基于大數據背景的人事檔案電子化管理研究

孫璐

摘 要：近年來，現代化建設飛速發展，科學技術變化日新月異，人類亟需提高工作效率以跟上時代的發展變化。這種情況下，就不得不改變傳統的以紙張為承載方式的人事檔案信息管理方式，跟上時代發展，建立以互聯網為依托的人事檔案電子化管理模式，為促進經濟社會發展、滿足社會活動需求提供基礎和保障。本文針對人事檔案電子化管理進行簡要分析，并提出一些合理化建議。

關鍵詞：大數據背景;人事檔案;電子化管理

隨著經濟社會和網絡技術的快速發展，人事檔案管理發生了翻天覆地的變化，傳統的人事檔案管理方式已越來越不適應新形勢發展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優勢得到不斷普及。本文分析了當前人事檔案管理的工作特點，并提出人事檔案電子化管理措施，以促進人事檔案電子化管理的健康可持續發展。

1 企業人事檔案管理電子化的必要性

1）提高企業工作效率?，F代企業的發展對檔案管理工作提出了更高的要求，力求以較少的人力、物力、時間投入完成較多數量和較高質量的工作，人事檔案電子化使檔案管理從鑒定到利用都更加效率化。一方面，隨著市場經濟的發展以及企業的不斷改革和進步，其要求處理的檔案數量急劇增長，檔案利用頻率明顯上升，所以利用現代計算機技術和網絡通信技術實現檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化是十分有必要的。通過完整的電子化檔案管理系統從而實現包括移交、歸檔、鑒定、保管、利用等檔案業務管理流程的自動化。在檔案實體管理方面，簡化了例如立卷、分類等工作，從而減少了來檔案管理人員的手工勞動，提高了工作效率。另一方面，在檔案的利用服務上，除特殊情況外，通過網上查詢電子檔案的方式，極大地提高了企業檔案服務工作效率。

2）更好地發揮人事檔案服務功能。檔案服務是企業檔案工作最重要的目標之一，更好地發揮檔案服務功能意味著企業以更為便捷和恰當的手段將重要信息提供給部門或用戶個人，滿足其日益增長和變化的需求。首先，滿足了多元化利用需求。傳統環境下檔案檢索只能通過手工檢索這一種檢索角度，限制了檔案利用。電子檔案則是通過檔案管理系統的數據處理能力對所需目錄數據的輸入和輸出，多角度進行查詢檢索。其次，提高了查詢效率。信息化環境下檔案查詢效率的提高不僅在查全率上更表現在查準率上。尤其是年代久遠、大規模、綜合類的查詢，電子檔案的利用優勢更加明顯。

2 人事檔案管理存在的問題分析

首先，人事部門沒有對檔案的電子化管理給予充分的重視，很多人還沒有從原始的文件式的傳統慣例觀念中擺脫出來，不能及時轉變觀念，跟上時代的發展步伐，只重視文件的管理，對于一些電子文件則采取順其自然的態度，對電子信息沒有及時收納和整理，導致電子信息在流傳過程中丟失，造成工作效率低下。同時也可能發生信息被他人盜取的現象，給工作帶來巨大的危害和損失。其次，沒有相關管理規范制度的制約，這樣就非常容易形成信息不全、個人信息斷裂，存在漏洞、不足等現象。很多人事檔案管理存在材料較為簡單，流于表面形式的現象，例如只收錄個人的姓名、年齡、電話、學習和工作經歷等信息，這樣就容易存在信息價值量小，沒有提供有效信息等問題。

3 人事檔案電子化的管理策略

1）加大技術支持力度?，F今檔案管理中的數據量大幅度增長，工作人員應充分意識到信息技術的重要性。要建立完善的安全保護制度，制定漏洞檢測模式，設置防火墻程序，保證各項數據安全。在檔案管理中要融入更多的科學技術手段，有效消除各種安全隱患，保障檔案信息安全。隨著時代的發展，各種新技術層出不窮，工作人員需了解時代發展形勢，努力鉆研新技術，并將其應用在檔案管理過程中，使檔案管理有充足的技術支持，保證檔案管理安全。

2）注重檔案的利用服務，確保安全高效的技術和方法。檔案電子化環境下我們的服務工作等于從傳統走向現代，需求由共性轉向個性，對檔案利用服務工作更是提出了綜合性、高效性、安全性的要求。為此，首先要端正服務態度，提高人員素質。檔案工作者要有高度的責任感，不斷去發現和解決實際工作中出現的新問題。作為新時代的檔案工作者，必須用現代化科學技術武裝自己，以信息技術為引領，更新知識結構，增強服務意識，提高管理水平。其次要熟悉檔案，了解需求，變被動為主動。檔案利用服務工作表面上看是被動性的工作，但如果能夠做到既對企業檔案熟悉又能了解客觀需要，知己知彼，就能解決實際問題，化被動為主動。最后要正確處理檔案利用服務和保密的關系。檔案的開放利用和保密原本就是一種自相矛盾的狀態，所以如何做到該開放服務的開放，該保密的保密，開放的同時做好保密工作才是重點。專門的檔案管理人員要嚴格遵守規定，在紙質檔案嚴格執行可借閱檔案的審核登記制度，利用好電子檔案的加密和防火防盜技術。

3）完善檔案管理體系。事業單位人事檔案管理應該形成全新的體系，注重管理中的細節、重點與難點，各項檔案管理工作形成統一的制度，高效的運用技術手段，實現管理工作科學化。在新的時代環境下，如依舊運用傳統的歸檔手段，就不能體現大數據的優點。工作人員應借鑒發達地區的歸檔經驗，參照本地的實際發展情況，形成具有地方特色的歸檔方案。另外，第三方機構可對相關的歸檔標準開展調研，了解每種歸檔方式的優勢與不足之處，進行合理的反饋，確保歸檔的科學性。大數據時代下，各項檔案管理措施需順應時代的發展趨勢，形成高效的工作機制。

4）重視人事檔案電子化管理。單位內部需要存儲大量的人事檔案資料，工作量相對較大，如能通過便捷的方式來完成檔案資源的收集、整理及搜索，對于促進單位健康有序發展具有重要意義。因此，必須重視實現人事檔案電子化管理工作，單位領導要轉變傳統的思維理念，樹立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個理念滲透到檔案管理工作人員中。檔案管理是一個看似簡單實際復雜的過程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內容，并將其錄入到系統當中，以形成電子檔案。而在此過程中，由于數據信息較多，就很容易出現錯誤，如果在發現問題后再核對紙質資料，必然需要更多的時間，難以實現檔案管理效率的提升。因此，應當提高檔案管理人員的電子化管理認知，增強工作責任心，嚴格按照檔案管理標準進行工作，確保人事檔案完整無誤地實現電子錄入，為后續的檔案資源利用奠定基礎。

4 結語

科技日新月異，人事檔案的電子化已成為社會發展的必然趨勢。人事檔案電子化管理也是一項龐大而復雜的系統工程，不僅要有一支高素質的人事檔案管理者隊伍，還需要各級領導的高度重視、廣大干部職工的鼎力支持及相關部門的密切配合。相信人事檔案電子化建設一定會與時俱進，順應新時代發展，更好地為人事工作及經濟社會發展服務。人事檔案管理是隨著科學技術不斷發展創新的，與科學技術聯系密切，不可分割。在發展過程中會不可避免地遇到一些問題，例如制度上的阻礙、實施中的困難等，但不能阻止其不斷向前發展推進。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨特優勢在不斷地向前發展推進，這是人事檔案發展過程中的總趨勢。我們要跟上時代潮流，緊隨其發展變化，與時俱進，充分挖掘人事檔案的價值，為工作和社會活動提供更高水準的服務。

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