現出來。第三，提升養老保險檔案管理信息化水平，可以提供遠程服務的功能，保證檔案信息資源得到共享，提高了檔案信息的利用率。此外還能促使檔案管理人員轉變思想理念，不斷提高專業能力與信息化素養，才能更好開展機關事業單位養老保險檔案信息化管理工作。

2 機關事業單位養老保險檔案管理工作現狀

在信息化時代下，機關事業單位養老保險檔案管理也要注重信息化建設，發揮出現代計算機網絡技術的作用。養老保險檔案實體以數字信息化方式存在，除了能夠提升信息處理速度以外，也為信息調閱程序創造了有利條件，節省了大量檔案存儲空間[1]。但是當前養老保險檔案信息化管理人才不足，各項規章制度也有待進一步完善，導致養老保險檔案信息化建設中出現了很多問題，如軟件不統一，特別是計算機軟件、機器配件質量問題等，將導致信息管理無法保持協調，檔案起草、印發和修改問題一般由工作人員借助電腦完成。在檔案資料保存中，通過電子文檔方式在計算機數據庫中存儲，因為計算機開發語言不統一，導致資料在轉換、共享上出現了障礙。在機關事業單位養老保險檔案管理中，借助計算機方式保存檔案，將為檔案資料今后的利用與檢索創造良好條件，然而在此過程中因為出現了信息技術安全問題，很多不法分子對檔案信息的竊取與偽造，將出現信息泄露的情況。也有的檔案管理人員思想認識不到位，對養老保險檔案信息化建設缺乏足夠認識，為信息資源開發與利用帶來了不利影響。

3 機關事業單位養老保險檔案信息化建設策略

3.1 提高重視，完善制度

要想保證養老保險檔案信息化建設的順利進行，應該在思想理念上加強創新，將信息技術在養老保險檔案管理中的作用充分體現出來。在養老保險檔案管理過程中，部分人員出現了消極對待檔案管理工作的情況，這也是檔案管理中的主要漏洞，不利于養老保險檔案信息化管理工作的正常開展。對此檔案管理人員應該盡快樹立新的思想理念，對養老保險檔案信息化建設有足夠的認識，這是檔案資源開發與利用的有效途徑。此外，機關事業單位也要不斷完善各項規章制度，保證養老保險檔案管理規范化與標準化水平思想提升，為檔案管理網絡安全提供可靠保障[2]。只有在檔案管理制度上加強創新，完善養老保險檔案管理工作機制，盡快統一各項工作標準，做好各項安全措施，統一養老保險檔案管理標準，保證檔案資源庫建設工作正常進行，也能讓檔案信息網絡工作更為通暢，讓養老保險檔案資源得以共享。

3.2 完善檔案信息化工作服務方式

在信息技術發展與進步的過程中，傳統檔案管理服務模式已經非常落后，難以達到機關事業單位養老保險檔案管理工作要求。要加強計算機信息管理服務創新，打造小型檔案管理系統，明確計算機軟件管理規范與標準，防止出現資源重復開發與過度利用的情況。要采取微縮技術服務措施，讓檔案資源得到有力保護與儲存，注重對光儲存服務的開發與利用，發揮出光盤速度快、容量大等優勢，為檔案資料編排、檢索、閱讀和儲存創造有利條件。要加大公共網絡服務開發力度，將電話、計算機網絡等公共網絡資源利用起來，為養老保險檔案信息化建設提供優質服務，保證檔案管理可靠性與安全性實現提升。

3.3 運用現代技術，提高檔案管理效率

在養老保險檔案信息化建設中，要注重對現代智能化軟件的應用，實現照片檔案、文書檔案、實物檔案和基建檔案的智能化管理，不斷對養老保險檔案管理工作程序進行優化。只有不斷對庫藏檔案目錄數據庫進行完善，才能更好的共享內部檔案資料。要想檔案資料使用更加便捷，也要重視建設遠程服務系統，提高信息的安全性，在資源共享中為養老保險業務活動的進行奠定良好基礎，讓養老保險業務異地辦理得以實現[3]。對養老保險檔案管理信息化建設來說，要發揮出現代技術的作用，不斷對數據庫系統進行完善，將其中存儲的個人基本信息、參保單位信息等利用起來，在檔案數據平臺的作用下，保證養老保險事業信息化管理水平實現提升。在現代技術的支持下，為信息資料統計與分析創造有利條件，優化電子檔案檢索系統，對公開電子檔案信息來說，需要專門的檔案管理部門負責管理與維護，這樣確保信息更加安全與可靠。

3.4 培養信息化檔案管理專業人才

機關事業單位要想提升養老保險檔案信息化建設速度，要培養更多素質高、能力強的檔案管理人才。近年來大數據技術、云計算等在養老保險檔案管理中逐步得到了充分應用，對檔案管理人員也提出了更高要求，既要掌握豐富檔案管理知識，也應該將各種現代設備與技術有效利用起來[4]。機關事業單位要高度重視檔案管理人才培養工作，采取教育、培訓及交流等方法，讓檔案管理人員增加知識儲備，不斷提高檔案信息化管理技能。當然機關事業單位也要注重人才引進工作，尤其是熟悉檔案管理工作、信息技術水平較高的復合型檔案管理人才。檔案管理人員也要主動加強學習，積極參與到各種檔案培訓工作中，不斷提升綜合能力和專業技能，這樣機關事業單位檔案信息化建設才能順利開展。

4 結語

總之，在互聯網時代下，在辦公高效性上有了更高要求，機關事業單位要關注養老保險檔案信息化建設，確保滿足時代發展要求，保證工作質量和效率實現提升。通過提高養老保險檔案管理信息化水平，能夠為檔案信息檢索與利用創造有利條件，讓養老保險管理更加科學化，也提升了養老保險檔案錄用的時效性。對此機關事業單位要引起足夠重視，投入更多的資金，完善所需的基礎設施，引進更多優秀人才，推動養老保險管理信息化建設的順利進行。

參考文獻

[1]張家新.基于信息化建設的城鄉居民養老保險檔案管理探析[J].人才資源開發，2018（06）：39-40.

[2]吳艷玲.淺談以信息化建設為基礎建設的城鄉居民養老保險檔案管理[J].才智，2017（31）：240.

[3]張卓輝.養老保險檔案電子信息化建設的具體方式與實踐意義研究[J].科技風，2017（15）：281.

[4]周仕芹.試論社會養老保險檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志，2014（03）：124-125.