大數據背景下企業檔案管理云計算應用初探

隨著云計算和物聯網等新技術的興起，企業以及企業推動下的社會發展和技術應用開發進入到大數據時代。如何利用網絡技術更新管理模式，高效地提供各類檔案信息，是當前企業檔案管理面臨的問題與挑戰。

1 云計算概念

云計算是基于網絡計算和軟件即服務等技術綜合發展而來的一種IT資源的交付和使用模式。提供資源的網絡被稱為“云”，它的計算能力通常由分布式的大規模集群和服務器虛擬化搭建。其優勢是資源集成，其精髓是服務[1]。

2 云計算技術應用的國內外現狀

我國檔案信息化建設大致經歷了電子文件歸檔及電子檔案的管理、數據庫的檔案化管理、檔案云計算管理這三個階段，我國云計算技術的應用尚處于導入和準備階段，服務市場總體規模較小[2]。

國外方面，美國是“云計算”概念的發源地，也是全球云計算技術引領者和應用的主戰場。目前美國聯邦政府打造的電子檔案館是一個政府檔案云，它的理念是在世界上任何地方、任何時間，只要有權限都可以獲取聯邦政府開放的檔案[3]。

3 云計算在企業檔案管理中應用的可行性

3.1 企業檔案管理存在的不足

1）信息資源利用不足，共享存在局限性。目前，檔案信息資源的有效組織、利用和開發還缺乏統一的標準和實際可行的手段，相關產品和工具也較為匱乏，造成信息資源擁有者資源豐富，而使用者卻沒有有效途徑獲取相關資源;不同地域、不同部門的信息系統無法互聯互通，導致無法實現跨部門業務的協同工作。

2）信息化硬件投入大，維護成本高。企業檔案信息化建設過程中，整個信息系統的安全運轉需要投入大量人力、物力和財力，硬件投入多而軟件開發少，極易出現業務延伸性不強，與其他系統不兼容，不適應時代發展需要等問題。

3.2 云計算在企業檔案管理應用中的優勢

1）實現同平臺多用戶管理和資源共享，充分發揮檔案價值。云計算通過構建云服務平臺，將分散的企業檔案信息資源集中起來，實現企業檔案信息資源的共享;建立統一的檔案信息管理入口，被授予特定權限的用戶，可在自己權限范圍內查詢相應檔案信息;檔案需求者得到的是“云服務”，無需關心檔案信息存儲在哪，最大限度的發揮檔案信息的支撐作用，提高檔案的應用價值。

2）節約軟硬件投入，降低檔案維護費用。云計算采用低價的計算和存儲節點來構成“云”。“云”又能將眾多計算節點、應用軟件、開發平臺、存儲設備等基礎設施通過虛擬化技術進行封裝，轉化為檔案管理所需的各種服務。可以大大節約成本，避免硬件和數據資源重復建設;同時它還能與其他業務系統共用云平臺，節省能耗及設備的投資和維護費用。

4 基于云計算的企業檔案管理實現機制分析

云計算已然成為趨勢，我們需要做的就是充分認知云計算對于計算、存儲、軟件等資源提供和分配方式的改變，結合自己的業務實際和對資源現實需求，改造信息系統的信息服務模式，優化或者創新業務模式，享受云計算的價值[4]。

4.1 基于云計算的“云平臺”構建

在云計算中，基于云計算的企業數字檔案通過云平臺實現IT集約化服務模式，檔案云平臺把分散用戶整合到一個統一平臺上。根據企業服務集合所提供的服務類型可劃分為基礎設施即服務、平臺即服務、軟件即服務三個層次。檔案“云服務”平臺所設計的三種層次服務模式，有效整合了企業檔案管理中的基礎資源、平臺資源和應用資源，按照服務的形式對外發布，最大限度的滿足企業及公眾等眾多不同層級用戶的使用需要，提高了企業檔案資源的使用效率和使用便捷性，為企業檔案資源的進一步共享和服務提供保證。

4.2 云計算的運行模式分析

企業檔案部門采用云計算主要體現在兩方面：一是利用云計算開展自身業務，實現檔案信息的云存儲和云利用;二是讓檔案形成者和檔案利用者的所有活動都通過“云”來完成。云計算的運行模式有公共云、私有云、混合云三種，那么企業應如何選擇最適合自己的運行模式，下面從部署云服務的角度出發做一個簡要分析。公共云模式，這種類型的云服務通常遍布整個互聯網，面向所有社會用戶。這種模式優點是檔案部門既享受到云計算帶來的便利，又能極大降低傳統信息化投入成本，從而專注于自己的業務。不足之處是檔案部門要同其他機構和個人共用整個“云”，可能會影響到檔案部門云服務的安全性。私有云模式，這種類型的云針對單個機構特別定制，考慮到檔案的特殊性和安全性。這種模式的優點是：特定的“云”為特定的用戶所用，檔案部門技能合理的應用云計算，又可以適當規避公共云的信息風險。不足之處是檔案部門私有云是獨立的，成本上不具有公共云的優勢。混合云模式，介于公共云和私有云之間的一種云，它將公共云的便捷性同私有云的安全性有機地結合在一起。企業采用混合云模式，一方面把物理基礎設施和部分應用服務程序遷移到公共云虛擬平臺，享受云服務的便捷性和高效性;另一方面采用私有云掌控私密資料信息和管理程序，保障了資源的安全性和可控性。

綜上所述，采取混合云模式，企業的檔案數據和應用服務就可以選擇性地在兩種云之間進行自由切換。混合云整合了公共云和私有云的優勢，這已成為企業選擇云服務的關鍵因素，所以混合云運行模式才是未來發展的趨勢[5]。

5 企業檔案管理云計算應用的建議

5.1 加強檔案業務流程研究，制定相應標準規范相關

為使檔案云數據中心具有適應性與可擴展性，需要對整個檔案云系統平臺根據預先確定的配置進行標準化。目前的硬件技術、網絡技術、傳輸協議標準已經十分成熟，基本可以保證網絡的互聯性、可擴充性。重要的是應用系統數據交換、業務系統互聯要遵守、制定相同的標準，這些標準在不同單位之間實現數據交換將起到重要作用[6]。

5.2 選擇合適云計算模式，重視檔案信息安全

云計算是把雙刃劍，它為我們帶來辦公高效、信息化成本節約的同時，也將安全問題放到了一個更為集中的廣闊空間。雖然部分政府部門在當地建立了自己的云計算中心，但這些數據中心大多是實驗性質的，少有真正承載核心業務系統的，因此還不能充分驗證云計算相關技術的可靠性[7]。

6 結束語

從上古結繩記事到如今以秒來計算的海量數據，每一次人類文明的進步、信息革命的開始，都給檔案工作增添了新鮮的色彩[8]。學科發展的前瞻性，使我們不得不思考，新的更大的技術和觀念的變化。雖然云計算還未被檔案領域真正開發和利用，但云計算在服務模式與技術創新理念上無疑為企業檔案工作提供了一個全新的手段和嶄新的方向。

參考文獻

[1]賽迪顧問股份有限公司.2010云計算產業發展白皮書[R/OL].[2011-6-10].

[2]李開復.云中漫步——迎接云計算時代的到來[EB/OL].[2011-6-10].

[3]辦公自動化2012年.檔案關于與業務流程協同的必然之路.王嵐.

[4]計算機世界.把云計算帶到“群眾”中去[N/OL].[2011-6-10].

[5]計算機世界.云計算推動數據中心升級[N].計算機世界，2011-5-9（49）.

[6]檔案建設.2013年6月.云環境下我國數字檔案館建設模式研究黃新榮、王曉杰段廣利趙清.

[7]鄒大斌.云計算：務實推動是正道[N].計算機世界，2010-1-11（45）.

[8]時云.信息革命與檔案沿革——淺議科技研究與檔案承載媒介變更的關系[J].蘭臺世界.2006（5）：4-5.

作者簡介

史林靜（1969-），女，漢族，山東淄博，本科，研究方向：檔案管理。