辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理的實(shí)踐探討

何蔚玲

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在不斷發(fā)展，文書(shū)檔案是一種記錄事情的發(fā)生、過(guò)程以及結(jié)果的科學(xué)記載方式，作為單位管理中的重要一環(huán)，在行政單位與事業(yè)單位中，辦公室文書(shū)檔案的收集與管理的作用日益增長(zhǎng)，在這個(gè)有了信息就有了價(jià)值資源的時(shí)代，其對(duì)單位與企業(yè)的影響也越來(lái)越大。本文對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作進(jìn)行研究分析，探討了文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作在整個(gè)企業(yè)單位管理中的重要性，對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些解決方案，為提高文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理水平提供一點(diǎn)幫助，提高單位的管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書(shū)檔案收集;歸檔工作管理

實(shí)踐各種事業(yè)單位、企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐都是辦公室，辦公室是整個(gè)事業(yè)單位管理信息、處理信息以及交流信息的中心，其作用不可忽視。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作通常是指記錄、收集歸檔、管理以及維護(hù)重要數(shù)據(jù)與事項(xiàng)文件的工作，做好這項(xiàng)工作可以為企業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)決策提供很多幫助，但是由于隨著時(shí)間積累，工作量不斷增加，并且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，收集信息的渠道也更加豐富多樣。因此新時(shí)代的辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作相比于傳統(tǒng)的辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作更加具有挑戰(zhàn)性。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作直接關(guān)系到整個(gè)企業(yè)單位的工作效率與質(zhì)量，所以我們要從不同方面入手來(lái)提高辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率與質(zhì)量。本文對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作進(jìn)行研究分析，探討了文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作在整個(gè)企業(yè)單位管理中的重要性，對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些解決方案，為提高文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理水平做一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

1 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性

根據(jù)大量企業(yè)單位的發(fā)展情況來(lái)看，其中辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作對(duì)其有非常重要的作用，是一個(gè)企業(yè)單位是否健康、可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。首先企業(yè)單位開(kāi)展后續(xù)工作的基礎(chǔ)就是辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作，在實(shí)際工作中，只有先開(kāi)展文書(shū)檔案收集與歸檔工作，然后才能根據(jù)其結(jié)果來(lái)開(kāi)展下一步工作。所以開(kāi)展文書(shū)檔案收集與歸檔工作是非常有必要的;其次，文書(shū)檔案收集與歸檔工作是企業(yè)單位發(fā)展的總結(jié)與記錄，比較重要的活動(dòng)歷程都會(huì)記錄在冊(cè)，這樣有利于建設(shè)企業(yè)自身的文化;最后，要想提高企業(yè)單位的工作效率就必須提高文書(shū)檔案收集與歸檔工作水平，因?yàn)檗k公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作作為企業(yè)單位開(kāi)展工作的基礎(chǔ)，可以將信息收集、整理難度有效降低，使企業(yè)單位更好開(kāi)展工作。要想使文書(shū)檔案的價(jià)值可以得到最大程度的利用就必須提高對(duì)文書(shū)檔案的管理水平，但是目前在很多單位內(nèi)都并沒(méi)有重視辦公室文書(shū)檔案管理，因?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作的技術(shù)性與專(zhuān)業(yè)性，隨著時(shí)代發(fā)展會(huì)在企業(yè)單位中發(fā)揮更大的作用，提高文書(shū)檔案的收集管理工作水平，不僅可以提高企業(yè)單位的管理水平，更有利于整個(gè)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展呢。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的有效開(kāi)展在一定程度上可以使企業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)更加合理、有效，所以在企業(yè)管理中一定要重視辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作。

2 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題

2.1 開(kāi)展工作力度小

近年來(lái)雖然大部分的企業(yè)單位都開(kāi)始重視起辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作，然而在實(shí)際管理工作中，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理力度還是較小，還有部分企業(yè)單位都只是開(kāi)展了文書(shū)檔案的工作，但是卻沒(méi)有一個(gè)科學(xué)合理的監(jiān)督體系與操作規(guī)范。這樣不僅會(huì)造成辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作只是表面工作，還會(huì)使文書(shū)檔案缺乏管理出現(xiàn)損傷。在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作開(kāi)展中，難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，但是由于缺乏相關(guān)的監(jiān)督管理體系，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整。

2.2 企業(yè)單位不夠重視

目前在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作開(kāi)展中，還有部分企業(yè)單位不夠重視，很多企業(yè)的管理層都認(rèn)為辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作不重要，在提高企業(yè)單位的工作效率上作用不夠明顯，并且需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力。多種因素的影響下導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作效率大幅度降低，基層工作人員也會(huì)更加不重視辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作，這樣在很大程度上限制了企業(yè)的自身發(fā)展。

2.3 缺乏現(xiàn)代化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在越來(lái)越多的領(lǐng)域開(kāi)始應(yīng)用，但是在文書(shū)檔案管理中，大部分的企業(yè)單位仍然使用的紙質(zhì)檔案，不能夠完全實(shí)施電子檔案管理。在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作中實(shí)施科學(xué)合理的信息化管理，可以提高工作效率與工作質(zhì)量，但是如果使用不恰當(dāng)時(shí)，就會(huì)給辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作帶來(lái)不便。

3 改善辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的建議

3.1 加大工作開(kāi)展力度

辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作有各種各樣的管理方式，但是要實(shí)現(xiàn)高效的管理文書(shū)檔案就需要一個(gè)規(guī)范的管理體系。只有將辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，這樣才能使文書(shū)檔案管理人員按照規(guī)定的流程開(kāi)展工作，對(duì)重要的文書(shū)檔案可以進(jìn)行及時(shí)收集、整理，將辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量進(jìn)一步提高。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，所以就需要專(zhuān)業(yè)人員來(lái)進(jìn)行管理，并且文書(shū)檔案管理工作比較繁瑣，要求工作人員需要耐心與責(zé)任心，這樣才能有效地對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。所以企業(yè)要積極培養(yǎng)這方面的人才，提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性、耐心與責(zé)任心。

3.2 加強(qiáng)工作重視

辦公室文書(shū)檔案都包括著企業(yè)單位的重要發(fā)展歷程、管理?xiàng)l例以及相關(guān)規(guī)定，在很大程度上，辦公室文書(shū)檔案都會(huì)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展產(chǎn)生很大影響。因此企業(yè)單位管理層要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重視。比如可以通過(guò)員工培訓(xùn)、開(kāi)展文書(shū)管理活動(dòng)等來(lái)提高企業(yè)單位對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重視。在開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)的同時(shí)還有利于企業(yè)培養(yǎng)積極向上的企業(yè)文化。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息化管理

目前，人們生活的方方面面都已經(jīng)離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，可以為人們的生活帶來(lái)非常大的便利。在信息的傳輸、處理以及管理上信息技術(shù)可以非常高效地完成，所以將辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作與信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，可以大幅度提高辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率與質(zhì)量。企業(yè)單位在實(shí)際管理中可以建立辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作平臺(tái)，在網(wǎng)上進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作，進(jìn)一步提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)活動(dòng)、企業(yè)單位活動(dòng)等在很大程度上都可以在辦公室文書(shū)檔案上真實(shí)的反映出來(lái)，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，其有效開(kāi)展可以提高整個(gè)企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。本文對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作進(jìn)行研究分析，對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作在整個(gè)企業(yè)單位管理中的重要性進(jìn)行探討，分析了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些解決措施，促進(jìn)我國(guó)文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理水平有效提高

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